Significado de la validación de facturas
Los errores de facturación son problemas graves porque pueden afectar a las cuentas por cobrar, las existencias y la tesorería de la empresa. Los errores de facturación pueden afectar a los importes del balance de una empresa, lo que a su vez puede afectar a su credibilidad y solvencia. Los errores en las facturas en papel son caros de subsanar: la rectificación de los datos de las facturas puede costar 53,50 dólares por factura de media.Varias encuestas, como la realizada por IACCM y Zen Enterprise, han informado de diversos factores que provocan errores en las facturas.
El proceso de validación de facturasEl proceso de validación de facturasLa validación de facturas es un paso importante en el proceso de procesamiento de facturas para detectar y rectificar errores antes de que se inicie el pago. Algunos pasos importantes de la validación de facturas de cuentas a pagar son:
Problemas de la validación manual de facturas de acreedoresLa validación manual de facturas se vuelve difícil y complicada, especialmente a medida que la empresa crece. Algunos problemas comunes asociados a la validación manual de facturas son:
Software de validación de facturasUn buen software de automatización para el procesamiento de facturas puede eliminar muchos de los problemas asociados a la validación manual de facturas. La validación de facturas no sólo implica la captura automática de los datos de las facturas y el relleno de los campos apropiados de una base de datos, sino también el cotejo de los datos con los datos correspondientes de otros documentos que intervienen en el proceso de compra. En consecuencia, el software de validación de facturas puede realizar una correspondencia bidireccional, tridireccional o cuatridireccional en función de las necesidades de la organización. En la correspondencia bidireccional, la factura se compara automáticamente con la orden de compra para garantizar que lo que se pidió fue lo que se entregó y facturó. En el cotejo de 3 vías, los datos de la factura se cotejan con los del pedido y los documentos de recepción. El cotejo cuádruple, el más complejo, incluye los albaranes de inspección entre los documentos que deben compararse y cotejarse. Las herramientas de software también pueden personalizarse para cotejar facturas con contratos.Software de validación de facturasLa herramienta de automatización más rudimentaria para el procesamiento de facturas es la captura de datos OCR. En este caso, una combinación de hardware de captura de imágenes y software de conversión convierte las facturas en texto ordenado que puede ser procesado manualmente por el equipo de contabilidad. Es obvio que esto simplemente digitaliza los datos y no los coteja, por lo que debe implicar validaciones manuales posteriores.Herramientas de validación de facturas más completas pueden ser de los siguientes tipos:
Proceso de validación de facturas
Esta función se utiliza para validar en masa las facturas previamente creadas. Se genera un documento contable para cada factura.Este es el proceso final de la factura que la hace no modificable y desencadena los procesos finales de actualización.Las facturas, una vez validadas, ya no pueden ser modificadas. Si las facturas validadas o las notas de crédito son del tipo interempresas y en función de la configuración general de las interempresas, se puede generar un control recíproco de facturas de compra para cada factura de este tipo en la empresa cliente.
Consulte la «Guía práctica de la firma electrónica francesa» o la «Guía práctica de la certificación SVAT para la legislación portuguesa» en la pestaña «Cómo» para obtener información detallada sobre la implementación de esta función. Este documento está dirigido a los administradores y consultores que mantienen y actualizan Sage X3.
Los datos de facturas o asientos contabilizados antes de activar la función de firma electrónica no se añaden a la tabla DKSDATAFRA y, por lo tanto, no se crea ninguna firma electrónica.Las legislaciones que no sean la francesa o la portuguesa no necesitan generar firmas electrónicas.
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4. Comprobar ¿Está activa una validación? ¿Cuándo está activa? Ejemplo =0 =1 =2 = 0001 = 0002 = 0003 (Inactivo) (Activo) (Activo, excepto batch input) (Cabecera de documento) (Posición de documento) (Documento completo) (Haga doble clic para mostrar los prerrequisitos, verificaciones y mensajes que desee visualizar)Tabla de transacciones-Campo OB28 T001D-ACTIVO T001D-EVENTO T001D-VALID¿Está activa una sustitución? ¿Cuándo está activa? Ejemplo =0 =1 =2 = 0001 = 0002 = 0003 (Inactivo) (Activo) (Activo, excepto batch input) (Cabecera de documento) (Posición de documento) (Documento completo) (Haga doble clic para mostrar condiciones previas y sustituciones)Tabla de operaciones-Campo OBBH T001Q-ACTIVE T001Q-EVENT T001Q-VALID¿Cómo puedo averiguar qué exits de usuario existen en el sistema del cliente? Ejemplo = ZGGBS002 (debe introducirse para cada cliente)Tabla de transacciones-Campo GCX2 T80D-FORMPOOL ¿Cuáles son los nombres de los programas de sustitución y validación?Programa de transacciones SE38 RGUGBR*
5. Para la Verificación Convencional de Facturas, se puede realizar una sustitución y/o una validación en los puntos de llamada 1, 2 y 3. La sustitución y/o la validación se producen cuando el cliente realiza la verificación. Los siguientes campos pueden sustituirse o comprobarse y pueden mostrarse mensajes. Tablas BKPF SYST (campos de cabecera) (campos de sistema)Posición de codificación para la sustitución en el punto de llamada 1SAPFM08R formulario sustitución_kopf … call function ‘G_VSR_SUBSTITUTION_CALL’ exporting tabname = ‘BKPF’ tab_data1 = io_bkpf substitution = t001q-subst valuser = ‘FI’ callup_point = t001q-event importing result = is_substd sub_data1 = io_bkpf tables tabnames = vaktab exceptions not_found = 01. Posición de codificación para validación en el punto de llamada 1SAPFM08R formulario validation_kopf. función de llamada ‘FI_VALIDATION_HEADER’ exportar i_bkpf = bkpf. función de llamada ‘G_VSR_VALIDATION_CALL’ exportar tab_data1 = i_bkpf validación = t001d-valid punto de llamada = t001d-event valuser = ‘FI’ tablas tabnames = vaktab excepciones not_found = 1. 3
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