Factura antes o después del pago
El objetivo principal de una factura es proporcionar a una empresa y a su cliente un registro de la venta. Una factura cumple una función importante en la contabilidad de una pequeña empresa: las facturas demuestran la obligación de un cliente de pagarle por sus servicios. Una factura ofrece la verificación, por escrito, del acuerdo de pago entre su empresa y su cliente. Las facturas fijan sus condiciones de pago y le permiten cobrar más rápidamente por sus servicios.
El propósito más básico de una factura es ofrecer un registro de la venta para que una empresa pueda cobrar de sus clientes. Pero las facturas tienen otras finalidades importantes, algunas de las cuales pueden no resultar obvias a primera vista. A continuación se enumeran las principales finalidades de las facturas:
Las facturas registran todas las ventas, por lo que son útiles para la contabilidad. Las facturas documentan el historial financiero de la empresa. Hacen un seguimiento de todos los ingresos que llegan a su empresa a través de las ventas y pueden ayudarle a calibrar sus beneficios y su flujo de caja.
Sus facturas de ventas proporcionan documentación que ayuda a confirmar la información que usted anota en sus declaraciones de impuestos cada año. El IRS recomienda que todos los propietarios de pequeñas empresas lleven registros diarios que resuman sus transacciones comerciales, incluidas las facturas. Visite su sitio web para obtener más información sobre las recomendaciones de mantenimiento de registros del IRS.
Enviar factura una vez recibido el pago
Si su empresa no sabe cuándo enviar una factura a un cliente, puede interrumpir el flujo de caja y causarle un estrés innecesario. Sigue leyendo para saber más sobre el calendario de las facturas y qué método puede funcionar mejor para tu empresa.
Facturar por adelantado ayuda a su empresa a mantener un flujo de caja saneado, además de otras ventajas. Como el cliente ya ha invertido en ti y en tus servicios, es más probable que se implique en el proyecto y ofrezca cualquier orientación o aclaración a medida que avanza.
Al facturar por adelantado, también garantizarás que el dinero no se agote a mitad del proyecto, lo que podría retrasar o, en última instancia, impedir su finalización. Sin embargo, facturar antes de empezar el trabajo no siempre es lo más adecuado.
Si encaja mejor con tu modelo de negocio, puede ser más apropiado facturar una vez finalizado el trabajo. Lo ideal es que, una vez concluido el proyecto, envíes la factura inmediatamente, pero también puedes optar por facturar al final de un ciclo de dos semanas o a final de mes.
Normas de facturación
Tanto si redactas tus propias facturas como si utilizas una plantilla proporcionada por tu entidad financiera o el software de tu empresa, merece la pena que conozcas tus obligaciones e inclusiones en virtud de la legislación fiscal australiana. Esto es lo que debes saber sobre facturación.
Recuerda que no todos los bienes y servicios están sujetos al GST. Así que, aunque estés redactando una factura fiscal, asegúrate de saber cuándo debes cobrar el GST y cuándo debes evitarlo. Si no está seguro de si debe registrar su empresa para el GST, consulte los consejos de la Agencia Tributaria Australiana.
El GST no se aplica a todos los bienes y servicios. Si suministra una mezcla de artículos con GST incluido y artículos con GST excluido, debe asegurarse de que su factura indica el impuesto correspondiente a cada artículo al que se aplica.
La facturación electrónica es una opción cada vez más popular entre las pequeñas empresas. Algunas aplicaciones de software empresarial generan facturas automáticamente y también le ayudan a hacer un seguimiento de los pagos en relación con las facturas. Es lo que se denomina conciliación de facturas.
Si tiene previsto prestar servicios continuados a un cliente, puede negociar hitos de pago. Por ejemplo, puede acordar enviar una factura cada mes, o tras la entrega de determinados servicios clave (como un borrador o un prototipo).
Factura antes del pago
Una factura debe emitirse después de que una empresa haya cumplido el pedido de un cliente. Puede tratarse de un producto o un servicio (o ambos). Para una empresa que suministra un producto, es después de que se haya completado la entrega. En una empresa orientada a los servicios, la factura se genera una vez que se ha prestado el servicio.
A menudo, un número de factura hará referencia a un número de orden de compra. Una orden de compra actúa como un acuerdo oficial entre un comprador y un vendedor que describe los detalles de una venta, y es emitida por el cliente al principio del proceso de transacción.
La mayoría de los programas (o aplicaciones) de contabilidad modernos que encontrará en Internet disponen de un sistema interno de envío de correos electrónicos en el que basta con hacer clic en el cliente adecuado y el correo electrónico se envía por usted. También realizarán un seguimiento y le informarán cuando un pago esté vencido.
Un cliente necesita la información de contacto completa del vendedor, incluidos el nombre de contacto, el nombre de la empresa, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. Muchas grandes empresas tienen políticas que no les permiten procesar el pago a menos que tengan toda esa información.
