Facturación electrónica Inposia
La facturación electrónica (e-facturación) es un sistema de procesamiento de transacciones de bajo coste que aprovecha la tecnología de la información para transformar un proceso de facturación manual y orientado al papel en una versión electrónica más rápida y eficiente de mensajería de datos y mantenimiento de registros. La Directiva 2001/115/CE del Consejo de la UE ofrece una definición de facturación electrónica: «El envío de facturas «por medios electrónicos», es decir, la transmisión al receptor utilizando equipos electrónicos de tratamiento y almacenamiento de datos». Con la facturación electrónica, la factura tradicional en papel se sustituye por una versión electrónica, lo que elimina muchos de sus inconvenientes al tiempo que mantiene la factura como un documento intacto.
Desde un punto de vista logístico, las facturas electrónicas ayudan a reducir la cantidad de papel utilizado para documentar y almacenar la información de las transacciones. Gracias a la facturación electrónica, los vendedores pueden prescindir de una serie de procesos manuales como la impresión, el envío por correo, la documentación, el almacenamiento y la conciliación de las facturas en papel. La adopción de normas de facturación electrónica ofrece una transferencia de datos más rápida y eficaz, reduciendo así la duración de los ciclos de facturación. Las notificaciones y actualizaciones puntuales sobre el estado de las facturas, la transmisión más rápida de las facturas para su aprobación por los pagadores y los sistemas de gestión de litigios más ágiles producen un mejor servicio al cliente. Los pagadores reciben actualizaciones periódicas sobre el estado de las facturas y los plazos de pago, lo que les permite estimar las salidas de efectivo con mayor certeza, ayudándoles así a lograr una gestión del capital circulante mejor y más eficiente.
Qué es la factura digital
Una factura electrónica transmite electrónicamente los datos de la factura y puede recibirse y procesarse de forma automatizada. El proceso está totalmente digitalizado, desde la creación de una factura hasta su pago. Una factura electrónica presenta la información de la factura en un archivo de datos estructurado y legible por máquina, en lugar de en papel o en un formato de diseño fijo como un archivo PDF.
Una factura electrónica es la información de una factura que se transmite electrónicamente y se recibe y procesa automáticamente. Una factura electrónica facilita la transmisión y el tratamiento coherentes y automatizados de la información de la factura, desde su presentación hasta el pago.
Una factura electrónica proporciona el contenido de la factura en un conjunto de datos estructurado y legible por máquina, en lugar de en papel o en un archivo de imagen como un PDF. Esto garantiza que la información facilitada en este formato por el emisor de la factura pueda ser:
El reglamento federal sobre facturación electrónica regula el envío de facturas electrónicas por parte de los proveedores a la administración federal. En cambio, la base de la facturación electrónica en los Estados federados alemanes es la Directiva 2014/55/UE de la UE, cuya aplicación compete a los propios Estados federados.
Facturación electrónica de las administraciones públicas
«Es difícil hacer predicciones, especialmente sobre el futuro». Esta cita de Mark Twain también se aplica a la facturación electrónica, salvo que se trata de una cuestión de «cuándo» y no de «si» la facturación electrónica sustituirá a gran escala a la facturación en papel. La Comisión Europea ya ha hecho todo lo necesario para fomentar el abandono de las facturas en papel al hacer obligatoria gradualmente la facturación electrónica. Mientras que en la Unión Europea, en 2017, el 70 % de todas las facturas todavía se intercambiaban en papel y el 22 % en forma de archivos PDF que no pueden procesarse electrónicamente, la marea ha ido cambiando. Los formatos de factura estructurados e híbridos representan ahora más del 50% de las facturas. Se prevé que esta tendencia continúe y que el número de facturas en papel y PDF se reduzca al mínimo. Los países del sur y el este de la UE, como Italia, España, Croacia y Hungría, están superando a Alemania en la aplicación de la Directiva europea 2014/55/UE. No obstante, la facturación electrónica será ampliamente aceptada en Alemania, y se aconseja a las empresas que se doten de soluciones digitales para la facturación electrónica.
Cómo hacer una factura digital
Una factura electrónica (o e-factura) es un archivo de datos que se transfiere entre ordenadores y no es fácil de entender para los humanos. Los formatos de archivo más comunes son XML y EDI. Una factura electrónica contiene datos estructurados, por lo que es más fácil para un ordenador comprenderla y contabilizarla automáticamente.
Una factura electrónica es un archivo digital construido sistemáticamente con los datos en una ubicación fija y un significado específico. Existen muchos formatos diferentes para la facturación electrónica y en la actualidad se carece de una norma mundial. Los formatos más comunes son EDI y UBL.
El EDI ha sido un estándar popular durante mucho tiempo, pero caro para las PYME. Una lista creciente de gobiernos de todo el mundo ha elegido UBL 2.0 como formato preferido. La Comisión Europea (CE) está trabajando en su sucesor, UBL 2.1. Está previsto que se convierta en el formato estándar. Está previsto que se convierta en el formato estándar para las empresas que tratan directamente con la CE.
Una factura digital es una factura que puede visualizarse y procesarse digitalmente. La factura digital es fácil de archivar y conectar a programas de contabilidad. Gracias al reconocimiento óptico (OCR), las facturas digitales se registran en los sistemas de forma semiautomática. Esto contribuye a reducir la presión de trabajo.