Procedimiento operativo normalizado para la tramitación de facturas
El procesamiento de facturas implica el ciclo completo de recepción de una factura de un proveedor, su aprobación, el establecimiento de una fecha de envío, el pago de la factura y su posterior registro en el libro mayor. Es un aspecto crítico de la gestión de una empresa.
Cuando las facturas de los proveedores no se pagan a tiempo, se puede interrumpir el flujo de entrada de servicios, suministros y materias primas y dañar las relaciones con los proveedores. Uno o dos impagos pueden perdonarse, pero la morosidad continuada perjudicará a su empresa.
Gracias a los avances tecnológicos, excusas como «el cheque está en el correo» ya no sirven cuando se trata de procesar facturas. Sus proveedores saben que la mayoría de las empresas utilizan algún tipo de sistema automatizado para recibir y registrar sus facturas y ponerlas en el proceso de pago.
El seguimiento y el pago de las facturas de los proveedores, el procesamiento de facturas es la serie de pasos que tienen lugar desde el momento en que se recibe una factura de un proveedor hasta que se paga y se registra en el libro mayor.
Tanto si la factura se recibe por correo, como si es un PDF adjunto a un correo electrónico o una factura electrónica, la información que contiene debe escanearse manual o automáticamente en el sistema contable. A partir de ahí, la factura pasa por un flujo de trabajo específico de aprobación y pago.
Diagrama de una factura
La facturación es un proceso crucial para cualquier empresa, pero también puede llevar mucho tiempo, dar lugar a errores y resultar tediosa. Hay que recopilar, verificar y procesar datos de diversas fuentes, como contratos, órdenes de compra, recibos y pagos. También hay que generar, enviar y hacer un seguimiento de las facturas, así como gestionar las disputas, las excepciones y los problemas de cumplimiento. ¿Cómo puede agilizar y optimizar su flujo de trabajo de facturación y obtener información valiosa de sus datos de facturación? La respuesta es la inteligencia artificial (IA).
La IA es la capacidad de las máquinas o el software para realizar tareas que normalmente requieren inteligencia humana, como comprender el lenguaje, reconocer patrones, resolver problemas y aprender de los datos. La IA puede utilizar diferentes técnicas, como el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural, la visión por ordenador y el aprendizaje profundo, para analizar conjuntos de datos grandes y complejos, automatizar tareas repetitivas y manuales, y generar percepciones y predicciones.
Otro reto de la facturación es gestionar el flujo de trabajo y la eficiencia del procesamiento de facturas. Los procesos manuales y basados en papel pueden ser lentos, costosos y propensos a errores humanos. La IA puede ayudarle a automatizar el procesamiento de facturas y el flujo de trabajo clasificando y dirigiendo las facturas a los departamentos, equipos y personas adecuados con sistemas de clasificación de documentos y gestión del flujo de trabajo. Los algoritmos de cotejo y conciliación de datos pueden utilizarse para cotejar y conciliar las facturas con las correspondientes órdenes de compra, contratos, recibos y pagos. Los sistemas inteligentes de aprobación y pago también pueden utilizarse para aprobar y pagar facturas en función de criterios y umbrales predefinidos. Por último, los sistemas de detección de anomalías y gestión de excepciones pueden utilizarse para señalar y resolver cualquier excepción, discrepancia o anomalía.
Significado del análisis de facturas
Muchas empresas luchan con las nuevas posibilidades que se abren con las nuevas tecnologías y la combinación de soluciones tecnológicas. En el caso que nos ocupa, describimos cómo implementamos un análisis de facturas duplicadas en una importante empresa petrolera. Este artículo proporcionará consejos prácticos sobre cómo aprovechar la potencia de HANA para el análisis de facturas duplicadas y cómo se puede integrar con SAP Process Control.
Con cientos o incluso miles de facturas entrantes cada semana, evaluar las facturas manualmente es casi imposible para las organizaciones hoy en día. La capacidad de supervisar las facturas entrantes de forma eficiente es cada vez más crítica. Es importante no sólo para el procesamiento de pagos, sino también para anticiparse al riesgo que suponen las facturas erróneas o fraudulentas y los errores en el procesamiento interno de facturas.
Durante el proceso de revisión de facturas, es fácil que se cometan fallos y errores. Dado que se trata de algo habitual, la mayoría de los sistemas ERP incluyen comprobaciones automáticas de las facturas entrantes. Estas comprobaciones son, por ejemplo, la correspondencia a tres bandas -comparación del pedido de compra, la entrada de mercancías y los importes y cantidades de las facturas- y un informe de facturas duplicadas. Estas comprobaciones siguen siendo pertinentes, pero con las nuevas tecnologías de bases de datos disponibles, las oportunidades de aplicar análisis avanzados son cada vez mayores.
Tramitación de facturas pdf
El informe de Análisis de Facturas proporciona un listado de las facturas facturadas a los clientes resumido por facturas (todos los tipos, incluidas las facturas WIP o Miscelánea), para el periodo, mientras que el informe de Análisis de Facturación sólo proporciona un listado del tiempo y los gastos facturados resumido por personal, código de trabajo o cliente para el periodo.
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