Factura y recibo de Verschil
Una factura es la mejor forma de registrar las ventas realizadas, el estado de los pagos y las fechas en que se produjeron las transacciones. Estos registros tienen un valor incalculable a la hora de evaluar su negocio y el rendimiento de sus empleados.
Las facturas también pueden ayudarle a identificar a los empleados con mayor rendimiento, las ventas que aportan, sus principales clientes y los momentos en los que realizan la mayor parte de sus ventas. Como propietario de la empresa, puede utilizar esa información para hacer crecer su negocio.
Una factura es la mejor fuente de datos a la hora de presentar los impuestos o incluso de realizar una auditoría interna. La Agencia Tributaria recomienda que todas las empresas lleven un registro continuo de todas las transacciones comerciales. Con un sistema de facturación adecuado, es fácil pagar a Hacienda lo que se debe.
Sin una facturación adecuada, es difícil llevar a cabo auditorías internas, lo que puede hacer que no se paguen todos los impuestos. Lo peor de todo es que puede dar lugar a una auditoría de Hacienda y a sanciones masivas si la auditoría revela cualquier irregularidad o fraude. Además, las facturas también facilitan la reclamación de devoluciones de impuestos.
Las facturas pueden ayudar tanto al comerciante como al cliente a demostrar que han cumplido su parte del negocio. La factura y la orden de compra pueden demostrar al cliente lo que le debe. También puede ayudarle a explicar al cliente por qué tiene que pagar lo que usted le pide que pague.
Objetivo de la factura de venta
Una factura es un documento comercial con sello de tiempo que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del acuerdo y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en el anverso de la misma. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para la referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden figurar en la factura, así como la información relativa a los descuentos, los detalles de pago anticipado o los gastos de financiación aplicados en caso de retraso en los pagos. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío y los impuestos asociados, y expone el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto de fin de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, la declaración debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. Actualmente, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también permiten buscar y clasificar más fácilmente transacciones concretas o fechas específicas.
Ejemplo de factura
Una factura, recibo o ficha es un documento comercial emitido por un vendedor a un comprador en relación con una transacción de venta y que indica los productos, las cantidades y los precios acordados para los productos o servicios que el vendedor ha proporcionado al comprador.
Las condiciones de pago suelen figurar en la factura. Estas pueden especificar que el comprador tiene un número máximo de días para pagar y a veces se le ofrece un descuento si paga antes de la fecha de vencimiento. El comprador podría haber pagado ya los productos o servicios que figuran en la factura. Para evitar confusiones y las consiguientes comunicaciones innecesarias del comprador al vendedor, algunos vendedores indican claramente en letras grandes y mayúsculas en la factura si ésta ya ha sido pagada.
Desde el punto de vista del vendedor, una factura es una factura de venta. Desde el punto de vista del comprador, una factura es una factura de compra. El documento indica el comprador y el vendedor, pero el término factura indica que se debe o que hay dinero.
En los países en los que la transferencia bancaria es el método preferido para liquidar las deudas, la factura impresa contendrá el número de cuenta bancaria del acreedor y, por lo general, un código de referencia que se transmitirá junto con la transacción para identificar al pagador.
Identificación de la factura
El panel de mapeo de segmentos GL sólo está habilitado si el tipo de código de razón es uno que requiere contabilidad. Para los códigos de motivo que requieren contabilidad, el panel de referencia cruzada GL permite al usuario especificar el conjunto de libros y el código de transacción de referencia cruzada GL que se utilizará para contabilizar los asientos contables cuando este código de motivo se utilice en la resolución de discrepancias. Para los códigos de motivo que no requieren contabilidad, el contenedor de mapeo de segmentos GL está desactivado.
El uso del código de motivo se controla mediante la estructura de grupos de seguridad de Merchandising. El panel de grupos de seguridad asigna grupos de usuarios a un código de motivo. Durante la resolución de discrepancias, un usuario sólo podrá ver y utilizar los códigos de motivo a los que tenga acceso de seguridad. El acceso de seguridad significa que el usuario está en un grupo de seguridad que está asignado al código de motivo.
