Ejemplo de factura de anulación
¿Ha enviado una factura a un cliente demasiado pronto? ¿Se ha dado cuenta de algunos errores? ¿El cliente ha solicitado un cambio? ¿Necesita cancelar una factura, pero no está seguro de cómo hacerlo correctamente? Pues ha llegado al lugar adecuado, a continuación encontrará una guía sobre el proceso de anulación de una factura de forma correcta.
El funcionamiento de una nota de crédito es que muestra el valor negativo de una factura. Así, por ejemplo, en lugar de mostrar 100 libras esterlinas pagadas por el cliente, mostrará el saldo de -100 libras esterlinas y esto le ayuda a equilibrar las cantidades en su contabilidad.
Una nota de crédito se unirá a la secuencia del número de la factura. Así, si la factura 3 necesita ser cancelada, la nota de crédito será la número 4, y entonces la siguiente factura que cree será la 5. Tenga en cuenta que las facturas no se pueden reutilizar, incluso si se han contrarrestado con una nota de crédito.
En primer lugar, debes asegurarte de que incluye un gran titular que diga «Nota de crédito». De este modo, el cliente, el departamento de contabilidad y otras entidades implicadas sabrán de qué se trata. Asegúrese de incluir el nombre y la dirección del cliente al que se le hace el abono y, a continuación, facilite los detalles de por qué se emite la nota de crédito. Por ejemplo, al cliente se le facturó un importe erróneo.
Cómo rechazar una factura
Puede corregir o anular una factura de venta contabilizada y no pagada, siempre que no haya sido enviada en su totalidad. Esto es útil si se comete un error o si el cliente solicita un cambio antes de que se complete el envío. En todos los demás casos, le recomendamos que cree directamente un abono de ventas correctivo. Para obtener más información, consulte Para crear un abono de ventas a partir de una factura de ventas contabilizada.
Después de que una factura de ventas contabilizada se haya pagado parcial o totalmente, no se puede corregir o cancelar desde la propia factura de ventas contabilizada. En su lugar, debe crear manualmente un abono de ventas para anular la venta y reembolsar al cliente, gestionado opcionalmente con una orden de devolución de ventas. Para más información, véase Procesar devoluciones o anulaciones de ventas.
La factura de ventas contabilizada se cancela. Se crea y contabiliza automáticamente un abono de ventas correctivo para anular la factura de ventas inicial contabilizada. En la factura de ventas inicial contabilizada, se seleccionan las casillas de verificación Cancelado y Pagado.
La factura de ventas contabilizada se cancela. Se crea una nueva factura de ventas con la misma información, a menos que el pedido de ventas contabilizado se haya contabilizado a partir de un pedido de ventas. En ese caso, le sugerimos que cancele la factura de ventas contabilizada y luego haga la corrección y continúe el proceso de ventas desde el pedido de ventas original. La nueva factura de ventas tiene un número diferente al de la factura de ventas inicial. Se crea automáticamente un abono de ventas correctivo y se contabiliza para anular la factura de ventas inicial contabilizada. En la factura de ventas inicial contabilizada, las casillas de verificación Cancelado y Pagado están seleccionadas.
Traducción de la factura de anulación
Si una factura ya ha sido pagada, no puedes cancelarla o eliminarla de tu historial de pagos, pero puedes emitir un reembolso para equilibrar tus libros. Cuando emite un reembolso para una factura vendida con una cantidad decimal, tendrá que reembolsar el artículo completo.
Para su protección, Square puede ocasionalmente cancelar una factura si ha habido demasiados intentos fallidos para pagarla. Usted puede duplicar la factura cancelada y enviarla a su cliente de nuevo. Verifique la identidad de su cliente ya que las transacciones han sido rechazadas por el emisor de la tarjeta, no por Square. Obtenga más información sobre las posibles estafas y cómo aceptar tarjetas de pago de forma segura.
Puedes mover las facturas, incluyendo las canceladas e impagadas, a un archivo separado para ayudarte a mantenerte organizado y ocultar las facturas más antiguas o menos relevantes. Para ello, haga clic en — junto a la factura deseada y luego en Archivo.
Si su cliente quiere pagar su factura en persona, usted puede aceptar el pago a través de su Punto de Venta de Square. Aprende a aceptar pagos de tus facturas a través de la aplicación de Punto de Venta de Square.
Correo electrónico de cancelación de la factura
Tenga en cuenta que este artículo es para cancelar una factura pagada. Hay diferentes pasos a seguir si la factura está abierta o pagada. Por favor, consulte debajo de la barra de estado para comprobar si su factura está en qué fase.
Una factura debe ser cancelada cuando ha sido procesada erróneamente en el sistema. Una vez cancelada, el sistema activará automáticamente un asiento de anulación para compensar su anterior asiento registrado para la factura errónea. Una vez desvinculado el pago de la factura, puede elegir entre cargar este pago en otra factura o anularlo.
