La gestión del flujo de caja es fundamental para su empresa, y es clave conocer las opciones que tiene para facturar a sus clientes y reconocer esos ingresos. Una de las formas en que muchas empresas facturan a sus clientes es mediante la facturación anticipada. La facturación anticipada es cuando usted factura a su cliente antes de prestar un servicio o trabajo.
La facturación anticipada le permite esencialmente recibir un pago de su cliente y, en el transcurso del servicio, reconocer los ingresos mediante la asociación de facturas regulares. Esto le permite reconocer los ingresos y los gastos del proyecto dentro del mismo periodo del libro mayor.
La sección AR de la factura actúa como una factura normal, lo que significa que aparecerá en su informe de antigüedad AR. Sin embargo, en lugar de abonarse en una cuenta de ingresos, se contabilizará en la cuenta de devengo de ingresos diferidos designada.
La parte de la factura que se acumula actúa como un abono. Usted está aplicando sus facturas regulares contra el pago inicial que se recibió. En este caso, sus facturas regulares no se contabilizarán con un débito en AR, sino con un débito en su cuenta designada de ingresos diferidos.
Anticipo al proveedor doble entrada
La mayoría de las empresas reciben o dan anticipos de clientes y proveedores respectivamente. Este anticipo aparece en la contabilidad durante un periodo de tiempo muy corto, por ejemplo una semana o quince días, tras lo cual este importe se ajusta automáticamente a la factura de venta o a la factura de compra.
Ahora bien, cuando se introduce un anticipo en la cuenta de deudores o en la de acreedores que es superior a su respectivo saldo total de cuenta pendiente, independientemente del saldo individual del cliente o del proveedor, la página de resumen muestra el Activo y el Pasivo como un valor negativo.
Ahora bien, mi pregunta es por qué no se puede ajustar automáticamente el importe excedente a una subcuenta dentro de las Cuentas por pagar o las Cuentas por cobrar, digamos Por facturar, lo que no se reflejaría en el total del Activo o el Pasivo.
Tenga en cuenta que el anticipo no es un depósito que pueda registrarse en una cuenta especial para el cliente o el proveedor. Además, la mayoría de las empresas no hacen una factura de venta por adelantado, sólo hacen una factura proforma o un presupuesto de venta contra el que se recibe el pago. Así que la sugerencia de hacer una factura de venta en el momento de recibir un pago o una factura de compra antes de dar un pago no es una solución.
Anticipos de proveedores
Revise la función de programación de pagos dentro del Módulo de Adquisiciones. Se trata de un proceso totalmente funcional para autorizar un anticipo, un pago completo o pagos programados antes de la recepción real de los bienes. Permite procesar las facturas de los proveedores sin una coincidencia de recibos inicialmente, pero más tarde, después de la recepción y el cierre de la orden de compra, permitirá la actualización de una factura final procesada que mostrará la coincidencia de tres vías después del hecho. Hay una buena cantidad de información en la ayuda para guiarle al principio.
He creado un calendario de pagos contra un pedido para el pago del 100% por adelantado. Liberé el calendario de pagos. Introduje la factura manual del proveedor al 100% y la conecté al calendario de pagos. Puedo ver la factura en el Calendario de Pagos. A continuación, he creado un pago mixto con un tipo de operación de pago igual a «Introducir pago a proveedores», he seleccionado la empresa y el número de factura y he guardado el registro. Luego aprobé el pago mixto y obtuve el número de comprobante para el pago. El calendario de pagos muestra el importe pagado. Luego recibí la orden de compra, pero dado que pagué el 100% de la factura, ¿cómo puedo realizar la función de coincidencia con la recepción de la orden de compra? He intentado introducir otra factura con el pedido referenciado y emparejar los recibos del pedido pero esto pone otra factura en nuestro AP para pagar. Parece que estoy atascado en el punto 14 de las instrucciones adjuntas.
Clasificación de los anticipos a los proveedores
Las cuentas por pagar son una de esas funciones empresariales que quedan relegadas a un segundo plano cuando las empresas se plantean cómo pueden mejorar sus funciones. La dirección suele tener muchas otras cosas que requieren atención urgente, por lo que deja las cuentas por pagar en otras manos «cualificadas» y asume que se gestionarán de la mejor manera posible.
La optimización del capital debería ser siempre una prioridad para las empresas y la optimización de las cuentas por pagar es un buen punto de partida. Sin embargo, muchas empresas adoptan el enfoque de prolongar las cuentas por pagar durante todo el tiempo posible, ya que piensan que así maximizarán el flujo de caja libre. El problema de este enfoque es que, en muchos casos, retrasar los pagos erosiona las buenas relaciones con los proveedores, lo que se traduce en plazos de entrega más lentos, menor disposición a corregir defectos, respuestas más lentas a las consultas y condiciones de pago mucho más estrictas y menos indulgentes.
Una de las razones más conocidas para pagar a los proveedores por adelantado es el hecho de que muchos proveedores ofrecen descuentos y rebajas a quienes lo hacen. Esto, por sí solo, puede ser una gran ventaja para las empresas y también puede ser muy beneficioso para las nuevas empresas y los pequeños negocios que necesitan el dinero extra. A continuación le ofrecemos otras 4 razones por las que debería considerar la posibilidad de pagar a los proveedores por adelantado:
