Enviar una factura
Ahora que ya estás en marcha, es hora de que empieces a cobrar. Pero uno de los aspectos más complicados para muchas pequeñas empresas y autónomos es recibir y hacer un seguimiento de los pagos por sus servicios.
Una factura es un documento de una transacción con el importe adeudado y la fecha de vencimiento del pago. Enviar una factura por correo electrónico con el pago adeudado y la fecha de vencimiento a su cliente le garantizará el pago puntual.
Una factura es útil para la contabilidad, el control de inventario, y para evitar errores al presentar los impuestos de su negocio para que el IRS no viene alrededor y causar un montón de problemas. Son una herramienta inestimable y necesaria para casi todas las pequeñas empresas, y enviar un correo electrónico con una factura garantiza que te paguen a tiempo.
Si es la primera vez que envías una factura por correo electrónico a un cliente, es posible que no sepas cómo compartirla o comunicarte con él. Las plantillas de correo electrónico con factura que aparecen a continuación se pueden utilizar en nuevos correos electrónicos o en el hilo en el que te has comunicado con el cliente anteriormente para compartir la factura por los servicios prestados o los bienes vendidos.
Ejemplo de factura adjunta por correo electrónico
La solicitud de pago es una de las partes más delicadas y a la vez más importantes de la comunicación con el cliente. Y puede ser difícil escribir un correo electrónico solicitando el pago sin parecer grosero o prepotente.
Como contratista independiente o autónomo, tienes que hacer un seguimiento cuidadoso de tu tiempo y crear facturas tan pronto como completes el proyecto para un cliente. Aquí tienes una plantilla que puedes seguir para solicitar el pago a tus clientes.
Como se menciona en el contrato, la factura total es de <importe> a razón de <insertar tarifa horaria> por los servicios prestados. Adjuntamos la factura <número de factura> correspondiente a <nombre del proyecto>, que debe pagarse antes de <inserte la fecha límite de pago>.
Según nuestros registros, aún no hemos recibido el pago de <número de factura> para <nombre del proyecto>, que lleva una semana de retraso. Le vuelvo a adjuntar la copia de la factura con el importe adeudado, para su comodidad.
Es fundamental dejar claro al cliente que ya ha incumplido los recordatorios anteriores y que ahora se le cobraría una penalización por demora en el pago. Además, adjunte de nuevo la factura en línea, recordando al cliente el importe que debe abonar junto con las instrucciones de pago.
Factura por correo electrónico en inglés
Saber cómo redactar una factura por correo electrónico es un factor fundamental para cobrar a tiempo. Su principal objetivo es hacer saber al destinatario lo que quiere de forma clara, concisa y educada. Normalmente se envían como archivos adjuntos, por lo que necesitará una plantilla estandarizada de factura por correo electrónico que le sirva de breve carta de presentación y agilice su eficacia.
Con nuestra plantilla de correo electrónico para facturas, no necesitarás realmente consejos de redacción. Basta con rellenar los espacios en blanco para personalizar y crear el correo electrónico perfecto listo para enviar. Sin embargo, en aras de la exhaustividad, vamos a incluir aquí algunos puntos para aclarar por qué optamos por esta plantilla de factura y recibo en particular.
Incluso con la plantilla perfecta, las reacciones a su correo electrónico de factura pueden ser negativas. Puedes evitar retrasos e insatisfacción por parte de tus clientes si te comprometes a ser transparente en tu estructura de precios y comunicas con antelación cualquier diferencia en las expectativas. Si hay cambios importantes en el total previsto, tendrás que enviar un correo electrónico preliminar en el que describas por qué la próxima factura se desvía del importe acordado previamente.
Ejemplo de correo electrónico de solicitud de factura
No puede anticipar un pago rápido si no sabe cómo enviar una factura por correo electrónico. Las facturas por correo electrónico suelen enviarse como archivos adjuntos, por lo que disponer de una plantilla de factura estándar para utilizarla como carta de presentación rápida puede ayudarle a cobrar más rápido.
A continuación, le explicaremos cómo enviar una factura por correo electrónico, repasaremos qué debe incluirse en el envío de una factura por correo electrónico y le ofreceremos algunos ejemplos de facturas para que pueda empezar. veremos un ejemplo de mensaje de factura por correo electrónico.
Cuando utiliza una plantilla de factura, obtiene un formato adaptado a las necesidades de su pequeña empresa. Rellene los espacios en blanco con los datos apropiados. Los pasos para hacer una factura en Excel y Word se facilitan en los documentos enlazados.
Utilizar un software de facturación puede agilizar enormemente el proceso de facturación. Moon Invoice es uno de los programas de facturación que pueden ayudarle a producir rápida y fácilmente facturas de aspecto profesional que incluyan la marca de su empresa.
Una ventaja adicional es que puede consolidar sus facturas y compras en una única base de datos. Esta puede ser una forma más eficaz de realizar un seguimiento de las facturas o de sus facturas vencidas en lugar de crear sus propios archivos en su ordenador.
