Documentos justificativos en contabilidad
En pocas palabras, las facturas recibidas son solicitudes formales por escrito de un vendedor, proveedor o prestador de servicios que deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta de mayor y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de las facturas recibidas puede ser un proceso sencillo o complejo, dependiendo de las normas de su empresa, y debe seguir las normas de cumplimiento.
En las grandes empresas, el procesamiento de las facturas suele correr a cargo del departamento de cuentas por pagar. En las pequeñas y medianas empresas, el procesamiento de las facturas puede recaer en los departamentos de contabilidad general, los directores de oficina o los propietarios.
Las facturas recibidas de un vendedor o proveedor deben ser verificadas, aprobadas, asignarles una codificación de cuenta de mayor y prepararlas para el procesamiento del pago. La gestión de estas facturas puede ser un proceso sencillo o complejo en función de las normas de su empresa, y sea cual sea el enfoque que elija, debe seguir las normas de cumplimiento.
La forma de procesar las facturas varía de una empresa a otra. Pero tanto si procesas y registras las facturas manualmente como si utilizas software de procesamiento de facturas y automatización, algunos principios contables básicos son los mismos. He aquí 5 pasos habituales para procesar facturas.
¿Qué es la documentación justificativa para la universidad?
Tanto si presenta un reembolso de gastos de representación (ENT), un reembolso de gastos de viaje (TR) o un comprobante de desembolso (DV), deberá enviar la documentación justificativa para que sea escaneada. La guía que figura a continuación le ayudará a determinar qué recibos, facturas o justificantes de pago debe presentar para que se le reembolse el dinero a su debido tiempo.
Normalmente no se permitirán reembolsos por compras realizadas con tarjeta regalo, puntos de recompensa, tarjetas prepago específicas de un proveedor (tarjeta de fotocopias, tarjetas telefónicas, etc.), certificados de regalo, etc. Si puede aportarse un justificante de pago del método no monetario, como el recibo de una compra con tarjeta regalo, puede incluirse en la solicitud para complementar los demás recibos. No se efectuarán reembolsos por viajes reservados utilizando puntos obtenidos con programas de fidelidad de compañías aéreas, hoteles o alquiler de coches, o un crédito de una empresa de transporte/hostelería.
Los documentos justificativos deben presentarse con el DV. Seleccione una de las tres opciones de la pestaña Escaneado de imágenes del documento electrónico para adjuntar sus documentos justificativos. Consulte las instrucciones en la siguiente sección para más detalles.
Documentos justificativos del reembolso
Es una buena idea conservar todos los documentos de la empresa: recibos, extractos, registros de nóminas y facturas. Conservar las facturas, en particular, puede ayudarte a equilibrar tu presupuesto y a gestionar tus cuentas por pagar y por cobrar, ya que te da una idea clara de cuánto has facturado. Estos consejos pueden ayudarte a gestionar mejor tus registros para que no te sientas abrumado por el exceso de papeleo archivado.
No sólo es una buena idea llevar registros sólidos: Hacienda también te lo exige como propietario de una empresa. La regla general es conservar las facturas durante al menos tres años. Lo mismo ocurre con la mayoría de los documentos justificativos, incluidos los recibos, extractos bancarios, registros de nóminas y cualquier otra documentación relacionada con los ingresos, deducciones o créditos en su declaración de la renta.
La carga de la prueba recae sobre usted como empresario, que debe respaldar con documentación cada uno de los elementos que incluya en su declaración de la renta. Si no está seguro de si debe conservar un determinado documento, peca siempre de precavido y consérvelo.
Ejemplos de justificantes
Tanto si presenta un reembolso de gastos de representación (ENT), un reembolso de gastos de viaje (TR) o un comprobante de desembolso (DV), tendrá que enviar sus justificantes para que sean escaneados. La guía que figura a continuación le ayudará a determinar qué recibos, facturas o justificantes de pago debe presentar para que se le reembolse a tiempo.
Normalmente no se permitirán reembolsos por compras realizadas con tarjeta regalo, puntos de recompensa, tarjetas prepago específicas de un proveedor (tarjeta de fotocopias, tarjetas telefónicas, etc.), certificados de regalo, etc. Si puede aportarse un justificante de pago del método no monetario, como el recibo de una compra con tarjeta regalo, puede incluirse en la solicitud para complementar los demás recibos. No se efectuarán reembolsos por viajes reservados utilizando puntos obtenidos con programas de fidelidad de compañías aéreas, hoteles o alquiler de coches, o un crédito de una empresa de transporte/hostelería.
Los documentos justificativos deben presentarse con el DV. Seleccione una de las tres opciones de la pestaña Escaneado de imágenes del documento electrónico para adjuntar sus documentos justificativos. Consulte las instrucciones en la siguiente sección para más detalles.
