Corres para informar facturas pendientes de pago
Cómo anular una factura impagada en quickbooks online
¿Alguna vez ha tenido que gestionar el retraso en el pago de un cliente y no ha estado seguro de cómo manejar la delicada situación para asegurarse de cobrar el pago y seguir manteniendo una buena relación con sus clientes?
No acose a sus clientes. Acosar es llamar a un cliente que no paga cada mañana durante 60 días seguidos y gritarle. La persistencia consiste en llamar cada siete o diez días y ofrecer al cliente opciones de planes de pago con los que pueda empezar a saldar la deuda.
La falta de comunicación entre cliente y proveedor suele ser una de las causas de las tensiones en torno a los pagos. Algunos clientes pueden ser incapaces de pagar de acuerdo con las condiciones iniciales, y tienes que comunicárselo a tu cliente.
Asegúrese de documentarlo todo. Cada vez que hables con un cliente por teléfono, sigue la conversación enviando un correo electrónico con los detalles de lo acordado. Certifica y copia todas las cartas que envíes por correo y guarda la correspondencia por correo electrónico.
Si descubres que el cliente se ha declarado en quiebra, debes presentar una prueba de reclamación y documentación justificativa que explique la deuda ante el tribunal de quiebras donde se haya presentado la quiebra. También debe dejar de enviar avisos de vencimiento o de llamar para hablar de la deuda. Aunque no hay garantía de que se le reembolse la deuda, su prueba de reclamación constará en acta para que el síndico designado por el tribunal pueda determinar si se le puede pagar y cuánto una vez que la empresa esté reorganizada o liquidada.
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La indulgencia concedida a muchas empresas durante este tiempo era sin duda muy necesaria, pero el hecho es que ahora nos enfrentamos a un panorama empresarial lleno de empresas que ahora no pueden recuperar el dinero que se les debe.
Aunque es fácil permitir que el impacto de la pandemia le desanime a la hora de perseguir las facturas impagadas, es importante notificar a su cliente que se retrasa en el pago lo antes posible. No es necesario que se trate de una carta de requerimiento final, sino de un recordatorio amistoso por escrito de que la factura está pendiente de pago.
Puede resultar menos incómodo hacer el seguimiento de una factura impagada por teléfono, pero mantener un rastro en papel o digital es vital a la hora de perseguir la morosidad y, más adelante, puede ser una prueba de la conducta del cliente, ya sea una negativa a comprometerse, intentos de pago fallidos o simplemente entender su posición, todo lo cual es importante para comprender su situación y crucial para la recuperación.
Si el cliente sigue negándose a pagar la factura, hay que estar preparado para bajar las herramientas y dejar de trabajar con él hasta que la haya abonado. Sin duda, este problema habrá afectado a muchas empresas, pero son las PYME las que han experimentado el impacto más significativo.
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Para combatir este problema y evitar potencialmente tener que ponerse en contacto con agencias de cobro o programar una cita en un tribunal de reclamaciones de menor cuantía, debería considerar la posibilidad de implantar de forma proactiva ciertos sistemas y procesos para proteger su negocio y su flujo de caja.
Conseguir que los posibles clientes acepten trabajar con usted es emocionante porque generará ingresos y establecerá una nueva relación comercial; sin embargo, no olvide actuar con la diligencia debida. Se trata de una relación comercial que debe ser beneficiosa para ambas partes. Usted ofrece a su cliente un servicio basado en soluciones, mientras que él le ayuda a construir su cartera y a poner dinero en su bolsillo.
Los empresarios pueden utilizar herramientas como Honeybook, Quickbooks o Kabbage, que enviarán automáticamente facturas a los clientes con enlaces de pago integrados. Además, estos servicios también enviarán correos electrónicos de seguimiento a los clientes con facturas pendientes, lo que facilita al empresario la gestión de sus ingresos.
Tanto si trabajas para una pequeña empresa como para tu vecino de al lado, todos los clientes deben firmar un contrato. Un contrato comercial puede protegerle a usted y a su cliente al definir las expectativas de su acuerdo comercial, el alcance del trabajo y las condiciones y métodos de pago.
Cómo comunicar facturas impagadas
Se realiza un análisis independiente, desde el punto de vista financiero y contable, sobre la razonabilidad y exactitud de los XX euros reclamados como importe facturado y adeudado por la clínica en relación con los servicios prestados en las instalaciones hospitalarias de la clínica a los pacientes de la parte contraria. En concreto, en nuestro informe nos pronunciaremos sobre las siguientes cuestiones (i) la corrección del importe reclamado y adeudado, (ii) la correcta facturación de los servicios y/o gastos conforme a lo pactado en el Contrato de Arrendamiento de Servicios Comerciales, (iii) la correspondencia de las facturas reclamadas con los gastos incurridos por los pacientes de la parte contraria, así como a (iv) la necesidad de los servicios y/o gastos facturados por la asistencia médica conforme a la lex artis ad hoc.
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