Generador de facturas
El 9 de mayo de 2023, el Consejo de Ministros polaco adoptó un proyecto de ley sobre el Sistema Nacional de Facturas Electrónicas (KseF). A partir del 1 de julio de 2024, la mayoría de los contribuyentes polacos deberán utilizar obligatoriamente facturas electrónicas estructuradas para todas las transacciones B2B. Se aplicará una excepción a las entidades exentas de IVA, que tendrán que estar preparadas para este nuevo formato de facturas antes del 1 de enero de 2025.
Todas las entidades que tengan su sede social en Polonia y las entidades extranjeras que tengan un establecimiento fijo (EF) a efectos del IVA en Polonia estarán obligadas a documentar las transacciones B2B con el uso de facturas electrónicas y este requisito se aplicará a todas las facturas emitidas de conformidad con la legislación polaca en materia de IVA.
La implantación de las facturas electrónicas suscita muchas preguntas y dudas entre los contribuyentes. Algunas de ellas se han aclarado como parte de las preguntas y respuestas relativas al Sistema Nacional de Facturas Electrónicas (Krajowy System e-faktur – abreviado en polaco como KSeF) publicadas por el Ministerio de Hacienda y como parte de un seminario web impartido por el Ministerio de Hacienda. A continuación presentamos un resumen de las cuestiones más importantes a las que se hizo referencia durante este seminario web y abordamos las dudas adicionales planteadas por las entidades empresariales respondiendo a las preguntas más frecuentes.
Significado de la factura emitida
Documentar cada transacción es crucial para los propietarios de pequeñas empresas y empresarios. Sin un registro de compras, devoluciones o cambios, es imposible mantener las finanzas en orden, ocuparse de los impuestos de la empresa o supervisar su rendimiento. Es igualmente importante que sus clientes dispongan de documentación de la transacción, para sus propios registros financieros y en caso de que tengan algún problema con su pedido.
Como empresario, debe determinar cuál es el mejor método de registro para su empresa. La mayoría de las empresas utilizan una combinación de recibos y facturas para registrar sus transacciones y las de sus clientes, y es probable que usted tenga que hacer lo mismo. Aunque estos dos documentos tienen funciones similares, son increíblemente diferentes entre sí. Para que su empresa funcione sin problemas, es importante saber en qué se diferencian estos dos documentos, qué información debe incluir cada uno y cuándo es mejor emitir un recibo o una factura a sus clientes.
Recibos de empresa para autónomos
El papeleo financiero que conlleva dirigir una empresa puede resultar confuso, pero es importante ordenarlo todo. Mantener el papeleo al día es un aspecto crucial para llevar registros precisos y comprender la situación financiera. Dos documentos especialmente importantes son las facturas y los recibos. Todo empresario de éxito debe conocer los entresijos de estos documentos y saber cuándo y cómo utilizarlos.
Tanto las facturas como los recibos se utilizan para registrar la venta de bienes o servicios entre una empresa y sus clientes; sin embargo, las dos diferencias clave entre ambos son cuándo se generan y cómo se contabilizan.
Una factura es un documento detallado que desglosa los productos y servicios y calcula lo que un cliente le debe por el tiempo, el trabajo y los materiales. Por ejemplo, si eres diseñador gráfico y has creado un gráfico para un cliente, le facturarías el tiempo que te llevó crearlo. Si has tenido que comprar una foto para incluirla en el gráfico, también la incluirías en la factura.
Facturas recibidas
«Es difícil hacer predicciones, especialmente sobre el futuro». Esta cita de Mark Twain también se aplica a la facturación electrónica, salvo que se trata de una cuestión de «cuándo» y no de «si» la facturación electrónica sustituirá a gran escala a la facturación en papel. La Comisión Europea ya ha hecho todo lo necesario para fomentar el abandono de las facturas en papel al hacer obligatoria gradualmente la facturación electrónica. Mientras que en la Unión Europea, en 2017, el 70 % de todas las facturas todavía se intercambiaban en papel y el 22 % en forma de archivos PDF que no pueden procesarse electrónicamente, la marea ha ido cambiando. Los formatos de factura estructurados e híbridos representan ahora más del 50% de las facturas. Se prevé que esta tendencia continúe y que el número de facturas en papel y PDF se reduzca al mínimo. Los países del sur y el este de la UE, como Italia, España, Croacia y Hungría, están superando a Alemania en la aplicación de la Directiva europea 2014/55/UE. No obstante, la facturación electrónica será ampliamente aceptada en Alemania, y se aconseja a las empresas que se doten de soluciones digitales para la facturación electrónica.
