Revision de facturas para pago
Lista de control para la revisión de facturas
¿Le asalta a menudo el miedo a equivocarse en el pago de una factura? ¡No tema! Hay otros en su misma situación cuando se trata de revisar una factura. Pero, por desgracia, afecta incluso a las mayores empresas multinacionales.
Una de las tareas habituales de las cuentas por pagar es verificar las facturas recibidas, incluso si son correctas. Las facturas deben revisarse dos veces para comprobar que son correctas en cuanto al fondo y que cumplen los requisitos formales de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.
Durante la validación de una factura, hay que asegurarse de que el nuevo proveedor está facturando los servicios que ha utilizado. La factura se coteja con los albaranes y el pedido para garantizar su exactitud. Sólo cuando toda la información de una factura coincide con su documentación justificativa se paga la factura.
El tamaño de la empresa, su estructura y sus procedimientos afectan al funcionamiento del proceso de verificación de facturas. Así que, si está intentando averiguar qué tipo de proceso de verificación de facturas es el mejor para usted, vamos a tratar el factor más importante.
En la mayoría de los casos, la autoridad que emitió la orden es la responsable de llevarla a cabo para minimizar cualquier posible fallo de comunicación. Esta técnica no tiene en cuenta el número de entregas, ni siquiera las incompletas. En su lugar, considera la cantidad total y el precio de la factura.
Una de las principales responsabilidades del cor es la revisión de las facturas/vales públicos
En pocas palabras, las facturas recibidas son solicitudes formales por escrito de un vendedor, proveedor o prestador de servicios que deben ser verificadas, aprobadas, asignadas a la codificación de la cuenta de mayor y preparadas para el procesamiento del pago. La gestión de las facturas recibidas puede ser un proceso sencillo o complejo, dependiendo de las reglas de su empresa, y debe seguir las normas de cumplimiento.
En las grandes empresas, el procesamiento de las facturas suele correr a cargo del departamento de cuentas por pagar. En las pequeñas y medianas empresas, el procesamiento de las facturas puede recaer en los departamentos de contabilidad general, los directores de oficina o los propietarios.
Las facturas recibidas de un vendedor o proveedor deben ser verificadas, aprobadas, asignarles una codificación de cuenta de mayor y prepararlas para el procesamiento del pago. La gestión de estas facturas puede ser un proceso sencillo o complejo en función de las normas de su empresa, y sea cual sea el enfoque que elija, debe seguir las normas de cumplimiento.
La forma de procesar las facturas varía de una empresa a otra. Pero tanto si procesas y registras las facturas manualmente como si utilizas software de procesamiento de facturas y automatización, algunos principios contables básicos son los mismos. He aquí 5 pasos habituales para procesar facturas.
Tramitación de facturas deutsch
Las pequeñas empresas deben adoptar un proceso ágil de aprobación de facturas para mantener buenas relaciones con los proveedores y evitar que se les apliquen recargos por facturas vencidas. Su empresa necesita un proceso sencillo para aprobar una factura para su pago, que preferiblemente comience antes incluso de recibir una factura de un proveedor.
Solicitar la aprobación del pago en la fase de orden de compra o renunciar por completo a la necesidad de aprobación para compras pequeñas puede reducir el cuello de botella de las aprobaciones y mantener el departamento de cuentas por pagar funcionando sin problemas en su empresa.
Un proceso de aprobación de pagos es una práctica empresarial común empleada para garantizar que todos los pagos son examinados y aprobados por una parte adicional dentro de la empresa. Esto garantiza que los pagos no se envíen por error y evita problemas importantes como el fraude interno. La aprobación de pagos también proporciona un pago más rápido y preciso de las facturas de los clientes.
Aunque lo ideal sería que los altos cargos de la empresa, como el director general y el director financiero, firmaran cada pago para garantizar su aprobación, esto suele ser poco práctico. Por lo tanto, es esencial crear flujos de trabajo de aprobación de facturas eficaces para garantizar que los pagos se envían a tiempo y al lugar correcto.
Lista de control para el proceso de pago
Desarrollo de la orden de trabajo Solicitud de la orden de trabajo Autoridad contractual Borrador de la orden de trabajo Propuesta de costes del Estado Propuesta de costes del consultor Negociación de la orden de trabajo Ejecución de la orden de trabajo Reunión de lanzamiento de la orden de trabajo
A medida que avanza el proyecto, los consultores presentan facturas al menos una vez al mes. El proceso de revisión y aprobación de facturas garantiza que la factura está en orden y que el proyecto se ajusta al alcance, el calendario y el coste previstos. Una vez revisada y certificada (aprobada), la factura se remite a contabilidad para la tramitación del pago.
Una vez recibida y registrada, el responsable funcional realiza una revisión superficial (sanity check) de la factura proporcionada por el gestor de contratos de Caltrans para asegurarse de que la factura es coherente con el informe de progreso, y de que las horas cargadas y el personal utilizado son adecuados para el producto recibido.
Tras la revisión funcional, el gestor del contrato verifica que el trabajo facturado es admisible y está detallado en el contrato y en el lenguaje de la orden de trabajo, y que las tarifas y la documentación justificativa son coherentes con la propuesta de costes.
