¿Debo conservar copias impresas de las facturas?
Es una buena idea conservar todos los documentos de su empresa: recibos, extractos, registros de nóminas y facturas. Conservar las facturas, en particular, puede ayudarte a equilibrar tu presupuesto y a gestionar tus cuentas por pagar y por cobrar, ya que te da una idea clara de cuánto has facturado. Estos consejos pueden ayudarte a gestionar mejor tus registros para que no te sientas abrumado por el exceso de papeleo archivado.
No sólo es una buena idea llevar registros sólidos: Hacienda también te lo exige como propietario de una empresa. La regla general es conservar las facturas durante al menos tres años. Lo mismo ocurre con la mayoría de los documentos justificativos, incluidos los recibos, extractos bancarios, registros de nóminas y cualquier otra documentación relacionada con los ingresos, deducciones o créditos en su declaración de la renta.
La carga de la prueba recae sobre usted, como empresario, que debe respaldar con documentación cada uno de los elementos que declara en su declaración de la renta. Si no está seguro de si debe conservar un determinado documento, peca siempre de precavido y consérvelo.
Cuánto tiempo conservar las facturas de los proveedores
Debe enviar facturas para que le paguen. Una vez que los clientes han pagado, hay que conservar una copia durante cierto tiempo. Según la normativa gubernamental, hay que conservar los registros de la empresa durante un mínimo de cinco años a partir del 31 de enero de ese ejercicio.
De acuerdo con las directrices del HMRC, las empresas con unos ingresos de 150.000 libras o menos pueden registrar sus ingresos y gastos empresariales de una de estas dos formas: contabilidad tradicional o contabilidad de caja. También conviene recordar que el ejercicio fiscal va del 1 de abril al 31 de marzo.
Este método sólo está disponible para empresas con ingresos de hasta 150.000 libras al año. Mucho más sencillo que la contabilidad tradicional, sólo tiene que registrar cuándo entra o sale dinero de su empresa y el importe de cada transacción.
Es el método más minucioso y depende de cuándo envíe y reciba las facturas, en lugar de cuándo envíe o reciba el pago. Si los clientes tardan a menudo en pagarle, conviene saber cómo gestionar los retrasos de los clientes.
Cuánto tiempo conservar los registros de cuentas a pagar
Según el Código Fiscal alemán (Abgabenordnung – AO), el periodo de conservación de las facturas recibidas y emitidas es de 10 años. Esto se describe desde la perspectiva del derecho fiscal en el Código Fiscal, sección 147 (3) «Normas para la conservación de documentos». Lo mismo se aplica desde la perspectiva del derecho mercantil, como en el Código de Comercio alemán (HGB), Sección 257. El periodo de conservación comienza siempre con el final del año natural (31 de diciembre) en el que se creó o entregó la factura.
No importa si las facturas se archivan y almacenan en papel o como facturas electrónicas. Según el Código Fiscal, la obligación de conservación se aplica a ambas. Una vez transcurrido este plazo, las facturas pueden destruirse.
Ahora puede procesar las facturas recibidas con easy invoice como por arte de magia: el proceso de facturación se gestiona en base a flujos de trabajo de aprobación de facturas con hasta 5 niveles de aprobación más doble control. Y lo mejor de todo: easy invoice puede integrarse opcionalmente en la solución a prueba de auditorías easy archive. Sin adaptaciones, sin tediosos cursos de formación, todo es perfectamente autoexplicativo.
Cuánto tiempo conservar los registros de cuentas por cobrar
A lo largo de nuestra vida, recopilamos diversos registros financieros de transacciones, pagos y documentos familiares. La importancia de estos registros puede no ser evidente, sin embargo, pueden ser clave para garantizar la seguridad financiera. Siga leyendo para saber más sobre el mantenimiento de registros financieros.
Los registros financieros son documentos oficiales que representan las finanzas personales o las transacciones comerciales. Son documentos esenciales que hay que conservar, ya que son la prueba de que se han producido determinados acontecimientos o transacciones. Llevar registros empresariales minimiza los riesgos, gestiona los documentos fiscales y permite planificar en consecuencia. Ejemplos de registros empresariales son las declaraciones fiscales, los registros de propiedad y los extractos de cuentas bancarias.
Los registros personales consisten en todos los documentos relacionados con sus finanzas, por ejemplo, recibos, inversiones y nóminas. También incluye otros documentos importantes como testamentos, certificados de matrimonio y partidas de nacimiento. La mayoría de estos registros personales también se archivan en los registros locales o a través de servicios en línea.
Es importante conservar las declaraciones de impuestos personales y otros documentos fiscales, ya que pueden facilitar el proceso de reclamación y darle un tiempo razonable para impugnar. Conserve los siguientes registros relacionados con los impuestos;
