Responsabilidades del trabajo de facturación
«Es difícil hacer predicciones, especialmente sobre el futuro». Este tópico atribuido a Mark Twain también se aplica a la facturación electrónica, pero no es tanto una cuestión de «si» sino de «cuándo» la facturación electrónica habrá sustituido a la facturación en papel a gran escala. En cualquier caso, la dirección es clara, ya que la Comisión Europea ya ha hecho todo lo necesario para seguir fomentando este alejamiento de las facturas en papel, haciendo que la facturación electrónica sea progresivamente obligatoria. Mientras que en la Unión Europea en 2017 el 70% de todas las facturas se intercambiaban todavía en papel y el 22% en forma de archivos PDF que no pueden ser procesados electrónicamente, la marea ha ido cambiando. Los formatos de factura estructurados e híbridos tienen ahora una cuota superior al 50%. La predicción es que esta tendencia se mantendrá claramente y que el número de facturas en papel y en PDF se reducirá a un mínimo para 2021.Alemania no es en absoluto uno de los pioneros en lo que respecta a la facturación electrónica. En realidad, los países del sur y del este de la UE, como Italia, España, Croacia y Hungría, están superando a Alemania en la aplicación de la Directiva europea 2014/55/UE. No obstante, la facturación electrónica será ampliamente aceptada también en Alemania en 2020 y 2021, y las empresas hacen bien en dotarse de soluciones digitales adecuadas para la facturación electrónica en un futuro próximo.
Detalles de la facturación
Durante el proyecto, se pueden acumular los costes del trabajo derivados del uso de recursos, materiales y compras relacionadas con el trabajo. A medida que el trabajo avanza, estas transacciones se contabilizan en el diario del trabajo. Es importante que todos los costes se registren en el diario del trabajo antes de facturar al cliente.
Se puede facturar todo el trabajo desde la página Líneas de Tarea del Trabajo o sólo facturar las líneas facturables seleccionadas desde la página Líneas de Planificación. La facturación puede realizarse una vez finalizado el trabajo o a determinados intervalos durante el progreso del mismo, en función de un calendario de facturación.
Si selecciona Facturable en el campo Tipo de línea de trabajo en los documentos de compra para las compras relacionadas con el trabajo, se crearán las líneas de planificación del trabajo que estén listas para ser facturadas al cliente. Para más información, véase Gestión de suministros de proyectos.
También puede facturar a una empresa que no sea el cliente final. A veces la parte para la que es un proyecto es diferente de la parte que paga la factura. En la página Trabajos, puede especificar el cliente que se beneficiará del proyecto en los campos Vender a, y la parte a facturar en los campos Facturar a.
Ejemplo de factura
Pregunta a cualquier autónomo y te dirá lo mismo: cuando se trata de facturar a un cliente autónomo, las cosas pueden ser complicadas, sobre todo cuando estás empezando por tu cuenta. Cuando trabajas en un empleo normal, sueles cobrar cada semana o cada dos semanas. No es el caso de los autónomos.
De hecho, puede ser increíblemente difícil para los autónomos saber con exactitud cuándo va a entrar el dinero, sobre todo cuando trabajan con varios clientes. Cada empresa, después de todo, tiene su propio enfoque para liquidar las facturas de los clientes autónomos. Algunos clientes pagan de inmediato y otros parecen tardar una eternidad. En el caso de otros, puede parecer que no hay rima ni razón: parece que envían los cheques a intervalos aleatorios.
Pero más allá de eso, pedir dinero -incluso cuando se te debe con toda justicia- puede ser incómodo. Por ello, es fundamental que los autónomos sepan de antemano qué aspecto deben tener sus facturas, qué información debe incluirse en ellas, con qué frecuencia deben enviarlas a sus clientes y qué hacer si éstos dudan en pagar. De este modo, pueden asegurarse de que el proceso de facturación sea lo más fluido y amistoso posible.
¿Qué es una factura?
Aprender a redactar una factura es una habilidad crucial para los autónomos. No recibir la cantidad correcta de pago o no recibirla a tiempo es un problema al que se enfrentan muchos autónomos. Una buena factura suele ser la clave para resolver estos problemas.
También querrá los mismos datos de su cliente. Asegúrate de enviar la factura a la persona adecuada, especialmente si tratas con una gran empresa. Las facturas suelen perderse y dirigirlas a la persona que se encargará del pago es una forma infalible de evitarlo.
A continuación, asegúrate de incluir la fecha y el número de factura. El número de la factura es esencial, ya que será útil más adelante, cuando tanto tú como tu cliente estéis organizando el papeleo. Así que asegúrate de que el número es único y está en consonancia con tus otras facturas.
El siguiente paso en la redacción de tu factura como autónomo es describir lo que has hecho y el importe que debes pagar por ese servicio. Sé específico, ya que la gente no suele querer pagar por algo tan vago como «diseño». Dígale a la empresa exactamente lo que le ha dado y especifique sus tarifas de autónomo para ello.
