Qué es la conciliación de facturas en sap
La conciliación de los estados de cuenta de los proveedores es un control crítico para que Cuentas por Pagar garantice la exactitud de sus libros de contabilidad. En un mundo ideal, la automatización del proceso permitiría conciliar un volumen mucho mayor de extractos, las excepciones se resolverían de forma proactiva y se pagaría a más proveedores a tiempo.
Las cuentas por pagar son simplemente incapaces de manejar un volumen significativo de forma rutinaria, lo que se ve agravado por los proveedores que, buscando confirmación de que su factura ha sido recibida, envían más consultas y consumen más tiempo de las cuentas por pagar. Las empresas que intentan conciliar los extractos manualmente son las que peor lo pasan: el proceso es largo, tedioso y, con demasiada frecuencia, se descuida debido al volumen de extractos que hay que conciliar. No conciliar los estados de cuenta o hacerlo sólo con fines de extinción de incendios no es el enfoque correcto; en cambio, vale la pena ser proactivo automatizando los estados de cuenta de los proveedores cuando llegan y concentrar el tiempo de los usuarios de Cuentas por Pagar en la gestión de las excepciones. Las empresas que sean capaces de conciliar los extractos de forma proactiva resolverán los errores antes de que se conviertan en problemas más costosos, mejorarán el rendimiento de los plazos y reducirán las consultas a los proveedores.
Trabajos de conciliación de facturas
La reconciliación de datos (DR) es un término que describe una fase de una migración de datos en la que los datos de destino se comparan con los datos de origen originales para garantizar que la arquitectura de migración ha transferido los datos correctamente.
La reconciliación consiste en comparar diferentes conjuntos de datos para comprobar que coinciden. El proceso garantiza que los conjuntos de datos son correctos, comparables y coincidentes. En el mundo de las finanzas y la contabilidad, las empresas necesitan garantizar la validez de sus transacciones y la exactitud de las cuentas de la empresa. Para ello, concilian sus distintas cuentas al final de un determinado periodo contable y confirman sus saldos.
La conciliación de cuentas es importante para que cualquier empresa pueda demostrar o documentar su saldo contable. La conciliación periódica de las cuentas ayudará a encontrar discrepancias en las transacciones o en los importes, si los hay. Estas discrepancias (también llamadas rupturas) se investigan más a fondo y se hacen las correcciones necesarias en las cuentas para garantizar los saldos correctos.
Resumen de la conciliación de facturas
Rachel Leigh Gross es una escritora de The Balance, que cubre temas que van desde el espíritu empresarial hasta las finanzas de las pequeñas empresas y la terminología empresarial. A lo largo de su carrera, Rachel ha desempeñado funciones directivas en empresas emergentes y organizaciones sin ánimo de lucro dedicadas a apoyar y tutelar a los emprendedores, ha escrito para publicaciones como Thrive Global y ha detallado su trayectoria empresarial en podcasts como The Catalyst Effect.
Khadija Khartit es una experta en estrategia, inversión y financiación, y educadora de fintech y finanzas estratégicas en las mejores universidades. Ha sido inversora, empresaria y asesora durante más de 25 años. Es titular de las licencias FINRA Series 7, 63 y 66.
Si usted es un propietario único, un contratista independiente o el dueño de una pequeña empresa, es probable que se ocupe de una cantidad considerable de facturas de forma regular y que constantemente tenga dinero entrando y saliendo de las cuentas bancarias.
Para ayudar a gestionar estas finanzas, es importante verificar los importes que se encuentran en los extractos bancarios con las diferentes facturas entrantes y salientes que tiene. Esto se llama «conciliación de facturas» y es una acción clave para asegurarse de que sus cuentas son exactas. Para realizar la conciliación de facturas de forma eficiente, aprenda por qué es importante, qué implica y cómo mejorar su proceso.
Software de conciliación de facturas
La conciliación en contabilidad utiliza dos conjuntos de registros para garantizar que las cifras coinciden entre sí. Es la confirmación de que el dinero que sale de una cuenta coincide con la cantidad de dinero que se gasta y se asegura de que ambos están equilibrados al final del período de registro.
La conciliación de facturas es importante para mantener los registros contables al día y evitar el fraude. Al cotejar la información de los extractos bancarios con las facturas que salen o entran, se mantiene al tanto de quién le ha pagado y quién no, y de qué facturas tiene pendientes.
Introducir los datos que necesita para la conciliación no debería ser un trabajo duro ni requerir mucho tiempo. No todo el mundo que tiene un negocio tiene tiempo, interés o habilidades para gestionar las cifras en una hoja de cálculo. Para simplificar este proceso, la mejor solución es utilizar un programa de software de contabilidad en línea para cotejar los pagos del extracto bancario con las facturas pendientes.
El software puede aliviar gran parte de la tensión de la conciliación de facturas. También le ayudará a guiar su proceso administrativo. En primer lugar, organice las facturas de sus proveedores por meses, de modo que pueda ejecutar informes que muestren los pagos atrasados. Esto le ayudará a tener un proceso de conciliación sencillo y sin problemas. Es probable que los proveedores tengan sus propias formas de etiquetar y formatear sus facturas. Asegúrese de saber dónde puede encontrar información importante como los números de referencia, la fecha de vencimiento y otros datos clave.
