Base de datos de facturas excel
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Aquí es donde estoy bastante atascado en el diseño de tablas de facturas. No estoy seguro de cómo se debe hacer. Las facturas se generarán cada 2 semanas. Desde el ejemplo de resultado invoice.amount es 55.00 porque ha sido calculado desde la tabla orders.company_id = 2
Normalmente esto se hace teniendo un conjunto separado de transacciones de efectivo, y una tabla puente que tiene la asignación de los pagos en efectivo a las facturas. Si los valores son iguales o el pago en efectivo viene con una única referencia de factura, se puede hacer la asignación automáticamente. Si hay una relación M:M entre las facturas y los pagos, tendrá que hacer un proceso de correspondencia manual (hacer esto automáticamente es en realidad una variante del problema de la mochila).
Diseño de la base de datos de facturas de pedidos
Estoy diseñando la segunda gran iteración de una base de datos relacional para el CRM de una franquicia (con mucha refactorización) y necesito ayuda sobre las mejores prácticas de diseño de bases de datos para almacenar las facturas de los trabajos y las líneas de las facturas con una fuerte pista de auditoría de cualquier cambio realizado en cada factura.
Todos los pagos recibidos por una factura se almacenan en una tabla de pagos (por ejemplo, efectivo, tarjeta de crédito, cheque, depósito bancario). ¿Tiene sentido almacenar un estado «Pagado» en la tabla de Facturas si todos los ingresos relacionados con las facturas de un trabajo determinado pueden deducirse de la tabla de Pagos?
Puedo hacer un seguimiento de las revisiones de una factura almacenando los cambios de estado junto con el total de la factura y el usuario auditor en una tabla de revisiones de facturas (véase InvoiceRevisions más arriba), pero hacer un seguimiento de una tabla de revisiones de líneas de facturas parece difícil de mantener. ¿Qué opinas? Edición: las partidas deberían ser inmutables. Esto se aplica a una factura «borrador».
Editar: Buena retroalimentación, chicos. Las facturas y las líneas de factura son por definición inmutables, por lo que el seguimiento de los cambios no tiene sentido. Sin embargo, un «borrador» de factura debe ser editable por más de una persona (por ejemplo, el gerente aplica el descuento después de que el técnico crea la factura) antes de que se emita…
Estructura de las tablas de la base de datos de facturas
Puede utilizar BRM para generar facturas y proporcionarlas a los clientes. Una factura muestra la información del saldo de la factura de un cliente. Cuando se utiliza el Centro de Atención al Cliente para visualizar las facturas, éstas muestran el saldo total tanto en la moneda primaria como en la secundaria (si se configuran dos monedas con los tipos de cambio adecuados), pero sólo muestran la moneda primaria para los eventos individuales.
En el caso de las cuentas de un grupo jerárquico, los datos de facturación de cada unidad de factura subordinada de una cuenta secundaria se transfieren a la factura de la cuenta de deudores principal. Esta factura se denomina factura consolidada porque contiene los datos de facturación de las unidades de factura subordinadas de cada cuenta secundaria, además de los datos de facturación de la unidad de factura de la cuenta de deudores. Para obtener información sobre los grupos de cuentas jerárquicas, consulte «Creación y gestión de grupos de cuentas jerárquicas» en BRM Gestión de cuentas de deudores.
Si se utilizan facturas detalladas, la generación de la factura consolidada puede suponer un uso intensivo del sistema, y la factura consolidada puede ser extremadamente grande. Por lo tanto, puede establecer umbrales de facturación para controlar el tamaño de la factura consolidada y los datos subordinados que contiene. Véase «Acerca de la facturación para grupos de cuentas jerárquicos».
Ejemplo de base de datos de facturas Mysql
¿Qué es la captura de facturas y por qué es importante? La captura y el procesamiento de los datos de las facturas es una función vital del departamento de cuentas por pagar de cualquier empresa. Se trata del proceso de extracción de datos relevantes, como el número de factura, el nombre del proveedor, la dirección, el importe, etc., de las facturas, la validación de la información extraída, su carga en un software ERP, la comprobación de la coincidencia (con los recibos y los pedidos) y, finalmente, el inicio de los pagos. Una captura metódica de los datos de las facturas evita los retrasos y los errores en las transacciones, y permite un «cierre de cuentas» sin problemas:
Desafíos en la captura de datos de facturasLas facturas se manejan a menudo en diferentes formatos/disposiciones en las empresas: como copia impresa, como archivos adjuntos de correo electrónico y como intercambio electrónico de datos (EDI); el 43,8% de las facturas se siguen recibiendo por fax hoy en día. El procesamiento de las facturas en estos múltiples formatos puede requerir mucho tiempo y esfuerzo. Esto a menudo conduce a errores y a los consiguientes retrasos en el procesamiento de los documentos.Flujo de trabajo de procesamiento de facturas manualesUn informe de Billentis de 2017 mostró que las organizaciones siguen utilizando métodos de gestión de facturas manuales para procesar más del 90% de sus facturas. Se producen retrasos considerables en el procesamiento de las facturas cuando la gestión de las mismas es manual. Una encuesta reciente descubrió que casi el 45% de las facturas tardan una semana o más en procesarse cuando se requieren cinco o más personas para procesar y/o aprobar la factura.Los desafíos comunes en el procesamiento tradicional de facturas son:
