10 practicas indebidas en la emision de facturas
No se ha recibido ninguna factura
No importa si eres un autónomo o una megaempresa, necesitas cobrar por tus productos o servicios. Pero sin una factura eficaz, te arriesgas a una mala comunicación, una reputación dañada y un flujo de caja interrumpido.
Es muy importante saber quién lleva la contabilidad en la empresa de tu cliente para incluir el nombre y los datos adecuados. Si te equivocas con esta información, puedes parecer poco profesional y desorganizado.
En este caso, elija un día fijo del mes -los días primero, último y decimoquinto son los más populares- para enviar todas sus facturas. Esta solución ayuda a los clientes a estar mejor preparados para pagar su factura mensual.
"Todo en una factura debe centrarse en ofrecer al cliente una acción: pagar su factura. Esto significa que deben poder responder a las preguntas ¿Es correcto el coste de este trabajo? y ¿Entiendo lo que estoy pagando? Si esas respuestas son "No" en cualquiera de los casos, tus descripciones necesitan algo de trabajo".
Hacer visible su nota amistosa ayuda a mantener el elemento humano de su empresa en mente cuando el cliente recibe la factura, lo que hace más probable que piense en usted en términos amistosos y pague puntualmente.
Su cliente se ha puesto en contacto con usted porque no puede añadir un producto/servicio a su factura
Si vende bienes o servicios a través de su propia tienda online o de plataformas electrónicas como Amazon o eBay, probablemente ya se habrá hecho la pregunta ¿Estoy obligado a emitir una factura a mis clientes? La respuesta a esta pregunta depende de quiénes sean sus clientes.
Si usted, como comerciante, presta un servicio -puede tratarse de una entrega de bienes o de un servicio- a otro empresario, está obligado a emitir una factura en el plazo de seis meses. Esta obligación sólo se aplica a algunos servicios exentos de impuestos, que no son muy importantes en el sector del comercio electrónico.
Si su cliente es un particular, no tiene que emitir facturas. Esto cambia en los casos en que envía mercancías a particulares en otros países de la UE. En estos casos está obligado a emitir una factura por cada entrega realizada.
Como comerciante, probablemente le resulte difícil distinguir entre una empresa y un particular como cliente. Por ejemplo, si vende en exceso Amazongoods, la información de que dispone a menudo no le permitirá determinar sin lugar a dudas a qué categoría pertenecen sus clientes. La cuestión de si debe emitir siempre una factura en caso de duda debe sopesarla usted mismo.
Problemas con las facturas y soluciones
Cuando las facturas de un envío postal llegan a un miembro de su equipo de cuentas por pagar, ¿qué ocurre a continuación? En muchas empresas, este momento desencadena una compleja serie de pasos de procesamiento de facturas que es lenta, propensa a errores y, más a menudo, fuente de problemas que de conocimientos.
Tanto si se trata de procesos basados en papel como de empresas estancadas entre los flujos de trabajo en papel y los digitales, los problemas con las facturas pueden influir negativamente en el balance final. Sin embargo, identificar los problemas de procesamiento de facturas a los que se enfrenta su empresa e implantar soluciones que los aborden a fondo no tiene por qué ser difícil.
Muchos de estos problemas son comunes en empresas que trabajan a cualquier escala. En esta guía, examinaremos 10 de los retos más típicos de las cuentas a pagar a los que se enfrentan las empresas hoy en día, incluidos los problemas inherentes a los sistemas tradicionales de cuentas a pagar y los errores introducidos por los miembros del personal.
¿Cuáles son los retos de las cuentas a pagar? Antes de que pueda seleccionar e implantar una solución adecuada, tendrá que identificar las áreas en las que sus equipos y procesos de cuentas a pagar no son todo lo eficientes que podrían ser. No afrontar estos retos de frente tiene consecuencias reales: malas relaciones con los proveedores, cargos por morosidad crecientes y un claro impacto en los resultados.
Cómo mejorar la tramitación de facturas
Tiempo de lectura: 5 minutosAtrapadas en la continua espiral de proporcionar ofertas de calidad, mejorar los servicios existentes y captar nuevos clientes, las empresas suelen tratar la facturación como algo secundario cuando merece más atención de la que recibe.
La facturación es fundamental para cualquier empresa. Equivocarse significa interrumpir el flujo de caja y el buen funcionamiento de la empresa. Sin embargo, más allá de servir como herramienta para cobrar, un mecanismo de facturación bien organizado puede reforzar la identidad de la marca, ganarse la confianza de los clientes e incluso garantizar un patrocinio recurrente a largo plazo.
Si un documento tan importante suele estar plagado de errores, la imagen de la empresa quedará mal e incluso los clientes deshonestos podrán eludir el pago. Por eso, para ayudar a las empresas a evitar este tipo de pesadillas, hemos elaborado una lista de los errores de facturación más comunes con sugerencias prácticas para evitarlos.
Olvidarse de enviar las facturas o retrasar la tarea crea contratiempos para sus pagos e incluso podría animar a los clientes a restar prioridad a su compromiso de pagarle. A menos que tenga un acuerdo financiero específico con sus clientes, como facturarles el día 1 o el 15 de cada mes, lo mejor es enviar las facturas en cuanto se realice el trabajo.
