Pedido de cliente frente a factura
En el mundo de las cuentas por pagar, una de las tareas más difíciles es gestionar la avalancha de facturas de proveedores que llegan cada mes. Esto incluye verificar que las facturas son reales -las pequeñas empresas sufren fraudes de facturación con el doble de frecuencia que las grandes, según un informe de la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE)- y, a continuación, pagar las que lo son. Una técnica que utilizan los equipos de cuentas a pagar para asegurarse de que las facturas son legítimas se denomina comparación a tres bandas. Además de detectar actividades delictivas, el cotejo a tres bandas puede beneficiar a una organización de otras maneras, especialmente cuando el proceso está automatizado.
El cotejo a tres bandas es un proceso de facturación AP que determina si una factura de un proveedor debe pagarse. En pocas palabras, el cotejo a tres bandas consiste en cotejar la factura con su correspondiente orden de compra (PO) y recibo de entrega para asegurarse de que todos los detalles pertinentes, como el importe del pedido y el número de artículos solicitados, coinciden. Hacer esto puede ayudar a las empresas a erradicar las transacciones falsas o no autorizadas, que pueden costar a una empresa aproximadamente el 5% de sus ingresos anuales, según el informe de la ACFE.
Proceso de pedido a factura
Emprender un nuevo negocio puede ser una mezcla de sentimientos. A la vez que despierta entusiasmo por la nueva oportunidad de ganar más dinero, también pone los nervios de punta, ya que se enfrentará a más retos por el camino. Surgirán nuevos términos empresariales con los que tendrá que familiarizarse para evitar cualquier obstáculo no deseado en la comprensión y la comunicación con los clientes potenciales. En el ámbito relacionado con la venta de bienes físicos, deberá ponerse al día con diversos términos empresariales internos.
Entre los términos financieros que encontrarás, orden de compra y factura serán dos de los más confusos y funciones del negocio. Por un lado, parecen sinónimos entre sí. Tanto las órdenes de compra como las facturas sirven también como comunicación comercial de sus productos y servicios. Sin embargo, lo que las separa es su momento de aparición. Aunque puedan parecer similares, tienen diferencias clave que hay que comprender. Como empresario, debe asegurarse de que sabe distinguir entre órdenes de compra y facturas.
Significado de la orden de facturación
Si pasa algún tiempo en el mundo de los negocios, acabará utilizando tanto órdenes de compra como facturas. Tanto las pequeñas empresas como las grandes dependen de estos documentos financieros como parte de sus procedimientos de compra y contratación.
Pero si es usted nuevo en el mundo de los negocios, quizá sienta curiosidad por saber cuál es la diferencia entre una orden de compra y una factura. En este artículo, trataremos las similitudes y diferencias entre las facturas y las órdenes de compra y le mostraremos cómo cada una de ellas puede afectar a su negocio.
Una factura se envía a un cliente después de que éste reciba los bienes o servicios que ha solicitado. Facturar al cliente una vez finalizado el trabajo garantiza que las partes están satisfechas con el acuerdo antes de solicitar el pago.
Naturalmente, si gestiona una pequeña empresa, probablemente ya tiene bastante con lo suyo como para tener que preocuparse de elaborar facturas y otros documentos. Las plantillas de facturación le permiten crear y enviar rápidamente facturas personalizadas directamente desde su teléfono o dispositivo.
Si una factura es enviada por el vendedor al comprador, una orden de compra es enviada por el comprador al vendedor o proveedor. Básicamente, la palabra clave aquí es «pedido». Cuando realizas una orden de compra, estás haciendo un pedido de los bienes o servicios ofrecidos por un proveedor.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y una orden de compra?
La creación de una orden de compra es el primer paso en una transacción comercial, la emite el comprador y autoriza al vendedor a suministrar un producto o servicio a un precio determinado. La factura es un recibo que emite el vendedor cuando se ha entregado el producto o se ha prestado el servicio.
El vendedor (o proveedor) emite una factura cuando se han cumplido las condiciones estipuladas en la orden de compra. Una factura incluye el precio acordado previamente que el comprador debe pagar ahora que el pedido se ha completado. También puede detallar las opciones de cómo desea el vendedor que se le pague (cheque, pagos electrónicos u otros).
Una factura debe incluir el número de pedido original como referencia. Esto mostrará al departamento de contabilidad del cliente que esta transacción ya estaba presupuestada y aprobada con anterioridad. Esto podría acelerar el pago para el vendedor.
El número de pedido es un número único que figura en el formulario de pedido. Sólo se utiliza una vez, para distinguir un pedido de todos los demás. La mayoría de los programas de contabilidad generan automáticamente este número cuando se prepara una nueva factura. Tanto el cliente como el vendedor hacen referencia a este número durante todo el proceso de la transacción de compra, y el vendedor lo utiliza posteriormente cuando llega el momento de enviar una factura.
