Automatización de facturas Hubspot
Imagínate esto: un cliente necesita cambiar la imagen de su casa y acepta encantado utilizar un servicio de diseño de interiores tras una consulta en la que discuten el alcance del proyecto, el estilo y el diseño, la distribución, la pintura, los muebles, la decoración y los costes.
Sólo hay un problema: la empresa no tiene un flujo de facturación. El cliente no sabe cuándo tiene que pagar ni cómo añadir servicios adicionales del diseñador a su proyecto. Como resultado, la falta de comunicación da lugar a errores y retrasos en los pagos.
Las facturas son un componente integral de cualquier negocio. Una factura documenta un acuerdo escrito sobre una transacción entre una empresa y un cliente, y contiene detalles sobre cuánto debe el cliente, qué productos o servicios ha proporcionado la empresa, la fecha de venta y la fecha de vencimiento del pago.
Las facturas suelen confundirse con las órdenes de compra y los recibos, pero hay una diferencia clave: Mientras que las órdenes de compra resumen los bienes o servicios que el comprador solicita al vendedor, y los recibos documentan una venta ya realizada, las facturas solicitan específicamente el pago.
Tramitación de facturas
Una factura suele tener una plantilla, con secciones que proporcionarán al departamento de contabilidad lo que necesita saber para aprobar, procesar y entregar el pago a un proveedor de forma eficiente y puntual. Estos son los 5 datos más importantes que hay que buscar en una factura:
El nombre del proveedor, el nombre de la empresa, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono deben aparecer claramente. El departamento de contabilidad necesitará esta información para saber dónde enviar el pago. La falta de un código postal o un número de teléfono puede retrasar la tramitación de una factura.
No todas las facturas hacen referencia a un número de orden de compra, porque no todas las transacciones requieren uno. Normalmente, una orden de compra, o «P.O.», sólo es necesaria para las compras más caras. Por ejemplo, una empresa puede tener la política de que todas las compras superiores a 2.500 dólares deben tener una orden de compra aprobada antes de la venta.
Cuando el vendedor recibe el cheque, puede consultar el número de factura en el recibo de pago para ver por qué factura se le está pagando. A continuación, puede marcar esa factura como pagada. Esto significa que la transacción también se ha completado para él. Esto es especialmente útil para un vendedor que hace muchos negocios con el mismo cliente y puede tener muchas facturas pendientes de aprobación y procesamiento.
Propiedades de las facturas de Hubspot
Empezar un nuevo negocio es una aventura emocionante, llena de oportunidades y también de retos. La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas llevan muchos sombreros, incluyendo RRHH, contabilidad y ventas, por lo que necesitan familiarizarse con procesos específicos, como el envío de facturas y la estructuración de las nóminas, para agilizar el negocio.
Una factura es un documento comercial que sirve como registro de una transacción entre comprador y vendedor. Puedes encontrar una definición completa y una explicación de para qué se utiliza una factura en nuestro glosario de trabajo a distancia.
Cada factura tiene un número de factura único que sirve como rastro de referencia. Hay varias formas de asignar números de factura, pero se recomienda mantener un enfoque único (más información sobre esto más adelante).
Las facturas deben llevar un sello de tiempo con la fecha de envío. La precisión es esencial para mantener los libros ordenados y facilitar la consulta de un trabajo anterior. La factura también debe tener una fecha límite de pago.
Las facturas constan de partidas. Cada línea describe un bien o servicio prestado e incluye el coste por unidad, la cantidad, los tipos impositivos y el coste total. Estas partidas pueden ser servicios basados en una tarifa horaria o productos reales.
Datos de pago en la factura
Una factura es una lista de productos o servicios entregados a un cliente que incluye el coste de esos servicios. En otras palabras, una factura es un recibo. Usted envía una factura a alguien porque le debe dinero a su empresa.
La mayoría de las facturas siguen una plantilla determinada. Si quieres que tus facturas tengan un aspecto profesional y den buena imagen de tu empresa, lo mejor es que sigas esta plantilla. Enseguida hablaremos de la plantilla. En primer lugar, veamos para qué sirve una factura.
Aprendí rápidamente lo que eran las facturas cuando un cliente me pidió que le «enviara una factura» por un trabajo que había realizado. Aprendí a crear una factura y la envié. Si no lo hubiera hecho, nunca me habrían pagado por ese trabajo. Hoy en día, envío facturas varias veces al mes.
Vivimos en una cultura en la que hay ciertas expectativas y normas culturales sobre cómo hablamos de dinero. En la mayoría de las situaciones sociales y empresariales, se considera impropio hablar directamente de dinero.
Veámoslo de otra manera. Cuando un cliente me debe 1.000 dólares, no le envío un correo electrónico diciendo «Me debes 1.000 dólares». Me parecería atrevido y casi grosero. Además, el cliente podría preguntarse legítimamente «¿para qué?».
