Estudio de caso de transformación digital de SLW: Facturación
El 16 de septiembre de 2021, el Gobierno francés publicó la ordenanza relativa a la nueva obligación de transmitir los datos de facturación y pago electrónicos, anunciada en el artículo 195 de la Ley de Finanzas de 2021.1 La ordenanza especifica el marco general para los operadores económicos y los flujos de ventas y compras sujetos a la nueva obligación.
La obligación de emitir, transmitir y recibir facturas electrónicas afecta únicamente a las empresas sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) establecidas en Francia. Este requisito se aplica a las facturas de ventas de bienes y servicios «nacionales» entre contribuyentes (B2B). También se aplica a las notas de crédito y a las facturas de depósito.
Para las empresas sujetas al IVA y establecidas en Francia, la transmisión electrónica obligatoria de los datos de facturación afecta a sus ventas y compras sujetas a la facturación electrónica obligatoria, pero que están gravadas por el IVA en Francia o que se realizan desde Francia. Se trata, en particular, de las ventas y compras realizadas con profesionales situados en el extranjero, así como de las ventas a Mónaco, por ejemplo (operaciones B2B internacionales) y de las ventas realizadas en Francia a particulares (operaciones B2C). Las transacciones B2G (facturación a organizaciones gubernamentales, que es electrónica desde 2020) también se ven afectadas por esta transmisión obligatoria de datos.
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El procesamiento de las facturas recibidas sigue siendo con demasiada frecuencia una tarea tediosa para las empresas, ya que acapara varios departamentos y requiere un seguimiento minucioso. Una conclusión confirmada por un estudio de Eway de 2018, que estima que un contable solo puede procesar 6.000 facturas en papel en un año, frente a 90.000 si está equipado con una solución digital dedicada. Descubra cómo ganar eficiencia y ahorrar dinero, al tiempo que asigna a sus equipos tareas de mayor valor añadido.
Si hay una discrepancia con los datos indicados en el pedido o la entrega, después de la investigación, la factura tendrá que ser devuelta por correo al remitente antes de iniciar una nueva ronda. Si, por el contrario, no se encuentra ninguna irregularidad, la factura puede enviarse a los responsables de la toma de decisiones, a los que el departamento de contabilidad puede tener que recordar varias veces para obtener el «Good to Pay». A continuación, validarán el pago y se archivará la factura. Cuidado, estos recordatorios no sólo requieren una acción a veces repetitiva por parte del empleado, sino que también pueden conducir a un retraso en el pago que puede deteriorar las relaciones con los proveedores, o incluso dar lugar al pago de sanciones.
PDF/A-4, PDF/X-6 y otros nuevos estándares PDF
La factura electrónica es el futuro próximo y en muchos casos el presente (una obligación en relación con la AAPP). Sin embargo, hay una serie de elementos que hay que tener en cuenta para implantar con éxito la factura electrónica. Entre los que podemos destacar:
En el caso de contar con un sistema de contabilidad/facturación existente, easyEi es la herramienta ideal para convertir la información/anotaciones contables en facturas electrónicas. Existen varios formatos para la carga de dicha información/facturas para agilizar el proceso de emisión.
Flujo de trabajo extensible con estados muy diferentes, que permitirán procesos sencillos y otros más complejos con funcionalidades de: código contable, circuitos de aprobación, validación de facturas/saldo automático y resolución de excepciones. Dando lugar a un fichero contable para el ERP, si así se desea.
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Algunos de los principales problemas a los que se enfrentan las empresas son el exceso de procesos manuales, los altos costes de la cadena de suministro y los errores en los documentos de la cadena de suministro. El intercambio electrónico de datos (EDI) ha ayudado a muchas empresas a superar estos problemas mediante la automatización de los procesos. Pero ahora está ganando popularidad una nueva tecnología llamada facturación electrónica. Comparamos las dos y mostramos cuándo debe utilizarse cada una.
Esta tecnología existe desde hace mucho tiempo. Como resultado, se ha convertido en la norma en algunas industrias diferentes. Algunas de las principales industrias son el comercio minorista, las tiendas de comestibles y la logística. Las empresas que operan en un sector en el que se utiliza habitualmente el EDI deberían considerar su uso.
La facturación electrónica es ideal para las empresas que buscan una forma rápida de automatizar sus procesos de facturación. Si envía y recibe muchas facturas, y no le preocupan realmente otros datos de la cadena de aprovisionamiento, la facturación electrónica podría ser la opción adecuada para usted.
La facturación electrónica también es útil para las empresas que trabajan con organismos públicos. A medida que un mayor número de agencias gubernamentales se pasan a la facturación electrónica, es probable que también incorporen a sus proveedores. También puede beneficiarse de los pagos en 5 días para los contratos de menos de 1 millón de dólares de las agencias gubernamentales que están habilitadas para la facturación electrónica.
