Consecuencias de no saber facturas
Ventajas e inconvenientes del sistema de facturación
Cuando las facturas procedentes de una entrega por correo llegan a un miembro de su equipo de cuentas por pagar, ¿qué ocurre a continuación? En muchas empresas, este momento desencadena una compleja serie de pasos de procesamiento de facturas que es lenta, propensa a errores y, más a menudo, fuente de problemas que de ideas.
Tanto si se trata de procesos basados en papel como de empresas estancadas entre los flujos de trabajo en papel y los digitales, los problemas con las facturas pueden influir negativamente en el balance final. Sin embargo, identificar los problemas de procesamiento de facturas a los que se enfrenta su empresa e implantar soluciones que los aborden a fondo no tiene por qué ser difícil.
Muchos de estos problemas son comunes en empresas que trabajan a cualquier escala. En esta guía, examinaremos 10 de los retos más típicos de las cuentas a pagar a los que se enfrentan las empresas hoy en día, incluidos los problemas inherentes a los sistemas tradicionales de cuentas a pagar y los errores introducidos por los miembros del personal.
¿Cuáles son los retos de las cuentas a pagar? Antes de que pueda seleccionar e implantar una solución adecuada, tendrá que identificar las áreas en las que sus equipos y procesos de cuentas a pagar no son todo lo eficientes que podrían ser. Si no se afrontan estos retos de frente, las consecuencias son reales: malas relaciones con los proveedores, aumento de los gastos por retrasos en los pagos y un claro impacto en los resultados.
Limitaciones del sistema de facturación
La facturación es fundamental para cualquier empresa. El proceso también requiere precisión y puntualidad. Si lo hace mal, no cobrará o cobrará tarde por sus productos o servicios, lo que realmente afecta a su flujo de caja. Y cuando no cobra, no puede compensar a sus empleados ni cubrir sus gastos generales.
Los errores en el proceso de facturación también pueden despertar sospechas en los clientes sobre sus prácticas empresariales. Los errores repetidos elevarán aún más estas posibles señales de alarma y obligarán a sus clientes a replantearse si quieren hacer negocios con usted (o no).
Si comete alguno o todos los errores de facturación descritos en este artículo, piense en cómo estos errores aparentemente menores están afectando a su flujo de caja y a su cuenta de resultados. Y, lo que es más importante, piense en cómo están afectando negativamente a sus relaciones con los clientes. Si sigue estos consejos, podrá evitar muchos de estos problemas, mejorar sus relaciones con los clientes y dirigir una empresa más rentable.
Importancia de la factura en la empresa
Una factura es un documento que un vendedor entrega a un comprador para cobrar un pago. Las facturas incluyen el coste de los productos o servicios prestados, el coste asociado, la fecha de vencimiento para recibir el pago y cualquier otro detalle de pago pertinente, como los métodos de pago disponibles. Comprender las facturas le ayuda a mantener una línea de comunicación clara entre usted y sus clientes y le ayuda a garantizar las mejores prácticas para unos pagos rápidos y eficientes.
Las facturas tienen una función esencial en la contabilidad de las pequeñas empresas. La facturación demuestra la obligación de un cliente de pagar por sus bienes o servicios. Esto verifica, por escrito, el acuerdo de pago entre su empresa y el cliente. Las buenas facturas fijan sus condiciones de pago y le permiten cobrar más rápidamente.
El propósito más básico de una factura es ofrecer un registro de las ventas para que una empresa pueda cobrar de sus clientes. Pero las facturas tienen otras funciones esenciales, algunas de las cuales pueden no resultar obvias a primera vista. A continuación se enumeran las principales finalidades de las facturas:
Las facturas registran todas las ventas, por lo que son útiles para llevar la contabilidad. Las facturas son documentos de facturación que documentan el historial financiero de su empresa. Hacen un seguimiento de todos los ingresos de su empresa a través de las ventas y pueden ayudarle a calibrar sus beneficios y su tesorería.
Desventajas del sistema de facturación manual
Independientemente del tamaño de su empresa, las facturas impagadas no son sólo un inconveniente. Necesita estrategias para que la facturación no ponga en peligro la existencia misma de su empresa. Pero piénselo por un momento. Las facturas impagadas afectan a todo, lo que significa que si el flujo de caja se interrumpe, no tendrás dinero para mantener tu empresa operativa. Esta situación significaría que no puede pagar a empleados, proveedores o vendedores. Como resultado, se verá abofeteado con recargos por demora, al tiempo que dañará su reputación.
Así que, sí. Las facturas impagadas son un gran problema que merece su atención inmediata. Pero, ¿cómo puedes hacer frente a estas facturas impagadas? Prueba estas seis estrategias. No saques conclusiones precipitadas y empieces a enviar a tu cliente mensajes desagradables o amenazadores. En primer lugar, asegúrate de que has seguido los procedimientos correctos para cobrar. ¿Enviaste realmente la factura? ¿Fueron claras las condiciones de pago? ¿Cuál es el importe adeudado? ¿La has enviado a la persona adecuada? Sería muy embarazoso perder la calma con un cliente y descubrir que todo ha sido culpa tuya.
