Cómo redactar una factura
Cuando envía una factura que cumple todos los requisitos de facturación de EE.UU., hace que su empresa parezca una empresa estadounidense ante sus clientes de EE.UU.. También ayuda a su cliente a tramitarla rápidamente, porque tendrá toda la información requerida. Para usted, esto significa que no tendrá que ir de un lado a otro y que cobrará rápidamente.
En la facturación estadounidense hay que tener en cuenta una serie de aspectos que garantizan un proceso seguro. Con el rápido crecimiento de la economía digital global, los nuevos mercados empresariales se expanden al mismo ritmo, y la tendencia digital ha demostrado ser beneficiosa para los usuarios, la recaudación de impuestos e incluso el gobierno en su conjunto.
A medida que su empresa crece, es inevitable encontrarse con una oleada de normativas aduaneras, así como de impuestos indirectos como el IVA (impuesto sobre el valor añadido) y el GST (impuesto sobre bienes y servicios), a lo largo de las etapas de la cadena de suministro.
Se trata de impuestos indirectos que se imponen a nivel subnacional, ya que Estados Unidos no tiene un sistema nacional de impuestos sobre las ventas, sino que cada estado norteamericano tiene autoridad para imponer su propio impuesto sobre las ventas y el uso, sujeto a restricciones constitucionales en Estados Unidos. Se imponen sanciones por no presentar a tiempo una declaración y no pagar los impuestos debidos. Algunos estados ofrecen normas especiales de imposición indirecta que constituyen una especie de exención para las ventas ocasionales o masivas.
Detalles de la factura
Tanto si escribes tus propias facturas como si utilizas una plantilla proporcionada por tu entidad financiera o el software de tu empresa, merece la pena que conozcas tus obligaciones e inclusiones según la legislación fiscal australiana. Esto es lo que debes saber sobre facturación.
Recuerda que no todos los bienes y servicios están sujetos al GST. Por lo tanto, aunque redactes una factura fiscal, asegúrate de saber cuándo debes cobrar el GST y cuándo debes evitarlo. Si no está seguro de si debe registrar su empresa para el GST, consulte los consejos de la Agencia Tributaria Australiana.
El GST no se aplica a todos los bienes y servicios. Si suministra una mezcla de artículos con GST incluido y artículos con GST excluido, debe asegurarse de que su factura indica el impuesto correspondiente a cada artículo al que se aplica.
La facturación electrónica es una opción cada vez más popular entre las pequeñas empresas. Algunas aplicaciones de software empresarial generan facturas automáticamente y también le ayudan a hacer un seguimiento de los pagos en relación con las facturas. Es lo que se denomina conciliación de facturas.
Si tiene previsto prestar servicios continuados a un cliente, puede negociar hitos de pago. Por ejemplo, puede acordar enviar una factura cada mes, o tras la entrega de determinados servicios clave (como un borrador o un prototipo).
Ejemplos de facturas
El objetivo de toda empresa es cobrar por los productos y servicios que vende, y las facturas desempeñan un papel fundamental para que eso sea posible. Aunque las facturas puedan parecer básicas a primera vista, las diferencias entre una factura correctamente cumplimentada y otra incorrectamente cumplimentada son de la noche al día.
Los departamentos financieros confían en la exactitud de esta información a la hora de enviar y pagar facturas, para crear rastros en papel y garantizar que una organización está organizada y es responsable de todas las transacciones que pasan por ella.
Las facturas son una relación detallada de los productos y servicios vendidos a terceros. Una factura básica detallará los productos y servicios vendidos, identificará al destinatario (tanto el particular como la empresa), incluirá un número de factura único, las condiciones de pago y los costes totales (subtotal, impuestos y final).
La frecuencia de envío de las facturas dependerá de los procesos específicos de cada empresa. Además, los proveedores pagarán las facturas según su propia frecuencia de pago. Es importante que determine la frecuencia de pago antes de trabajar con un proveedor.
Requisitos de facturación en EE.UU.
Si es usted vendedor, no puede limitarse a eliminar una factura de los registros de ventas. Es probable que su empresa esté registrada a efectos del IVA (impuesto sobre el valor añadido) y que tenga que emitir facturas de acuerdo con requisitos normativos específicos.
En el sector del alquiler, una factura indica la duración del tiempo facturado. El importe de la factura tiene en cuenta la duración, además del precio, la cantidad y los descuentos aplicables. Una factura de alquiler suele detallar las horas, días, semanas o meses reales que se facturan.
Las facturas suelen registrar la venta de un servicio o producto a efectos fiscales, contables y de control de inventario. La mayoría de las empresas comerciales suministran el producto o servicio y esperan el pago en una fecha posterior. Las empresas transmiten cada vez más facturas digitalmente en lugar de en papel. Los documentos presentan los detalles de la venta de forma detallada.
El vendedor considera el documento como una factura de venta, mientras que el comprador lo considera una factura de compra. El término factura es sinónimo de dinero que se debe e indica el comprador y el vendedor. Esta forma de instrumento comercial no negociable asume el papel de documento de titularidad cuando se paga en su totalidad.
