¿Qué es la facturación electrónica?
Las facturas electrónicas deben contener la misma información que las facturas en papel, tal y como regula el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Esta normativa establece el cumplimiento de determinados requisitos para garantizar la legibilidad, autenticidad e integridad de las facturas:
Las facturas en formato estructurado contienen datos y son generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación y procesadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del destinatario.
Las facturas en formato no estructurado consisten en una imagen, por lo que su tratamiento para ser introducidas en los sistemas informáticos del destinatario requiere una intervención manual o un costoso proceso que no suele estar totalmente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Facturación y pago electrónicos
Mejor, más rápido, más seguro. En el mundo cada vez más digitalizado de hoy en día, las empresas buscan en la tecnología una forma de mejorar sus ahorros de costes y su eficiencia. Para un número cada vez mayor, esto significa una transformación de sus procesos financieros, convirtiendo el flujo de trabajo de las Cuentas a Pagar (CP) y las facturas de una serie de tareas tediosas, manuales y que requieren mucho papel en una operación electrónica, racionalizada y automatizada. Esto se logra a través de la facturación electrónica (también conocida como facturación electrónica o einvoicing): la versión electrónica de un proceso de gestión de facturas físico, basado en papel.
Por ejemplo, consideremos el formato tradicional de flujo de trabajo de facturas de empresa. Este proceso -compuesto por una serie de tareas manuales intensivas y basadas en gran medida en el papel- deja mucho margen para el error humano, tiene largos tiempos de procesamiento y requiere un archivado interminable. La facturación electrónica (e-Invoicing) toma todos estos mismos procesos y actividades y los lleva a cabo digitalmente a través de un intercambio electrónico. El resultado es un sistema de facturación fiable, escalable, sostenible y que se está convirtiendo rápidamente en la norma mundial.
Facturación electrónica Netsuite
¿Qué es la facturación electrónica? Las soluciones de facturación electrónica ayudan a alcanzar nuevos niveles de rendimiento en el procesamiento de facturas. La digitalización de las facturas puede eliminar errores, reducir las consultas de los proveedores, acelerar las aprobaciones y mejorar el cumplimiento.
Las ventajas asociadas a la facturación electrónicaLa facturación electrónica agiliza la gestión de las facturas y simplifica el funcionamiento conjunto de los documentos de facturación y de conformidad. Al digitalizar los datos de las facturas y cotejarlos con contratos, órdenes de compra, hojas de entrada de servicios y entradas de mercancías, la facturación electrónica reduce el riesgo de errores y excepciones en las facturas. Cuando las facturas electrónicas se transmiten a través de una red empresarial digital y se programan con datos de documentos y reglas empresariales relacionados, pueden validarse automáticamente antes de contabilizarlas para el pago. Y como la información digital se visualiza más fácilmente en todos los sistemas que el papel en el escritorio de alguien, la facturación electrónica facilita:El software de facturación electrónica puede transformar al personal de cuentas por pagar de empleados de entrada de datos a analistas de negocios, comenzando por liberarlos de procesos tediosos que requieren mucho papel.Digitalizar y automatizar el procesamiento de facturas electrónicas Cuando las facturas se digitalizan y las transacciones se realizan a través de una red de negocios digital, los recursos de cuentas por pagar pueden liberarse para centrarse en actividades más estratégicas que agilicen y simplifiquen aún más los procesos.
Factura electrónica gratuita
Al especificar el modelo de datos semánticos de los elementos básicos de una factura electrónica, la norma europea EN 16931-1 publicada pretende abordar la fragmentación semántica que es un efecto secundario del gran número de normas de facturación electrónica, formatos de datos y requisitos de uso que existen en la UE y en todo el mundo. El modelo estándar preserva la flexibilidad necesaria a través de las Especificaciones Básicas de Uso de Facturas (CIUS) y sus extensiones. Es importante promover las normas para facilitar la interoperabilidad, respetando al mismo tiempo las diferentes necesidades y prácticas del sector. Sobre la misma base, también debería ser posible, mediante nuevas actividades de normalización, apoyar la adopción de la facturación electrónica para B2B y B2C (recibos electrónicos) y a nivel internacional; garantizando al mismo tiempo el uso potencial de la facturación electrónica para las obligaciones de declaración del IVA.
Varios países europeos ya han introducido normas en virtud de las cuales las autoridades públicas sólo pueden aceptar facturas electrónicas de los proveedores, y todas estas iniciativas deberán ajustarse a las actividades de normalización en curso llevadas a cabo por el CEN/TC 434 con arreglo al anexo de la solicitud de normalización M/528.
