Sistema de recepcion de facturas
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Las facturas recibidas son uno de los documentos comerciales más importantes. Al fin y al cabo, en ellas se detallan las reclamaciones de pago de terceros, como prestadores de servicios y proveedores, por parte de las empresas y organizaciones facturadas. La tramitación de las facturas suele comenzar con la verificación de las mismas poco después de que lleguen a la empresa. Durante el proceso de recepción de facturas deben cumplirse diversas disposiciones legales, como la Directiva de Obligaciones de Contribuyentes y el GDPR. Esta página describe de forma concisa cómo funciona este proceso de facturación digital, qué constituye una factura recibida y qué hay que tener en cuenta durante el proceso.
Con una factura recibida, terceras partes, es decir, los emisores de la factura, presentan reclamaciones financieras contra la empresa que recibe la factura. Por lo tanto, las facturas recibidas describen responsabilidades y solicitan al receptor de la factura que pague estas reclamaciones.
Los descuentos por pronto pago y otros descuentos también pueden incluirse en las facturas recibidas como información adicional útil. Lo mismo ocurre con la información sobre el plazo de pago. Si el emisor de la factura también incluye la referencia del pedido de la empresa ordenante en la factura recibida, ésta servirá como referencia práctica para los procesos posteriores por parte del receptor de la factura. Sin embargo, esta información adicional no forma parte de la información obligatoria de la factura.
Proceso de facturación
Ya sabes lo que pasa: gestionar a mano las facturas entrantes habituales en la empresa es un devorador de recursos, para todos los implicados. Abrir numerosas cartas y correos electrónicos, rebuscar entre ellos y reenviarlos a la persona de contacto adecuada cuesta tiempo, dinero y motivación. En el proceso, los documentos ni siquiera se introducen correctamente en ningún sistema de contabilidad digital, a pesar de que ya se han tocado de forma laboriosa.
La digitalización garantiza un avance significativo de la productividad y asegura la ventaja competitiva decisiva. Además, la recepción electrónica de facturas y su tratamiento posterior automatizado ofrecen las siguientes ventajas:
Por lo general, todas las facturas en papel o electrónicas reciben el mismo tratamiento a efectos del IVA. En la recepción de facturas electrónicas, debe existir un acuerdo entre el emisor y el receptor de la factura. No es necesario que el consentimiento del destinatario conste por escrito; basta con que el destinatario acepte las facturas electrónicas y, de este modo, se apruebe tácitamente el procedimiento.
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Digitalización y automatización de las cuentas a pagar: Facturación electrónica.Optimización del proceso de compras: Supply Chain Management.Las empresas que ya lo hacían han conseguido crecer en rentabilidad y han mejorado la relación con sus proveedores, gracias a que ahora son ellas las que marcan las reglas.
1. Se pierde tiempo identificando y enviando la factura al responsable.2. Hay que cotejar la factura con un pedido, un albarán, un contrato, etc, que muchas veces no se encuentra en la factura.3. Se pierde tiempo y gastos innecesarios tecleando datos en el sistema contable.4. La factura pasa por un complejo proceso de aprobación que se simplifica con la recepción electrónica.5. Según AECOC, el 20% de las facturas originan discrepancias y rechazos.
1. Recibe y procesa las facturas correctas para su cotejo y contabilización.2. Introduce automáticamente los datos contables en sus sistemas: Eliminando sobreesfuerzos y errores.3. Workflow adaptado al proceso de aprobación interno.4. Notificación automática al proveedor de cualquier rechazo o no conformidad de la factura.5. Programa de Onboarding que garantiza la incorporación de sus proveedores al proyecto.
Tramitación de facturas deutsch
El moderno procesamiento digital de facturas desempeña un papel fundamental en el día a día de las empresas, independientemente de su tamaño. Permite procesar las facturas entrantes con procesos empresariales definidos con precisión, con tiempos de procesamiento significativamente más rápidos y con un almacenamiento automatizado y seguro en el archivo electrónico, incluyendo una rápida recuperación y un intercambio de datos fluido con la contabilidad financiera. La digitalización ahorra una enorme cantidad de tiempo y nervios, porque ahora el procesamiento ya no se lleva a cabo manualmente, como antes, sino que se automatiza en gran medida en formato digital a través del flujo de trabajo.
Mientras que antes las facturas entrantes se recibían en papel por correo, se copiaban, se sellaban y se remitían como copias a los departamentos implicados, hoy en día las modernas soluciones informáticas basadas en software se encargan de estos procesos. Con nuestras soluciones de software para el procesamiento de facturas, usted gestiona todo el proceso de forma completamente digital, desde la factura entrante hasta la contabilización. Como resultado, los empleados de su empresa pueden gestionar las facturas mucho más rápido que antes, ya que el tradicional copiado, reenvío, comprobación, firma y contabilización en papel se realiza ahora totalmente sobre la base de procesos electrónicos.
