La definición más utilizada es que la facturación electrónica es el intercambio de un documento de factura electrónica entre un proveedor y un comprador. Siga leyendo para conocer más detalles sobre la facturación electrónica, su significado, su funcionamiento y sus ventajas para las organizaciones.
Este intercambio electrónico puede realizarse mediante dos opciones principales. La primera es una conexión punto a punto entre el comprador y el vendedor, que es lo más frecuente cuando se utiliza la facturación EDI. La otra opción es a través de una red que conecte a múltiples compradores y vendedores. El modelo de red es el más utilizado en la actualidad, donde se espera el crecimiento de la facturación electrónica, gracias a su escalabilidad y eficiencia para todas las partes implicadas.
Una factura electrónica es una factura entregada electrónicamente en un formato normalizado específico. Las facturas electrónicas contienen los datos de la factura de forma estructurada y pueden importarse automáticamente en el sistema de cuentas a pagar de la organización compradora. Suelen incluir una presentación visual de los datos de la factura. Sin embargo, se pueden representar temporalmente durante el procesamiento o transponerse a formatos visuales.
Ejemplo de factura electrónica
La facturación electrónica (también llamada e-factura o e-factura) es una forma de facturación electrónica. Los métodos de facturación electrónica son utilizados por los socios comerciales, como los clientes y sus proveedores, para presentar y controlar los documentos transaccionales entre sí y garantizar el cumplimiento de los términos de sus acuerdos comerciales. Estos documentos incluyen facturas, órdenes de compra, notas de débito, notas de crédito, condiciones de pago, instrucciones de pago y recibos de pago.
La facturación electrónica incluye una serie de tecnologías y opciones de entrada diferentes y se utiliza como término general para describir cualquier método por el cual una factura se presenta electrónicamente a un cliente para su pago[1].
La principal responsabilidad del departamento de cuentas por pagar es garantizar que todas las facturas pendientes de sus proveedores sean aprobadas, procesadas y pagadas. Procesar una factura incluye registrar los datos relevantes de la factura e introducirlos en los sistemas financieros o contables de la empresa. Una vez realizada la alimentación, las facturas deben pasar por el proceso comercial de la empresa para ser pagadas[2].
Factura electrónica gratuita
Al digitalizar los datos de las facturas y cotejarlos con contratos, órdenes de compra, hojas de entrada de servicios y entradas de mercancías, la facturación electrónica reduce el riesgo de errores y excepciones en las facturas. Cuando las facturas electrónicas se transmiten a través de una red empresarial digital y se programan con datos de documentos y reglas empresariales relacionadas, pueden validarse automáticamente antes de contabilizarse para el pago. Y como la información digital se visualiza más fácilmente en todos los sistemas que el papel en la mesa de alguien, la facturación electrónica facilita la tarea:
Cuando las facturas se digitalizan y las transacciones se realizan a través de una red empresarial digital, los recursos de cuentas por pagar pueden liberarse para centrarse en actividades más estratégicas que agilicen y simplifiquen aún más los procesos. Y mediante la aplicación de reglas de negocio, el cumplimiento de las políticas y contratos de compra, así como una mayor oportunidad de obtener descuentos por pronto pago, se convierten en valores añadidos con el procesamiento de facturas electrónicas que reducen los costes y mejoran la productividad.
Significado de factura electrónica
Una factura electrónica (o e-factura) es un archivo de datos que se transfiere entre ordenadores y no es fácil de entender para los humanos. Los formatos de archivo más comunes son XML y EDI. Una factura electrónica contiene datos estructurados, por lo que es más fácil que un ordenador los comprenda y contabilice automáticamente.
Una factura electrónica es un archivo digital construido sistemáticamente con los datos en una ubicación fija y un significado específico. Existen muchos formatos diferentes para la facturación electrónica y actualmente falta una norma mundial. Los formatos más comunes son EDI y UBL.
El EDI ha sido un estándar popular durante mucho tiempo, pero caro para las PYME. Una lista cada vez mayor de gobiernos de todo el mundo ha elegido UBL 2.0 como formato preferido. La Comisión Europea (CE) está trabajando en su sucesor, UBL 2.1. Está previsto que se convierta en el formato estándar. Está previsto que se convierta en el formato estándar para las empresas que tratan directamente con la CE.
Una factura digital es una factura que puede visualizarse y procesarse digitalmente. La factura digital es fácil de archivar y conectar a programas de contabilidad. Gracias al reconocimiento óptico (OCR), las facturas digitales se registran en los sistemas de forma semiautomática. Esto contribuye a reducir la presión de trabajo.
