Plantilla Excel sencilla para prever el flujo de caja
Prever las facturas con precisión es crucial para cualquier empresa que desee gestionar su flujo de caja, planificar su presupuesto y evitar retrasos en los pagos o litigios. Sin embargo, la facturación manual puede llevar mucho tiempo, dar lugar a errores y ser incoherente. Por eso muchas empresas están recurriendo a herramientas de IA para automatizar y optimizar su proceso de facturación. Siga leyendo para saber cómo las herramientas de IA pueden ayudarle a prever las facturas con precisión, qué ventajas pueden aportarle y a qué retos puede enfrentarse.
Las herramientas de IA pueden ahorrar tiempo y recursos al reducir el trabajo manual y los errores humanos. Además, la precisión y la coherencia mejoran al seguir formatos y procedimientos estándar. Al proporcionar facturas puntuales, claras y personalizadas, se puede mejorar la satisfacción y fidelidad de los clientes. Las herramientas de IA también pueden aumentar el flujo de caja y la rentabilidad acelerando el cobro y reduciendo las deudas incobrables. La toma de decisiones estratégicas también se ve favorecida por el suministro de información y previsiones basadas en datos.
Algunos de los retos son la calidad y seguridad de los datos, la integración, la regulación y la supervisión humana. Para garantizar el buen funcionamiento de las herramientas de IA, las fuentes de datos deben estar limpias, actualizadas y protegidas frente a accesos no autorizados o manipulaciones. Además, las herramientas de IA deben integrarse con los sistemas existentes y ser compatibles con las preferencias y plataformas de los clientes. Deben cumplirse las leyes y normativas pertinentes, como las relativas a la privacidad de los datos, la fiscalidad o las normas del sector. Por último, debe haber supervisión humana para revisar, corregir o anular los resultados o las decisiones de las herramientas de IA.
Previsión de tesorería
La previsión de tesorería es el proceso de creación de un modelo de cuándo se espera que se produzcan los futuros ingresos y gastos de tesorería. Esta información es necesaria para tomar decisiones de recaudación de fondos e inversión. La previsión de tesorería puede dividirse en dos partes: los flujos de caja a corto plazo, que son muy predecibles (suelen abarcar un periodo de un mes), y los flujos de caja a medio plazo, que se basan en gran medida en ingresos que aún no se han producido y en facturas de proveedores que aún no han llegado.Previsión directa frente a previsión indirectaLa previsión a corto plazo se conoce como previsión directa, mientras que la previsión a más largo plazo se conoce como previsión indirecta. La previsión directa puede ser bastante precisa, mientras que la indirecta arroja resultados cada vez más tenues cuando no ha pasado mucho más de un mes. También es posible crear una previsión de tesorería a largo plazo que sea esencialmente una versión modificada del presupuesto de la empresa, aunque su utilidad es relativamente baja. En concreto, se produce un descenso inmediato de la precisión en cuanto la previsión a medio plazo sustituye a la previsión a corto plazo, ya que en la previsión a medio plazo se utiliza información menos fiable.
Planificación y previsión de tesorería y liquidez en Excel
Predecir el futuro financiero de su empresa no es fácil, especialmente si está empezando un negocio y no tiene un historial comercial. Sin embargo, hacer previsiones y ajustes con frecuencia te permitirá ser más preciso.
Las previsiones mensuales o semanales pueden ser necesarias al iniciar su negocio, experimentar un rápido crecimiento o tener dificultades financieras. Las previsiones periódicas le permiten supervisar de cerca sus finanzas y desarrollar estrategias para solucionar los problemas antes de que se conviertan en cuestiones importantes.
Calcular las ventas que generará su empresa durante el periodo de previsión puede resultar difícil. Si está empezando un nuevo negocio, puede basar sus estimaciones en estudios de mercado y en referencias del sector. Si se trata de una empresa consolidada, hay que tener en cuenta los datos de ventas anteriores durante el mismo periodo. También tendrás que tener en cuenta el mercado actual y otras condiciones económicas.
Consejo: Revise periódicamente las cifras de ventas reales con respecto a sus previsiones, revisándolas en consecuencia si los resultados difieren de los esperados. Ser capaz de identificar la razón de la diferencia puede ayudarle a abordar un problema antes de que se convierta en una cuestión importante.
Previsión de tesorería con flotación
Prever la cantidad de efectivo que se espera que fluya dentro y fuera de una empresa es muy parecido a un capitán que estudia la dirección de las mareas para dirigir su barco en la dirección correcta. Las previsiones de tesorería proporcionan a los directivos de las empresas información importante sobre los cambios probables en la posición de tesorería de una empresa y son una herramienta fundamental para trazar un rumbo de éxito hacia el futuro.
Las grandes empresas multinacionales dedican departamentos enteros a la gestión de la tesorería, lo que incluye la previsión del flujo de caja. Las pequeñas empresas suelen disponer de menos recursos internos dedicados a la gestión de tesorería, pero puede afirmarse que el proceso es aún más crítico para su longevidad: Los estudios del sector indican que hasta el 82% de las pequeñas empresas fracasan debido a una mala gestión de la tesorería. Pero en cualquier caso, apoyarse en la automatización para la previsión del flujo de caja puede evitar que todas las empresas floten a la deriva.
El flujo de caja mide las fuentes y usos de efectivo de una empresa. Cuando un cliente paga por bienes y servicios, ese dinero es una fuente de efectivo, también llamada «entrada de efectivo». Cuando una empresa necesita pagar sus propias facturas, como las de los servicios públicos de su almacén, eso se considera un uso de efectivo, lo que se conoce como «salida de efectivo». Cuando la cantidad de efectivo entrante es mayor que la cantidad de efectivo saliente, una empresa tiene un flujo de caja positivo. Eso son buenas noticias. Pero cuando una empresa tiene más salidas de efectivo que entradas, tiene un flujo de caja negativo – una condición que la empresa puede ser capaz de capear durante períodos cortos de tiempo, pero puede llegar a ser problemática a largo plazo.
