Significado de la validación de facturas
El procesamiento automático de facturas se interrumpe si la información clave de la factura está incompleta o es incorrecta. Cuando, por ejemplo, falta un número de IVA o es incorrecto, alguien tiene que intervenir y corregir la parte que falta o el error. Para evitar la intervención manual, la información de la factura puede validarse automáticamente antes de seguir procesándola.
La validación puede basarse en la comparación de la información de las facturas con los datos presentes en un sistema ERP o de pedidos. De forma complementaria, la información puede compararse, o incluso enriquecerse, con datos procedentes de fuentes externas, como la Cámara de Comercio o la base de datos del IVA de la Comisión Europea.
Las facturas sólo se validan automáticamente si la información está disponible en un formato de datos normalizado (XML). Toda factura que se desvíe de la norma elegida debe convertirse primero a facturas electrónicas. La conversión a facturas electrónicas y la validación de los datos de las facturas aumentan considerablemente la calidad de los datos de las facturas y la eficacia de su procesamiento.
Descripción del trabajo de validación de facturas
Los errores de facturación son problemas graves porque pueden afectar a las cuentas por cobrar, al inventario y a la tesorería de la empresa. Los errores de facturación pueden afectar a los importes del balance de una empresa, lo que a su vez puede afectar a su credibilidad y solvencia. Los errores en las facturas en papel son caros de subsanar: la rectificación de los datos de las facturas puede costar 53,50 dólares por factura de media.Varias encuestas, como la realizada por IACCM y Zen Enterprise, han informado de diversos factores que provocan errores en las facturas.
El proceso de validación de facturasEl proceso de validación de facturasLa validación de facturas es un paso importante en el proceso de procesamiento de facturas para detectar y rectificar errores antes de que se inicie el pago. Algunos pasos importantes de la validación de facturas de cuentas a pagar son:
Problemas de la validación manual de facturas de acreedoresLa validación manual de facturas se vuelve difícil y complicada, especialmente a medida que la empresa crece. Algunos problemas comunes asociados a la validación manual de facturas son:
Software de validación de facturasUn buen software de automatización para el procesamiento de facturas puede eliminar muchos de los problemas asociados a la validación manual de facturas. La validación de facturas no sólo implica la captura automática de los datos de las facturas y el relleno de los campos apropiados de una base de datos, sino también el cotejo de los datos con los datos correspondientes de otros documentos que intervienen en el proceso de compra. En consecuencia, el software de validación de facturas puede realizar una correspondencia bidireccional, tridireccional o cuatridireccional en función de las necesidades de la organización. En la correspondencia bidireccional, la factura se compara automáticamente con la orden de compra para garantizar que lo que se pidió fue lo que se entregó y facturó. En el cotejo de 3 vías, los datos de la factura se cotejan con los del pedido y los documentos de recepción. El cotejo cuádruple, el más complejo, incluye los albaranes de inspección entre los documentos que deben compararse y cotejarse. Las herramientas de software también pueden personalizarse para cotejar facturas con contratos.Software de validación de facturasLa herramienta de automatización más rudimentaria para el procesamiento de facturas es la captura de datos OCR. En este caso, una combinación de hardware de captura de imágenes y software de conversión convierte las facturas en texto ordenado que puede ser procesado manualmente por el equipo de contabilidad. Es obvio que esto se limita a digitalizar los datos y no a cotejarlos, por lo que debe implicar validaciones manuales posteriores.Las herramientas de validación de facturas más completas pueden ser de los siguientes tipos:
Proceso de validación de facturas en oracle payables
Toda organización adquiere bienes o servicios para satisfacer sus necesidades empresariales. Una vez que los bienes se adquieren a un proveedor y se colocan en las instalaciones de la empresa mediante la entrada de mercancías, tenemos que pagar al proveedor por los bienes y servicios adquiridos. El importe a pagar, junto con los detalles del material, lo proporciona el proveedor en forma de un documento que se conoce como factura. Antes de pagar al proveedor, debemos verificar la factura. Este proceso de verificación de la factura antes de efectuar un pago se conoce como verificación de facturas. Los puntos clave que hay que tener en cuenta sobre la verificación de facturas son los siguientes
La contabilización de la factura se realiza después de haber recibido las mercancías del proveedor y después de haber completado la entrada de mercancías. La factura recibida de un proveedor es verificada por el solicitante en relación con el coste, la cantidad y la calidad y, a continuación, se contabiliza la factura en relación con el pedido.
Paso 2 – Rellene todos los detalles necesarios, como la fecha de contabilización de la factura, el importe que se paga al proveedor junto con la cantidad por la que se paga el importe. Haga clic en Guardar. La factura se contabiliza para la entrada de mercancías.
Validación de facturas en sap
Si todavía valida las facturas enviando documentos en papel de un departamento o empleado a otro, introduce manualmente los datos en varios registros y guarda las facturas en archivadores, es probable que dedique más tiempo a la validación de facturas que sus competidores.
Esta solución integral le ayuda a simplificar la gestión, la distribución y el intercambio de información dentro de la empresa, a facilitar la búsqueda de documentos relacionados como solicitudes de compra, pedidos y contratos, a aumentar la transparencia y la eficacia empresarial, y a garantizar un almacenamiento electrónico coherente y seguro de los documentos.
La solución empresarial para la validación de facturas admite la importación y captura, la validación multinivel y el almacenamiento adecuado de las facturas de proveedores, independientemente de su formato de origen: papel o electrónico.
En el primer paso, se capturan las facturas de proveedores recibidas por correo ordinario o electrónico y las facturas electrónicas. Las facturas en papel se etiquetan con un código de barras y se escanean utilizando equipos específicos para extraer los datos necesarios para registrar la factura en el ERP. Puede encargarse usted mismo de escanear y capturar los datos de las facturas o dejar que nosotros lo hagamos por usted.
