Ejemplo de correo electrónico de solicitud de factura
Los solicitantes presentan los formularios BEAR en línea en el sistema heredado del programa Escuelas y Bibliotecas (E-Rate). Las entidades facturadas recibirán el pago directamente en su cuenta bancaria. Para iniciar los pagos BEAR directos, el solicitante debe haber cumplimentado un formulario FCC 498 para obtener un ID de solicitante 498.
Usted presenta el formulario FCC 474 (Service Provider Invoice (SPI) Form) si ha facturado al solicitante el importe sin descuento (la parte del coste correspondiente al solicitante) y desea que se le reembolse el importe con descuento.
Los solicitantes y proveedores de servicios pueden solicitar y recibir automáticamente una única prórroga de 120 días del plazo para presentar la factura correspondiente al formulario FCC 472 (formulario BEAR) o al formulario FCC 474 (formulario SPI). Las solicitudes de prórroga del plazo de facturación deben presentarse en la fecha límite de facturación o antes para que la solicitud se considere presentada a tiempo.
Para muchos proveedores de servicios, la facturación es el último paso del proceso. Sin embargo, si tiene cambios, correcciones u otras actividades fuera del proceso regular de solicitud, debe revisar la información en la sección Antes de terminar.
Ejemplos de cartas de factura
Saber cómo redactar un correo electrónico de factura es un factor fundamental para cobrar a tiempo. Su principal objetivo es hacer saber al destinatario lo que quiere de forma clara, concisa y educada. Normalmente se envían como archivos adjuntos, por lo que necesitará una plantilla estandarizada de factura por correo electrónico que le sirva de breve carta de presentación y agilice su eficacia.
Con nuestra plantilla de correo electrónico para facturas, no necesitarás realmente consejos de redacción. Basta con rellenar los espacios en blanco para personalizar y crear el correo electrónico perfecto listo para enviar. Sin embargo, en aras de la exhaustividad, vamos a incluir aquí algunos puntos para aclarar por qué optamos por esta plantilla de factura y recibo en particular.
Incluso con la plantilla perfecta, las reacciones a su correo electrónico de factura pueden ser negativas. Puedes evitar retrasos e insatisfacción por parte de tus clientes si te comprometes a ser transparente en tu estructura de precios y comunicas con antelación cualquier diferencia en las expectativas. Si hay cambios importantes en el total previsto, tendrás que enviar un correo electrónico preliminar en el que describas por qué la próxima factura se desvía del importe acordado previamente.
Cómo redactar una factura
Las pequeñas empresas necesitan cobrar a tiempo para mantener su tesorería. Es importante encontrar formas de cobrar más rápido. Entrepreneur recomienda ser claro sobre los plazos de pago y los costes desde el principio. Una buena comunicación establece las expectativas del cliente y ayuda a recibir los pagos con mayor rapidez.
Una forma de hacerlo es incluir una carta de facturación ganadora con la factura. Una buena carta de factura establece un tono profesional pero amistoso que establece cuándo vence el pago y a quién dirigirse para cualquier pregunta.
Una carta factura o carta de detalles de pago es una carta financiera en la que se indican los detalles de una factura con la intención de animar a un cliente a pagar. Las cartas factura se envían con una factura para explicar los detalles del pago y pedir al destinatario que complete la transacción dentro de un plazo claramente establecido. Las cartas factura son una comunicación muy utilizada por empresas de todos los tamaños en una amplia gama de situaciones.
Para redactar una carta de factura de pago, puede utilizar un documento en blanco. O puede descargar una plantilla de carta factura comercial. MS Office dispone de una sencilla plantilla gratuita de carta factura que puedes descargar para Word. Las plantillas de cartas factura hacen que crear cartas factura sea rápido y fácil.
Le rogamos que abone la factura
Dirigir una empresa es como subirse a una montaña rusa. Habrá altibajos desde el principio. Por desgracia, uno de esos altibajos suele ser que un cliente no te pague a tiempo. Es un tema incómodo, pero es mejor abordarlo sin rodeos.
Tanto si se trata de una simple factura de un autónomo como de un gran proyecto de desarrollo, tu empresa puede beneficiarse de seguir un proceso establecido de facturas vencidas. Esto significa que puede mantener una actitud coherente hacia los clientes y dedicar menos tiempo a redactar largos correos electrónicos personalizados.
Ofrece siempre a tus clientes el beneficio de la duda, ya que no sabes qué factores podrían estar retrasando el pago por su parte. Sea siempre cortés, facilite los recursos necesarios y ofrezca una línea de comunicación directa. Así, sus clientes se sentirán respetados y será mucho más probable que se conviertan en clientes morosos.
Se beneficiará de tener un proceso estandarizado para perseguir los pagos atrasados. Es útil disponer de varias plantillas de correo electrónico para solicitar el pago a los clientes antes, durante y después de la fecha de vencimiento de la factura. A continuación, se puede ajustar el lenguaje para obtener el mejor resultado posible.
