Motivos de anulación de facturas
Nota de crédito: ¿cómo utilizarla eficazmente? Arjun Ruparelia31 mar 2023 – actualizado el 04 jun 2023Tiempo de lectura: 6 minUna nota de crédito desempeña un papel esencial en el proceso de facturación. Ayuda a las empresas a cancelar una parte de las facturas emitidas anteriormente sin eliminar la factura real, manteniendo una pista de auditoría fiable.
Una nota de abono se emite cuando un vendedor detecta una discrepancia en una factura existente, por ejemplo, al cobrar un importe incorrecto o cuando un comprador devuelve la mercancía. Representa el importe que el comprador ha pagado en exceso y que el vendedor debe devolverle.
A modo de ejemplo, consideremos una situación en la que una empresa, DFG Ltd., vende 10 productos por valor de 20.000 libras esterlinas al comprador «Z» y emite una factura por ese concepto. Sin embargo, al recibir la mercancía, Z encuentra defectos de fabricación en dos productos y los devuelve. DFG Ltd. emite entonces una nota de crédito por valor de 4.000 £ reconociendo la devolución de los productos.
Una nota de crédito puede liquidarse de varias formas. Si un comprador ya ha pagado íntegramente la factura emitida anteriormente, puede utilizar esta nota de crédito para compensar sus futuros pagos al vendedor. También puede exigir un pago en efectivo basado en la factura de la nota de crédito.
Abono contra factura pagada
Los errores y los cambios ocurren. No es raro enviar una factura a un cliente y darse cuenta de que le has cobrado de más por determinados suministros o servicios. En lugar de anular la factura original y redactar una nueva -lo que podría confundir y desordenar los procesos contables-, puedes emitir una nota de abono para ajustar los totales.
Aprender a escribir una nota de abono no es muy diferente de aprender a escribir una factura. Ambas contienen básicamente la misma información. La única diferencia es que la nota de crédito debe incluir una referencia a la factura original.
Dado que estás devolviendo dinero al cliente, muchas empresas exigen una firma en las notas de crédito para su autorización y aprobación. A los clientes no les gusta esperar cuando se trata de resolver facturas cobradas de más, así que utiliza un software de firma electrónica como Acrobat Sign para acelerar el proceso.
Modelo de nota de crédito
Si está utilizando TaxCloud para reportar el Impuesto a las Ventas, DEBE Facturar al Cliente para revertir los ingresos e impuestos no reportados que la Nota de Crédito envió a TaxCloud. NO ANOTE MANUALMENTE la reversión si está usando TaxCloud. Esto funciona para v13 y v14:Cree un Asiento Manual, asegurándose de especificar el Cliente en la línea de Cuenta por Cobrar:Cuando regrese a la Nota de Crédito original, verá esto en la parte superior:En la parte inferior entonces asigne la cantidad a la Factura de Nota de Crédito para cerrarla («pagarla»):El Libro Mayor del Socio mostrará entonces:Nota: las fechas aquí son ambas 10/20 pero en su caso serían las fechas reales de la Nota de Crédito y el Asiento Diario basado en cuando usted las contabilizó.
Hola Ray, cuando probé este flujo de trabajo creando un asiento, me di cuenta de que el importe total del crédito sigue apareciendo en el botón inteligente «Facturado» de la vista Contacto, así como en la parte inferior de la columna del total de la factura en la vista «Facturas» para ese contacto, incluso después de que el débito se haya aplicado al crédito.
Formato de la nota de crédito
Puede corregir o anular una factura de venta contabilizada impagada, siempre que no se haya enviado en su totalidad. Esto es útil si comete un error o si el cliente solicita un cambio antes de que se haya completado el envío. En todos los demás casos, le recomendamos que cree directamente un abono de ventas correctivo. Para más información, véase Para crear un abono de ventas a partir de una factura de ventas contabilizada.
Después de que una factura de ventas contabilizada se haya pagado parcial o totalmente, no puede corregirla o cancelarla desde la propia factura de ventas contabilizada. En su lugar, debe crear manualmente un abono de ventas para anular la venta y reembolsar al cliente, gestionado opcionalmente con una orden de devolución de ventas. Para más información, véase Procesar devoluciones o anulaciones de ventas.
Se cancela la factura de ventas contabilizada. Se crea y contabiliza automáticamente un abono de ventas correctivo para anular la factura de ventas contabilizada inicial. En la factura de ventas contabilizada inicial, se seleccionan las casillas de verificación Cancelado y Pagado.
Se cancela la factura de ventas contabilizada. Se crea una nueva factura de ventas con la misma información, a menos que la factura de ventas contabilizada se haya contabilizado a partir de un pedido de cliente. En ese caso, le sugerimos que cancele la factura de ventas contabilizada y, a continuación, realice la corrección y continúe el proceso de ventas desde el pedido de cliente original. La nueva factura de ventas tiene un número diferente al de la factura de ventas inicial. Se crea y contabiliza automáticamente un abono de ventas correctivo para anular la factura de ventas inicial contabilizada. En el inicio
