He aquí dos ejemplos de un sistema básico de numeración de facturas:Puede observar que el número de ceros cambia en la casilla izquierda del ejemplo anterior. Utilizando ceros antes de los números secuenciales de sus facturas, configure sistemáticamente su factura para atender a un elevado número de facturas posteriores. El ejemplo de la derecha es una forma menos habitual de numerar las facturas, pero técnicamente funciona igual.La configuración complejaUna configuración compleja combina los caracteres alfanuméricos que componen un número de factura. Una vez más, este sistema se diseña en función de las preferencias personales, pero suele seguir un sistema de numeración secuencial. Una configuración compleja de varios números y letras puede identificar uno o más factores sobre la factura que se está emitiendo.Normalmente, si se utilizan números de factura alfanuméricos complejos, la secuencia no será aleatoria, sino un sistema bien pensado por el propietario de la empresa o el equipo de nóminas. A continuación se explica cómo numerar facturas utilizando un formato de número de factura más complejo.Utilizar letras de empresa o una abreviatura del nombre de una empresa como parte del número de factura
¿Qué es una factura digital?
Una factura electrónica es una factura entregada electrónicamente en un formato electrónico normalizado especificado, que permite su tramitación automática y electrónica. No todas las facturas en formato electrónico son facturas electrónicas. Por ejemplo, un PDF o un documento escaneado no son facturas electrónicas, ya que no tienen un formato estructurado y normalizado.
En el modelo de control a posteriori, las facturas se intercambian directamente entre el vendedor y el comprador, y son revisadas por las autoridades fiscales tras su emisión. También puede darse el caso de que la factura electrónica se envíe y reciba a través de los proveedores de servicios, pero en cualquier caso, las autoridades fiscales sólo pueden ver una cantidad limitada de información, previa solicitud, y después de que se hayan emitido las facturas.
En el modelo de liquidación, el vendedor debe recibir la aprobación de la autoridad fiscal para emitir cada factura. A veces, una vez realizadas las distintas comprobaciones por parte de la autoridad fiscal, ésta puede añadir un número de factura único o una firma digital para demostrar la validez de la factura. En otros casos, la autoridad fiscal emite la factura final, después de haber recibido todos los datos de la transacción y realizado las comprobaciones correspondientes, que pueden hacerse sobre la estructura, el formato, la información del cliente, etc. Esto significa que las administraciones emiten la factura en nombre del proveedor. También significa que las autoridades fiscales disponen de toda la información de la factura antes de enviarla al cliente.
Factura digital pdf
Si le piden que envíe una factura electrónica, no basta con enviar por correo electrónico una factura estándar en formato PDF. Tiene que enviar la factura en un formato que el sistema ERP de su cliente pueda recibir.
Otra buena razón para enviar facturas electrónicamente es la seguridad. Las facturas electrónicas están encriptadas y no pueden acceder a ellas personas no autorizadas, como ocurre si envías facturas estándar por correo electrónico, fax o correo tradicional.
Muchas empresas de cierto tamaño ya pueden recibir facturas electrónicas. Puede haber grandes diferencias de una empresa a otra en cuanto a si aceptan o no facturas electrónicas y, en caso afirmativo, qué formato utilizan, por lo que en muchos casos la mejor opción es preguntar al departamento de contabilidad de su cliente.
Si necesitas enviar una factura electrónica, el proceso implica convertir («traducir») la información de tu factura a un formato que el sistema ERP de tu cliente pueda entender. Existen algunas diferencias en cuanto a los formatos que prefieren los distintos sistemas. Si tiene dudas sobre qué formato utilizar, pregunte a su cliente.
Cómo hacer una factura digital
La facturación electrónica (e-factura) es un sistema de procesamiento de transacciones de bajo coste que aprovecha la tecnología de la información para transformar un proceso de facturación manual y orientado al papel en una versión electrónica más rápida y eficiente de mensajería de datos y mantenimiento de registros. La Directiva 2001/115/CE del Consejo de la UE ofrece una definición de facturación electrónica: «El envío de facturas «por medios electrónicos», es decir, la transmisión al receptor utilizando equipos electrónicos de tratamiento y almacenamiento de datos». Con la facturación electrónica, la factura tradicional en papel se sustituye por una versión electrónica, lo que elimina muchos de sus inconvenientes al tiempo que mantiene la factura como un documento intacto.
Desde un punto de vista logístico, las facturas electrónicas ayudan a reducir la cantidad de papel utilizado para documentar y almacenar la información de las transacciones. Gracias a la facturación electrónica, los vendedores pueden prescindir de una serie de procesos manuales como la impresión, el envío por correo, la documentación, el almacenamiento y la conciliación de las facturas en papel. La adopción de normas de facturación electrónica ofrece una transferencia de datos más rápida y eficaz, reduciendo así la duración de los ciclos de facturación. Las notificaciones y actualizaciones puntuales sobre el estado de las facturas, la transmisión más rápida de las facturas para su aprobación por los pagadores y los sistemas de gestión de litigios más ágiles producen un mejor servicio al cliente. Los pagadores reciben actualizaciones periódicas sobre el estado de las facturas y los plazos de pago, lo que les permite estimar las salidas de efectivo con mayor certeza, ayudándoles así a lograr una gestión del capital circulante mejor y más eficiente.
