Proceso de cobro de deudas
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El correo electrónico es una herramienta increíblemente eficaz para el control del crédito. En Chaser hemos comprobado que aproximadamente el 90% de las facturas pendientes pueden cobrarse con éxito sólo con el seguimiento por correo electrónico. A pesar de lo poderoso que es, un número sorprendente de equipos financieros no mantienen su espada de correo electrónico afilada y es probable que vean un éxito drásticamente inferior con su control de crédito.
Las aberraciones más comunes de los correos electrónicos de facturas pendientes incluyen un tono poco amistoso, la apariencia de automatización/falta de humanidad, un enfoque agresivo o prejuicioso de las facturas pendientes, e incluso la persecución de los pagos de la persona equivocada por completo.Entendemos que escribir correos electrónicos de seguimiento de facturas desde cero es lento y complejo, o que las plantillas de correos electrónicos de persecución de pagos pendientes existentes son ineficaces o ya no tienen un buen impacto debido al uso excesivo. Entendemos que algunos clientes responden de forma venenosa, ambigua o simplemente no lo hacen. Luego tienes a tus clientes que pagan constantemente con retraso sin importar nada. Eso es… hasta que leas esta guía, claro.Olvídate de eso: esos problemas son cosa del pasado. Hoy compartimos nuestras 4 plantillas de correo electrónico más efectivas para hacer un seguimiento de las facturas pendientes y conseguir que te paguen rápidamente. Si quieres más, echa un vistazo a nuestra amplia lista de plantillas de correo electrónico de seguimiento de pagos. Estas plantillas permiten a las empresas mitigar los riesgos que se desprenden de los datos proporcionados por los principales programas de contabilidad y la Federación de Pequeñas Empresas (FSB).
Plantilla de factura
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La factura es el último paso de una transacción comercial bien ejecutada. Es en este punto donde ambas partes deberían estar contentas, ya que el cliente ha recibido lo que pidió y usted ha cobrado. Pero si las facturas no se pagan, puede ser frustrante perseguir los pagos de forma educada sin ser grosero o agresivo.
Como profesional de las cuentas por cobrar, usted puede influir en la rapidez con la que se resuelven estos elementos. Un compromiso cortés y directo es la clave. Muchos avisos de impago parecen automatizados y se perciben como fríos e impersonales, por lo que son fácilmente ignorados. Hemos creado seis plantillas de correo electrónico para solicitar amablemente el pago de las facturas y conseguir que se paguen las facturas vencidas.
Significado de la factura en árabe
Una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en el anverso de la misma. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para la referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden figurar en la factura, así como la información relativa a los descuentos, los detalles de pago anticipado o los gastos de financiación aplicados en caso de retraso en los pagos. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío y los impuestos asociados, y expone el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto de fin de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, la declaración debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. Actualmente, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también permiten buscar y clasificar más fácilmente transacciones concretas o fechas específicas.
Técnicas exitosas de cobro de deudas
«El cheque está en el correo». Esta expresión es un punto de dolor para muchas pequeñas empresas. El cobro de las facturas vencidas es un trabajo necesario al que, por desgracia, la mayoría de las empresas se enfrentan en un momento u otro. Dedicar recursos a este trabajo puede ser frustrante, ya que resta tiempo y atención a la atención de otros clientes y a la mejora de las competencias básicas de la empresa. Pero las empresas necesitan dinero para sobrevivir, así que los empresarios hacen lo necesario para asegurarse de que el dinero siga fluyendo. A continuación se ofrecen algunas ideas para ayudar a mantener el control de la gestión de las cuentas por cobrar y para que las operaciones sean fluidas mientras se gestionan las facturas impagadas.
Es cierto que los empresarios llevan muchos sombreros. El de agente de cobros tiene que ser uno de los más difíciles. Una acción proactiva y metódica debería ayudar a facilitar el proceso de las cuentas por cobrar.
¿Está seguro de que su cliente sabe siquiera cuándo vence su factura? Todos los contratos iniciales deben indicar claramente las condiciones, ya sea el pago a la recepción de la factura, el pago contra reembolso, el pago neto a 30 o cualquier otra cosa. En cada factura también deben figurar las condiciones y la fecha de vencimiento de forma llamativa. Es posible que algunas grandes empresas sólo trabajen con proveedores bajo ciertas condiciones de pago, como el neto 60, independientemente de sus políticas. Asegúrate de leer detenidamente los contratos con los proveedores para ser consciente de ello de antemano y no perder el tiempo persiguiendo un dinero que el departamento de cuentas por pagar del cliente pretende pagar más tarde.
