Normas sobre la fecha de facturación
Según la Notificación CGST 01/2022 publicada el 24 de febrero de 2022, la factura electrónica GST se ha hecho obligatoria para las entidades con un volumen de negocios de 20 millones de rupias o más. No se puede ignorar el impacto global de la facturación electrónica en el proceso de negocio, el sistema de TI y otros cumplimientos como las declaraciones de GST. Con la implantación de la facturación electrónica, tanto el Gobierno como las entidades pueden beneficiarse. Sin embargo, para cosechar los beneficios en el futuro, es necesario realizar esfuerzos e inversiones ahora para preparar los sistemas y procesos. Dado que la facturación electrónica y la generación de facturas electrónicas pueden realizarse simultáneamente, las entidades necesitan revisar y considerar si se requiere algún cambio en sus procesos de negocio.
Las entidades están ocupadas realizando análisis de deficiencias y actualizando sus sistemas informáticos internos según sea necesario. Y no hace falta decir que habrá retos que superar y decisiones estratégicas que tomar para estar totalmente preparados para la facturación electrónica. He aquí 5 áreas clave que debe planificar para una implantación eficaz de la facturación electrónica…
El formato de facturación electrónica publicado por el Gobierno tiene alrededor de 150 campos de datos y se basa en las mejores prácticas seguidas a nivel mundial y tiene en cuenta algunas de las peculiaridades de la industria. Sin embargo, es posible que no se necesiten todos los campos de datos internos para adaptarse completamente a la especificación de facturación electrónica. Por lo tanto, la decisión que hay que tomar es si se opta por una revisión completa o por cumplir los requisitos mínimos de implantación de la facturación electrónica. Hemos enumerado algunos factores que pueden ayudarle a tomar la decisión:
Significado de factura con fecha anterior
Debes facturar a un cliente después de proporcionarle un producto o servicio para que te pague. Al fin y al cabo, ningún cliente te ofrecerá su dinero sin una prueba. Pero, ¿y si se le olvidó enviar una y la transacción se produjo hace dos meses? ¿Existe un plazo para facturar a un cliente?
Técnicamente, hay un límite de tiempo para hacer una factura a un cliente. Pero el periodo de gracia para cobrar una deuda pendiente suele ser muy largo. En algunas jurisdicciones, puedes facturar a los clientes incluso después de varios años.
Estos plazos tan largos significan que puedes hacer una factura, incluso después de varios meses. Pero no debes enviarla sin avisar: el cliente puede haberse olvidado de ti y pensar que intentas estafarle.
Lo mejor es enviar justificantes con la factura, como documentos pro forma. Además, puedes llamar o enviar un correo electrónico sobre la próxima factura retrasada para refrescar la memoria del cliente sobre tus servicios.
Aunque los plazos suelen ser indulgentes, deberías enviar las facturas antes de 30 días para mantener un flujo de caja constante. Las firmas electrónicas pueden ayudarte a hacer un seguimiento de tus facturas. Solicitar firmas digitales es rápido, así que puedes hacerlo antes de olvidarte de la factura.
Implantación de la facturación electrónica
Asegurarse de que las facturas se emiten a tiempo es una parte vital de un buen control del crédito y ayuda a la tesorería de la empresa. Hasta que no emita la factura, no cobrará. Así de sencillo. Así que cuanto antes facture, mejor.
Recuerde que un cliente no le va a perseguir para pedirle que le facture, ya que querrá quedarse con el dinero. Es muy importante que se mantenga al día con la facturación, de lo contrario afectará seriamente a su flujo de caja.
Sin embargo, algunas PYME tienen dificultades para facturar a tiempo. Puede que el negocio esté en auge y que no haya suficientes horas al día para realizar todos los trabajos, pero cuando llega el momento de hacer las cuentas mensuales o de fin de año se da cuenta de que no ha facturado a un cliente por un trabajo que realizó hace varios meses, o incluso más tiempo.
Aunque tiene derecho a facturar, si la factura tiene más de 6 meses, le recomendamos que incluya una carta de presentación disculpándose por el retraso o, simplemente, que llame antes al cliente para tratar el asunto. Esto es especialmente cierto si la factura es de un importe elevado y puede causar dificultades al cliente cuando por fin aparezca.
Facturas con fecha anterior
El cliente no está obligado a pagar la factura con IVA únicamente (sin perjuicio de la respuesta al punto 1), ya que se trata más de una cuestión de derecho contractual que de IVA; de hecho, el proveedor está modificando el precio que había ofertado en un principio.
El cliente puede reclamar el IVA de esta factura con IVA retroactivo, sujeto a las normas habituales del IVA, es decir, la compra fue para el negocio y el negocio puede reclamar su IVA (es decir, si se trata de una bañera de hidromasaje para una casa de directores, entonces no es un propósito comercial … y si el negocio está parcialmente exento – como una organización benéfica, por ejemplo – entonces no puede ser capaz de reclamar la totalidad de este IVA), pero si el cliente es un negocio sujeto a impuestos que puede reclamar su IVA, entonces el IVA es recuperable.
Si el cliente no puede reclamar el IVA porque no está registrado a efectos del IVA o está parcialmente exento, puede que sea necesario hablar con el proveedor, ya que el contrato puede permitirle o no emitir facturas con IVA en una fecha posterior.
