Carta de cobro de facturas pendientes
Factura vencida deutsch
Ahora más que nunca, es vital que todas las empresas dispongan de un proceso para enviar una carta de factura impagada. En 2021 se estimó que las PYMES del Reino Unido debían más de 61.000 millones de libras debido a la morosidad y a principios de 2022 la Federación de Pequeñas Empresas estimó que más de 400.000 pequeñas empresas podrían quebrar debido a la crisis de la morosidad. En otro blog ya tratamos algunas tácticas para perseguir facturas y hoy vamos a esbozar un modelo de carta de impago para ayudarte en este proceso.
La persecución de facturas puede ser un proceso duro para una pequeña empresa y acumular rápidamente costes y recursos, por lo que disponer de una plantilla de carta de impago puede ayudar a acelerar las cosas y recuperar los pagos de forma eficaz.
El envío de un recordatorio o una carta de reclamación de facturas pendientes de pago consta de varias fases, que comienzan con un aviso cortés que debe enviarse en los primeros 14 días tras el pago previsto. También es importante que guarde una copia de esta carta y de cualquier otra futura carta de recordatorio de pago atrasado para sus archivos, o que la envíe electrónicamente, dejando un rastro en papel.
Modelo de carta de recordatorio
Una carta de factura vencida en este caso servirá para notificar al cliente que pasarás su cuenta a una agencia de cobros en un determinado número de días si no recibes el pago. O, si aun así no recibes el pago, avisa al cliente de que la agencia de cobros se pondrá en contacto contigo.
Entrepreneur recomienda ofrecer a su cliente un plan de pago si las crecientes comisiones por demora no parecen inquietarle. Divida el total de la factura en partes manejables. No es lo ideal, pero al menos aumentas la probabilidad de cobrar.
Los programas de facturación suelen incluir la opción de automatizar los recordatorios para solicitar el pago. Puedes establecer cuándo quieres que se envíe un recordatorio -al cabo de un día, 30 días, 60 días, lo que quieras- y un mensaje personal con cada uno. De esta forma no tienes que establecer recordatorios en tu calendario y enviar un correo electrónico al cliente en cada fecha.
Los recordatorios de facturas vencidas deben adaptarse a la situación, tanto si la factura lleva un día de retraso como si lleva 90 días. Aquí tienes algunos recordatorios de pago amistosos pero firmes que puedes enviar para mejorar tus posibilidades de cobrar la deuda pendiente.
Correo electrónico de pago atrasado
En nuestro artículo anterior de esta serie, te mostramos Cómo redactar la primera carta de cobro junto con una plantilla que puedes utilizar. Si ahora estás pensando en cómo redactar la segunda carta de cobro, lo más probable es que la factura siga pendiente de pago y tu cliente no haya respondido a la primera carta de cobro ni a los correos electrónicos recordatorios de cortesía que le enviaste antes de la fecha de vencimiento.
Si estás siguiendo la estrategia que hemos descrito hasta ahora, has enviado dos recordatorios antes de la fecha de vencimiento (además de enviar la factura original) junto con una carta de cobro después de la fecha de vencimiento. Hasta este punto, la comunicación ha sido algo escasa porque la factura aún no había vencido o apenas lo había hecho y muchos clientes simplemente están ocupados y se olvidan de pagar.
Sin embargo, ahora que la factura lleva 30 días de retraso, el tono de la segunda carta de cobro debe ser un poco más severo. La redacción se vuelve más directa y algo contundente, pero siempre debe seguir siendo profesional.
Según nuestros registros, la factura número <Invoice_Num>, emitida el día <Invoice_Date> por un importe de $<Invoice_Total>, ha vencido. Se incluye con esta comunicación una copia de dicha factura, que vencía el <Fecha_de_vencimiento>.
Ejemplo de correo electrónico recordatorio de factura
REVISADO POR: Tim Yoder, Ph.D., CPATim es un Certified QuickBooks Time (anteriormente TSheets) Pro, QuickBooks ProAdvisor, y CPA con 25 años de experiencia. Aporta su experiencia al contenido de contabilidad de Fit Small Business.
ESCRITO POR: Eric Gerard Ruiz, CPAPublicado el 2 de marzo de 2023Eric es redactor en Fit Small Business y CPA centrado en contenidos de contabilidad. Pasa la mayor parte de su tiempo investigando y estudiando para dar la mejor respuesta a todos.
Redactar una carta de cobro requiere que sigas los pasos correctos y utilices el tono y el lenguaje adecuados en tu carta. Cuando redactes tu carta, asegúrate de que es concisa y va al grano, e incluye toda la información necesaria, como el propósito de tu carta, un resumen de las facturas pendientes y los métodos de pago aceptables. Redactar cartas de cobro eficaces es una parte importante de la concesión de crédito a los clientes y una buena práctica para gestionar las cuentas por cobrar. Lo normal es enviar cuatro cartas antes de recurrir a una agencia de cobros.
