Significado de la factura
Actualización de la versión KB0401485Correo electrónicoSINV-9429: No se preguntaba a los aprobadores de documentos de conciliación de facturas (IR) por los campos contables obligatoriosId. de solución: SINV-9429Durante el flujo de aprobación de documentos de IR, si alguno de los campos contables obligatorios estaba vacío, a algunos aprobadores no se les preguntaba por los campos obligatorios. El sistema sólo validaba los campos para los aprobadores que tenían permiso para editar facturas, como los miembros del grupo Editor de facturas.
Ahora, puede configurar una regla de aprobación de validación para que se pregunte a todos los aprobadores sobre los problemas de validación de campos. Una nueva regla de validación, Validar todos los campos para todos los aprobadores, valida todos los campos del documento de IR para todos los aprobadores, independientemente de si pueden o no editar el documento.
Descripción del puesto de validación de facturas
Esta función se utiliza para validar las facturas guardadas con la función de control de facturas con el fin de generar los asientos contables y analíticos correspondientes a dichas facturas.Cuando se gestiona el módulo de Inmovilizado en la carpeta, la validación de facturas genera la creación automática de un gasto para la línea de factura de compra cuando se cumplen todas las condiciones (las condiciones de creación de gastos se detallan a continuación).
Este tratamiento realiza una validación masiva de las facturas de compra guardadas y verificadas. Una vez finalizado el procesamiento de validación:La creación se realiza de acuerdo con las siguientes reglas.Las facturas se seleccionan de acuerdo con los siguientes criterios:Seleccione la casilla de verificación Archivo de registro para visualizar la lista de todas las entradas validadas cuando finalice el procesamiento.
Haga clic en esta acción para guardar la configuración actual en un código Memo que podrá reutilizar más adelante. La nota está vinculada a su perfil de usuario, no a la función ni a la pantalla. El código memo STD está asociado a la pantalla y se carga inmediatamente al abrir la función.Para más información sobre el uso avanzado de la acción Memo, consulte la documentación sobre la Ergonomía general del software SAFE X3.
Comprobación de facturas
Los errores de facturación son problemas graves porque pueden afectar a las cuentas por cobrar, las existencias y la tesorería de la empresa. Los errores de facturación pueden afectar a los importes del balance de una empresa, lo que a su vez puede afectar a su credibilidad y solvencia. Los errores en las facturas en papel son caros de subsanar: la rectificación de los datos de las facturas puede costar 53,50 dólares por factura de media.Varias encuestas, como la realizada por IACCM y Zen Enterprise, han informado de diversos factores que provocan errores en las facturas.
El proceso de validación de facturasEl proceso de validación de facturasLa validación de facturas es un paso importante en el proceso de procesamiento de facturas para detectar y rectificar errores antes de que se inicie el pago. Algunos pasos importantes de la validación de facturas de cuentas a pagar son:
Problemas de la validación manual de facturas de acreedoresLa validación manual de facturas se vuelve difícil y complicada, especialmente a medida que la empresa crece. Algunos problemas comunes asociados a la validación manual de facturas son:
Software de validación de facturasUn buen software de automatización para el procesamiento de facturas puede eliminar muchos de los problemas asociados a la validación manual de facturas. La validación de facturas no sólo implica la captura automática de los datos de las facturas y el relleno de los campos apropiados de una base de datos, sino también el cotejo de los datos con los datos correspondientes de otros documentos que intervienen en el proceso de compra. En consecuencia, el software de validación de facturas puede realizar una correspondencia bidireccional, tridireccional o cuatridireccional en función de las necesidades de la organización. En la correspondencia bidireccional, la factura se compara automáticamente con la orden de compra para garantizar que lo que se pidió fue lo que se entregó y facturó. En el cotejo de 3 vías, los datos de la factura se cotejan con los del pedido y los documentos de recepción. El cotejo cuádruple, el más complejo, incluye los albaranes de inspección entre los documentos que deben compararse y cotejarse. Las herramientas de software también pueden personalizarse para cotejar facturas con contratos.Software de validación de facturasLa herramienta de automatización más rudimentaria para el procesamiento de facturas es la captura de datos OCR. En este caso, una combinación de hardware de captura de imágenes y software de conversión convierte las facturas en texto ordenado que puede ser procesado manualmente por el equipo de contabilidad. Es obvio que esto se limita a digitalizar los datos y no a cotejarlos, por lo que debe implicar validaciones manuales posteriores.Las herramientas de validación de facturas más completas pueden ser de los siguientes tipos:
Qué tipo de documentación se necesita para verificar las facturas
La validación de facturas es también otro paso para garantizar/validar los datos de la factura por parte del usuario del sistema antes de enviarla para el pago. La validación de facturas también valida la información requerida que debe ser obligatoria antes de presentarla para el pago.
La validación de la factura es un paso obligatorio y el sistema no realizará ningún pago ni contabilización de esta factura hasta que la factura no esté validada. Al validar la factura, si el sistema encuentra alguna discrepancia en la información, entonces aplica la retención del sistema en esa factura y pone el motivo de la retención en la pestaña Retención del Banco de Trabajo de Facturas.
