Que se necesita para emitir una factura electronica
Bloques de construcción digitales
La facturación electrónica se está convirtiendo en la norma y en un requisito en muchos países. Aunque abarca multitud de variantes y es un tema en constante evolución, esta guía esbozará lo que necesita saber para su empresa en lo que respecta a la facturación electrónica.
Antes de profundizar en la facturación electrónica en su conjunto, definamos qué es una factura electrónica. Al igual que una factura normal, es un documento comercial que contiene los datos de una transacción. La información incluida en una factura electrónica varía de un país a otro, pero en general debe contener lo siguiente:
Una factura electrónica se diferencia de una factura normal tanto por su formato como por la forma en que se procesa: una factura electrónica se emite, transmite y recibe electrónicamente, y se presenta en un formato de datos estructurado.
En pocas palabras, la facturación electrónica es el intercambio digital de facturas entre dos partes: un proveedor y un comprador. Más concretamente, es una forma de facturación que se presenta al comprador en formato electrónico a través de una estructura de datos predefinida. Una factura electrónica debe contener datos del proveedor en un formato legible por máquina, que pueda importarse automáticamente en el sistema de cuentas a pagar del comprador sin necesidad de introducir datos manualmente.
Factura E
La facturación automatizada y digitalizada es indispensable en tiempos de digitalización. El paso de las facturas en papel a la facturación electrónica permite reducir los costes en un 80%. Además, es posible ahorrar en personal, tiempo y materias primas y reducir al mínimo los errores.
Pero, ¿cómo funciona la facturación electrónica? ¿Qué retos conlleva? Para las pequeñas empresas, por ejemplo. ¿Qué hay que tener en cuenta y qué son PEPPOL y ZUGFeRD? Son términos con los que uno se encuentra pero que dejan mucho sin explicar.
Una factura electrónica es una factura que se emite, envía y recibe en formato electrónico. Una factura electrónica, al igual que una factura normal, tiene la misma validez y contenido que una factura en papel. Una factura electrónica puede representarse y enviarse en diferentes formatos de datos.
Las facturas todavía se imprimen en papel, se meten en sobres, se franquean y se envían con un franqueo costoso, para que los destinatarios las introduzcan digitalmente en su sistema antes de poder pagarlas. Sobre todo, este procedimiento manual cuesta dinero, tiempo y trabajo.
Facturación electrónica obligatoria eu
"Es difícil hacer predicciones, especialmente sobre el futuro". Esta cita de Mark Twain también se aplica a la facturación electrónica, salvo que se trata de una cuestión de "cuándo" y no de "si" la facturación electrónica sustituirá a gran escala a la facturación en papel. La Comisión Europea ya ha hecho todo lo necesario para fomentar el abandono de las facturas en papel al hacer obligatoria gradualmente la facturación electrónica. Mientras que en la Unión Europea, en 2017, el 70 % de todas las facturas todavía se intercambiaban en papel y el 22 % en forma de archivos PDF que no pueden procesarse electrónicamente, la marea ha ido cambiando. Los formatos de factura estructurados e híbridos representan ahora más del 50% de las facturas. Se prevé que esta tendencia continúe y que el número de facturas en papel y PDF se reduzca al mínimo. Los países del sur y el este de la UE, como Italia, España, Croacia y Hungría, están superando a Alemania en la aplicación de la Directiva europea 2014/55/UE. No obstante, la facturación electrónica será ampliamente aceptada en Alemania, y se aconseja a las empresas que se doten de soluciones digitales para la facturación electrónica.
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Una factura electrónica es una factura entregada electrónicamente en un formato electrónico normalizado especificado, que permite su tramitación automática y electrónica. No todas las facturas en formato electrónico son facturas electrónicas. Por ejemplo, un PDF o un documento escaneado no son facturas electrónicas, ya que no tienen un formato estructurado y estándar.
En el modelo de control a posteriori, las facturas se intercambian directamente entre el vendedor y el comprador, y son revisadas por las autoridades fiscales tras su emisión. También puede darse el caso de que la factura electrónica se envíe y reciba a través de los proveedores de servicios, pero en cualquier caso, las autoridades fiscales sólo pueden ver una cantidad limitada de información, previa solicitud, y después de que se hayan emitido las facturas.
En el modelo de liquidación, el vendedor debe recibir la aprobación de la autoridad fiscal para emitir cada factura. A veces, una vez realizadas las distintas comprobaciones por parte de la autoridad fiscal, ésta puede añadir un número de factura único o una firma digital para demostrar la validez de la factura. En otros casos, la autoridad fiscal emite la factura final, después de haber recibido todos los datos de la transacción y realizado las comprobaciones correspondientes, que pueden hacerse sobre la estructura, el formato, la información del cliente, etc. Esto significa que las administraciones emiten la factura en nombre del proveedor. También significa que las autoridades fiscales disponen de toda la información de la factura antes de enviarla al cliente.
