Las facturas retenidas (H) e incompletas (I) son facturas que están pendientes de pago. Una vez que haya determinado que una factura se ha colocado en estado H o I, debe identificar el motivo del retraso en el procesamiento. Consulte Resolución de problemas de facturas y pedidos de compra para obtener una lista parcial de posibles códigos de motivo de retención junto con enlaces a la resolución de cada uno de ellos.
b. Se crean dos facturas en la misma fecha, para el mismo pedido, por el mismo artículo(s) y el pedido sólo tiene suficiente cantidad de artículo(s) para pagar una factura. El sistema procesará automáticamente una de las facturas para su pago y la colocará en estado P (pendiente). La segunda factura también se procesará, pero se colocará en estado H (pendiente).
El departamento tendrá que procesar una orden de cambio para aumentar la cantidad del artículo no coincidente y ponerse en contacto con Cuentas por Pagar para que se pueda volver a procesar la factura. Consulte el capítulo 13 de la Guía del usuario de BruinBuy sobre órdenes de cambio.
Recordatorio de pago pendiente
La gestión de documentos también incluye: Borrado y búsqueda de documentos. Está claro que los procesos basados en papel son un obstáculo en este punto: requieren mucho tiempo, son poco claros, además de todas las demás desventajas del soporte papel. La gestión digital de documentos puede ayudar en este punto y supone un gran paso adelante en la transformación digital. A continuación puede leer cómo funciona un sistema de gestión de documentos (SGD), qué debe tenerse en cuenta y qué ventajas aporta a la empresa.
Estos metadatos pueden obtenerse automáticamente del documento o añadirse al SGD mediante etiquetado manual. Cuando se realiza de forma coherente y uniforme, contribuye a agilizar la búsqueda de documentos. Además, los documentos de un proceso pueden resumirse en las denominadas carpetas, también llamadas expedientes electrónicos, sin más. Llegados a este punto, queda muy claro que un sistema de gestión de documentos se convierte rápidamente en el Santo Grial de la información.
Básicamente, existen cuatro tipos diferentes de SGD. Hasta cierto punto, la breve historia de la gestión de documentos se hace evidente a través de esta diferenciación. Al mismo tiempo, quedan claras las ventajas y desventajas de los cuatro procedimientos de SGD.
Despejar el correo de facturas
Aunque seas consciente de este hecho, limitarse a enviar a tus clientes o consumidores una factura informándoles de que te deben una determinada cantidad de dinero es ineficaz y poco profesional. Pero eso, junto con los 25 errores siguientes, ocurre con frecuencia.
El mejor momento para enviar una factura es inmediatamente después de finalizar un proyecto o una venta. A menos que tengas otro acuerdo financiero con tus clientes, no puedes permitirte esperar para enviar una factura.
Aunque hayas convertido la facturación en una prioridad y las envíes inmediatamente o con frecuencia, habrá ocasiones en las que el cliente no llegue a la fecha de vencimiento porque haya extraviado la factura, simplemente se haya olvidado de ella o simplemente sea un moroso.
Al igual que enviar las facturas en primer lugar, es tu responsabilidad hacer un seguimiento de las facturas impagadas. Ponte en contacto con el cliente inmediatamente para averiguar qué está pasando y utiliza programas de facturación que envíen recordatorios automáticos.
Evita utilizar un lenguaje impreciso al redactar una factura. Si quieres que el cliente pague la factura rápidamente, asegúrate de que incluyes descripciones de los artículos, precios y cantidades claramente expresados. Evita cualquier lenguaje o descripción ambiguos.
Le rogamos que organice el pago
Si su empresa no sabe cuándo enviar una factura a un cliente, puede interrumpir el flujo de caja y causarle un estrés innecesario. Siga leyendo para saber más sobre el calendario de las facturas y qué método puede funcionar mejor para su empresa.
Facturar por adelantado ayuda a su empresa a mantener un flujo de caja saneado, además de otras ventajas. Como el cliente ya ha invertido en ti y en tus servicios, es más probable que se implique en el proyecto y ofrezca cualquier orientación o aclaración a medida que avanza.
Al facturar por adelantado, también garantizarás que el dinero no se agote a mitad del proyecto, lo que podría retrasar o, en última instancia, impedir su finalización. Sin embargo, facturar antes de empezar el trabajo no siempre es lo más adecuado.
Si encaja mejor con tu modelo de negocio, puede ser más apropiado facturar una vez finalizado el trabajo. Lo ideal es que, una vez concluido el proyecto, envíes la factura inmediatamente, pero también puedes optar por facturar al final de un ciclo de dos semanas o a final de mes.
