Cómo pedir un anticipo profesionalmente
Tiempo de lectura: 7 minutosMientras sus equipos están ocupados con las tareas cotidianas y la atención a los clientes, es fácil sentirse abrumado por otra faceta importante de las operaciones empresariales: las facturas. Las empresas necesitan estar al día para enviar facturas y cobrar correctamente, de modo que su flujo de caja se mantenga constante. Pero a lo largo de las diferentes etapas de un proyecto, dependiendo de la fecha de vencimiento, el tipo de industria, los requisitos de cumplimiento, la dependencia regional, etc., hay múltiples facturas que las empresas pueden enviar a sus clientes. Saber cuál enviar y cuándo es vital. Este artículo profundiza en los detalles de 15 tipos diferentes de facturas y su finalidad, con ejemplos relevantes para cada caso de uso, para que pueda enviar las facturas correctas más rápidamente y cobrar a tiempo.
Una factura proforma es una factura estimada que el vendedor envía al comprador antes de suministrar los bienes o servicios. En ella se indica el coste estimado, la fecha de entrega y otros detalles sobre los bienes que se van a entregar o los servicios que se van a prestar. Tras examinar la factura proforma, el comprador da luz verde al vendedor para que empiece a trabajar en su parte de los entregables. Algunos de los campos mencionados en una factura proforma son los artículos que se van a vender, su cantidad y precio, la fecha de entrega y la dirección de envío. Para entender este tipo de factura en profundidad, aquí tienes una guía más elaborada sobre las facturas proforma.
Reembolso sin recibos
Todos sabemos que la comunicación con el cliente es uno de los factores decisivos para volver a trabajar con él o no. Genera confianza, te presenta como un profesional y quieres que sepan que su proyecto está en buenas manos, ¿verdad? Pues bien, la justificación de las facturas puede desempeñar un papel fundamental en el éxito de la relación entre el cliente y el freelance. Representa los cimientos de una asociación exitosa a largo plazo: es más probable que los clientes vuelvan, recomienden tus servicios, dejen comentarios positivos y empiecen a confiar en tu criterio sin dudarlo.
Ya hemos hablado de ello en la introducción y, además, justificar las facturas puede protegerte de los clientes que evitan el pago con reclamaciones poco razonables. O no están contentos con el resultado por ese precio, o «no entienden» por qué cobras más por una revisión, o no están de acuerdo con tu decisión de tardar más en una tarea concreta.
Hay clientes de todo tipo: algunos se conforman con que les envíes una factura y no les molestes. Otros quieren más detalles porque, al fin y al cabo, es su dinero y quieren saber adónde va a parar.
Cómo pedir el pago sin ser grosero
Todas las empresas quieren recibir un pago justo y puntual por el trabajo, los bienes y los servicios que prestan. No esperarías hacer la compra y pagarla 3 meses después, así que ¿por qué debería ser diferente cuando recibes la factura de un proveedor? Según un informe de Bacs Direct Credit, el 76% de las empresas británicas se ven obligadas a esperar al menos un mes más de lo acordado antes de cobrar. Esta cultura de la morosidad repercute en toda la cadena de suministro y muchos empresarios tienen que tomar decisiones difíciles para mantenerse a flote.
Las soluciones de procesamiento automatizado de facturas pueden capturar, extraer y validar las facturas a medida que llegan, ya sea electrónicamente o como documentos en papel. La información contenida en la factura se traduce en datos digitales que pueden cargarse en cualquier sistema. Muchas soluciones se integran con su sistema ERP interno, algo imprescindible para mejorar la precisión y la eficacia. Esto no sólo elimina la necesidad de introducir datos manualmente de forma repetitiva, sino que también constituye la base para procesos automatizados de cotejo y autorización basados en flujos de trabajo. Un proceso que antes requería múltiples pasos, desde la recepción de una factura hasta su aprobación y pago, puede completarse ahora en segundos, ahorrando tiempo y dinero a su empresa, simplificando el seguimiento y la elaboración de informes, y mejorando drásticamente la precisión y la eficacia.
Cómo recordar al cliente el pago
Tu único medio garantizado de cobrar es crear y enviar tú mismo una factura, a menos que tus clientes te paguen directamente con tarjeta de crédito o a través de facturas creadas por el comprador. Desgraciadamente, a diferencia de lo que ocurre en un trabajo fijo, la facturación como empresario individual no se hace «automáticamente».
En otras palabras, si envías una factura de mala calidad, tu trabajo tendrá una capa de falta de profesionalidad, por muy bueno que sea el servicio que has prestado. Si fijas una fecha de vencimiento para el día siguiente, tu cliente podría desacreditar tu brillante trabajo por la forma en que gestionas la administración de tu empresa. Y si no eres increíblemente transparente y franco con tus tarifas, incluso preguntando por el ciclo de facturación ideal antes de empezar el trabajo, puede que te consideren inexperto o incluso poco de fiar.
Imagine por un momento que necesita instalar una moqueta nueva en el salón de su casa. Buscas en Internet a un profesional cualificado, tal vez lees algunas opiniones y te tomas tu tiempo para tomar una decisión de compra calculada. Contratas a alguien que tiene buena pinta, pero es difícil ver su historial de trabajos anteriores. «Bueno», piensas. «Parece que hacen un buen trabajo».
