El diario de compras se utiliza para registrar
En el mundo de las cuentas por pagar, una de las tareas más difíciles es gestionar la avalancha de facturas de proveedores que llegan cada mes. Según un informe de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (Association of Certified Fraud Examiners, ACFE), las pequeñas empresas sufren el doble de fraude en la facturación que las grandes. Una técnica que utilizan los equipos de cuentas a pagar para asegurarse de que las facturas son legítimas se denomina comparación a tres bandas. Además de detectar actividades delictivas, el cotejo a tres bandas puede beneficiar a una organización de otras maneras, especialmente cuando el proceso está automatizado.
El cotejo a tres bandas es un proceso de facturación AP que determina si una factura de un proveedor debe pagarse. En pocas palabras, el cotejo a tres bandas consiste en cotejar la factura con su correspondiente orden de compra (PO) y recibo de entrega para asegurarse de que todos los detalles pertinentes, como el importe del pedido y el número de artículos solicitados, coinciden. Hacer esto puede ayudar a las empresas a erradicar las transacciones falsas o no autorizadas, que pueden costar a una empresa aproximadamente el 5% de sus ingresos anuales, según el informe de la ACFE.
Comprar artículos de papelería
Un comprobante es un documento justificativo de los asientos registrados en los libros contables. Un vale se prepara cuando se recibe una factura del proveedor y se efectúa el pago. Sirve como prueba de la realización de una transacción y mantiene un control efectivo sobre el proceso de cuentas a pagar.
La creación de comprobantes garantiza la autorización de cada pago y la recepción del artículo adquirido. Proporciona un mecanismo de control interno eficaz. También son muy útiles durante las auditorías. Sirven como prueba de las transacciones que figuran en los estados financieros.
(4) Comprobantes: sirven como prueba documental de transacciones realizadas en el pasado. Ejemplo: se puede adjuntar la factura de un gasto junto con el comprobante principal para justificarlo. Las facturas de combustible se adjuntan a los comprobantes de transporte.
La papelería es deudora o acreedora en el balance de sumas y saldos
En general, los suministros se consideran un activo circulante hasta el momento en que se utilizan. Una vez utilizados, se convierten en gastos. Los suministros pueden considerarse un activo circulante si su valor en dólares es significativo. Si el coste es significativo, las pequeñas empresas pueden registrar el importe de los suministros no utilizados en su balance en la cuenta de activo bajo Suministros. A continuación, la empresa registraría los suministros utilizados durante el período contable en la cuenta de resultados como gastos de suministros.
Los suministros se convierten en gastos una vez que la empresa los utiliza. Sin embargo, hay otro caso en el que una empresa puede tratar los suministros como un gasto en lugar de como activos corrientes. Si el valor de los suministros no se considera significativo y, como resultado, no tendría un impacto en los informes financieros de la empresa, ésta puede cargar la cuenta de gastos de suministros en el momento de la compra. De este modo, los suministros se consideran un gasto inmediato desde el momento de la compra. Las empresas pueden hacer esto, aunque vaya en contra de las normas contables, debido a un principio contable conocido como materialidad.
Papelería comprada ecuación contable
En pocas palabras, las facturas recibidas son solicitudes formales por escrito de un vendedor, proveedor o prestador de servicios que deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta de mayor y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de las facturas recibidas puede ser un proceso sencillo o complejo, dependiendo de las reglas de su empresa, y debe seguir las normas de cumplimiento.
En las grandes empresas, el procesamiento de las facturas suele correr a cargo del departamento de cuentas por pagar. En las pequeñas y medianas empresas, el procesamiento de las facturas puede recaer en los departamentos de contabilidad general, los directores de oficina o los propietarios.
Las facturas recibidas de un vendedor o proveedor deben ser verificadas, aprobadas, asignarles una codificación de cuenta de mayor y prepararlas para el procesamiento del pago. La gestión de estas facturas puede ser un proceso sencillo o complejo en función de las normas de su empresa, y sea cual sea el enfoque que elija, debe seguir las normas de cumplimiento.
La forma de procesar las facturas varía de una empresa a otra. Pero tanto si procesas y registras las facturas manualmente como si utilizas software de procesamiento de facturas y automatización, algunos principios contables básicos son los mismos. He aquí 5 pasos habituales para procesar facturas.
