Número de factura – translation
Tiempo de lectura: 6 minutosNo se puede exagerar la importancia de mantener organizados los documentos financieros. Como empresario, probablemente ya sepa que un sistema de facturación bien organizado no sólo le ayudará a cobrar los pagos, sino también a llevar un control de sus finanzas y a simplificar los procesos de auditoría y declaración de impuestos. Pero, ¿sabe cómo se puede conseguir esto mediante la numeración de facturas?
Un número de factura es un número único asignado a cada una de sus facturas para que pueda identificarlas, organizarlas y documentarlas. Un número de factura, también conocido como ID de factura, se encuentra normalmente en la parte superior de una factura y puede ser puramente numérico o alfanumérico con caracteres especiales.
Los detalles incluidos en una factura típica no son necesariamente únicos. En tales casos, localizar una factura específica por tipo de trabajo o detalles del cliente puede no dar los resultados deseados. Esto es especialmente cierto cuando se hace facturación por hitos, en la que se emiten facturas al cliente en cada fase del proyecto según lo acordado en el contrato. Si todas las facturas se identifican por el «nombre del trabajo», puede haber confusión sobre qué facturas se han pagado, cuáles están pendientes de pago y cuánto queda por pagar. El cliente también puede preguntarse si se le está facturando dos veces. Además, resolver este problema puede ser complicado porque todas las facturas tienen el mismo nombre de trabajo.
¿Dónde está el número de factura en un recibo?
Si adquiere bienes o servicios en Holanda, recibirá una factura de su proveedor. Esta factura debe cumplir una serie de requisitos. Cada factura que reciba debe incluir los siguientes datos:
En algunos casos, su número de identificación a efectos del IVA también debe figurar en la factura. Este es el caso de la exportación de bienes a otros países de la UE y de determinados servicios relacionados con ella, como los servicios de transporte. Su número de identificación a efectos del IVA también debe figurar en la factura en los casos de inversión del sujeto pasivo.
¿Ha comprado combustible para su vehículo? Es posible que su nombre y dirección no figuren en el recibo. La condición que se aplica a la deducción del IVA es que sea posible rastrear su nombre y dirección como cliente a través del medio de pago utilizado. Este es el caso si, por ejemplo, paga con tarjeta bancaria, tarjeta de crédito o tarjeta de combustible.
Sin significado de factura
El principal identificador utilizado para realizar el seguimiento de cualquier factura de proveedor es el número de factura. Se utiliza porque una de las principales funciones de cualquier programa de contabilidad es marcar automáticamente las facturas para las que ya se ha registrado información. Se trata de un punto de control esencial para evitar que una empresa pague accidentalmente la misma factura más de una vez. La emisión de facturas sin número de factura es especialmente común en las empresas de servicios públicos, que informan sobre el uso durante un cierto periodo de tiempo y, por lo tanto, identifican sus facturas con un intervalo de fechas. Un problema similar surge con los informes de gastos de empleados presentados manualmente, que no contienen un número de factura.Cómo registrar una factura que no tiene número de facturaPara resolver el problema, adopte un procedimiento estándar para crear números de factura para cualquier factura que aún no tenga un número de factura. De este modo, cualquier persona que introduzca una factura obtendrá exactamente el mismo número de factura a partir de la información de la factura, mitigando así el riesgo de que dicha factura se introduzca en el sistema informático más de una vez (el ordenador debería rechazar cualquier número de factura que ya resida en el sistema). Ejemplos de una convención de numeración de facturas son:
Comprobación del número de factura
Una factura es un documento comercial con fecha y hora que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del trato y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en su anverso. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden estar descritas en la factura, así como la información relativa a cualquier descuento, detalles sobre el pago anticipado o cargos financieros aplicados por pagos atrasados. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío e impuestos asociados, y esboza el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto a final de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, el extracto debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. En la actualidad, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también facilitan la búsqueda y clasificación de transacciones concretas o fechas específicas.
