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Es importante entender la diferencia entre una factura y un recibo de pago porque ninguna de las dos palabras es sinónimo de la otra. Aunque los dos términos están estrechamente relacionados, y en algunos casos son intercambiables, hay ocasiones en las que sólo uno es correcto. Además, el hecho de ser el remitente o el destinatario determina realmente el uso de una factura frente a un recibo.
Puede ser en papel o en un documento digital como un PDF. Además de una descripción de los productos o servicios prestados, una factura indicará el importe adeudado, la fecha de vencimiento y enumerará el pago anterior más reciente.
La definición de factura es un registro formalizado de información sobre una compra, que incluye elementos básicos como los artículos, el precio y cualquier impuesto local, estatal o gubernamental aplicable. Cualquier empresa, servicio o particular que inicie una transacción con cualquier tipo de cliente puede crear una factura para sus registros y los de los clientes, respectivamente.
Pueden parecer lo mismo, pero una «factura» tiene una connotación más sutil. Cuando se recibe una factura, implica que hay que pagar. Piense en la factura detallada que recibe al final de una compra en un restaurante. En este caso, la palabra «factura» no se aplicaría porque se espera que pagues tu «cuenta» antes de irte.
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Es posible que en su vida diaria se haya encontrado con los términos factura, recibo y factura. Aunque estos términos se utilizan a menudo indistintamente, salvo algunas similitudes, son fundamentalmente diferentes entre sí. Esta guía le explicará en detalle qué hace cada uno de ellos y en qué se diferencian.
Un recibo y una factura se refieren al mismo documento que transmite el importe adeudado como parte de la transacción comercial. La diferencia radica en cómo se percibe, según se trate de un vendedor o de un comprador.
Cuando un vendedor envía una factura solicitando el pago, el comprador la recibirá como una factura. Por ejemplo, al entregar su trabajo según lo acordado, un diseñador autónomo enviaría una factura a su cliente. Para el cliente, el documento recibido funcionaría como una factura. En resumen, enviar una factura es solicitar el pago y recibir una factura es pagar la compra.
Aparte de esto, el plazo en el que se espera que el cliente pague juega un factor diferenciador. Pocas empresas y vendedores, especialmente en el entorno B2B, ofrecen productos o servicios a crédito, lo que significa que el cliente puede comprar y pagar al vendedor más tarde según las condiciones de pago acordadas. En estos casos, tras entregar los bienes o servicios, el proveedor envía una factura. Si la factura incluye condiciones de pago, como Net 30 (que indica que el cliente debe realizar el pago en un plazo de 30 días tras recibir la factura), se espera que el cliente pague en el plazo indicado. Por tanto, cuando se trata de facturas, existe la opción de pagar más tarde.
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Una factura es un documento profesional en el que se solicita el pago de bienes o servicios. Suele contener partidas estándar, con explicaciones de cada importe. Dependiendo de su tipo de negocio, puede solicitar el pago antes o después de transferir bienes o prestar servicios.
Puede enviar sus facturas digital o físicamente. Una vez enviadas, pueden utilizarse con fines de seguimiento del pago. Un sistema de numeración de facturas específico le ayudará a identificar qué facturas se han pagado y cuáles siguen pendientes.
Dado que una factura es una solicitud de pago, no una prueba de pago, no debe utilizar una factura en lugar de un recibo. Cuando un cliente pague una factura, asegúrese de proporcionarle un recibo por separado.
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