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Pedir a sus clientes que paguen una factura no es lo mejor del día para los empresarios. Sin embargo, es una tarea esencial que hará que su negocio funcione o fracase. Por eso es tan importante contar con un sistema de facturación formal y profesional que le ayude a llevar un control de sus cuentas por cobrar y de su facturación. De este modo, la facturación será lo menos engorrosa posible tanto para usted como para sus clientes. A su vez, esto hará que el dinero fluya más rápidamente hacia su cuenta bancaria.
Pero, ¿cómo puede crear una máquina de facturación bien engrasada? Empieza por poner en práctica estos ocho consejos para crear un sistema de facturación eficaz: Cómo organizar tus gastos de una vez por todas 1. Elige un sistema de facturación. Olvídate de las hojas de cálculo y de la facturación manual y elige un sistema de facturación basado en la nube. Cambiar a un sistema de facturación electrónica te permite crear y enviar facturas electrónicamente. Esto significa que se acabaron las esperas en el centro comercial para recibir un cheque.
La mayoría de los sistemas de facturación electrónica le permiten crear, gestionar y revisar facturas en su dispositivo móvil. Esto significa que puede llevar la oficina con usted dondequiera que vaya. Además, puedes automatizar tu facturación estableciendo pagos recurrentes y recordatorios de pago. Algunas plataformas de facturación incluso envían «pings» a los clientes hasta que la factura ha sido pagada. Otros sistemas, como Due, incluyen funciones como el control del tiempo, la gestión de gastos y la gestión de proyectos. Empiece por revisar esta excelente lista de 101 empresas de facturación para propietarios de pequeñas empresas. Aquí tienes otras empresas de facturación a las que puedes echar un vistazo.
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Si ha seleccionado el correo electrónico de alerta de nuevas facturas, recibirá un correo electrónico notificándole las nuevas facturas. También puede ver todas las facturas pendientes de pago en la sección «factura» y filtrar por intervalo de fechas si sólo desea ver las facturas contabilizadas en su cuenta desde su última comprobación.
Si desea recibir un correo electrónico cuando se publiquen nuevas facturas en su cuenta, puede configurar esta opción en la sección «Preferencias del usuario» de myinvoice. Recibirás un correo electrónico en cuanto se publique una nueva factura en tu cuenta y tendrás que iniciar sesión para ver estas facturas. Asegúrese de hacer clic en «Guardar perfil» cuando realice cambios en su perfil de usuario.
Haga clic en cualquier factura para ver el número de entrega, la fecha de entrega, el nombre del producto, la cantidad entregada y facturada, el número de vuelo, el registro del avión y el número de tarjeta. Si está disponible, también podrá ver el/los albarán(es) de entrega correspondiente(s).
Si sigue recibiendo facturas en papel es porque algunos de los países en los que operamos siguen exigiendo la facturación en papel por motivos fiscales. Esto se aplica a las ventas de suministros en Albania, Brasil, Georgia, Namibia, Nigeria, Polonia, Túnez y Turquía. En el caso de facturas de estos países se enviará una copia en papel y la imagen en línea dirá «COPIA».
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Los mejores programas de facturación le facilitan el seguimiento de proyectos, presupuestos y facturas, y el cobro puntual. Incluyen funciones que convierten automáticamente los presupuestos en facturas y realizan un seguimiento de las horas facturables. La mayoría ofrecen portales de clientes para obtener fácilmente la aprobación de los presupuestos, para que puedas ponerte manos a la obra y cobrar.
Square Invoices ofrece un plan gratuito o de bajo coste para la facturación en línea y en persona, por lo que es una de las mejores opciones de software de facturación para cualquier pequeña empresa. Los negocios basados en servicios tienden a necesitar una solución de facturación que les permita aceptar pagos en línea, mientras que los negocios basados en productos pueden necesitar aceptar pagos en persona y requerir gestión de inventario. Los productos de Square cubren ambos tipos de negocios.
Tanto si eliges el plan gratuito como el de pago, las tarifas de procesamiento son las mismas: 2,9% más 30 céntimos por transacción en línea, 2,6% más 10 céntimos por pago en persona o 1% por transferencia bancaria en línea. Si alguna vez tiene que aceptar un pago por teléfono, la tarifa de transacción es del 3,5% más 15 céntimos.
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A la hora de elegir el software de facturación gratuito adecuado para usted, es importante que elija el que le proporcione el mayor valor, ya que todos vienen con un conjunto variable de funciones e inclusiones. Por ejemplo, un plan gratuito puede limitar el número de facturas que puede enviar, pero incluye un número ilimitado de clientes, mientras que otro ofrece lo contrario.
No hay cargos ocultos con el mejor software de facturación gratuito, pero hay algunas advertencias. Por ejemplo, todos se integran con los principales procesadores de pagos, pero no todos los planes gratuitos te permiten elegir la pasarela de pago. Aunque los planes gratuitos son totalmente gratis, hay que pagar tasas de transacción a un procesador de pagos. Por estas razones, vale la pena considerar lo que cada proveedor ofrece en términos de planes de pago en caso de que más tarde decida actualizar a medida que su negocio crece.
El plan gratuito de Square Invoices es una gran opción para casi cualquier negocio que utilice facturas para facturar a sus clientes. Es un software de facturación versátil que te permite cobrar en persona utilizando la aplicación móvil y el lector de tarjetas de Square, en línea o a través de un pago por transferencia bancaria automatizada (ACH). Para asegurarte de que te pagan a tiempo, puedes configurar recordatorios de pago automáticos con cada factura. Puedes seguir el calendario predeterminado -un día y tres días después de la fecha de vencimiento- o enviar recordatorios personalizados.
