Que tiene que llevar una factura
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas de una empresa?
Business News Daily recibe compensaciones de algunas de las empresas que aparecen en esta página. Divulgación de publicidadPágina principal > Haga crecer su empresa > FinanzasCotización frente a factura: ¿cuál es la diferencia? ¿Cuál es la diferencia?Julie ThompsonBusiness News Daily Contributing WriterUpdated Jan 23, 2023Un presupuesto y una factura son dos documentos distintos, pero ambos son necesarios para garantizar que se le pague con exactitud y a tiempo.Al dirigir una empresa de servicios, dos componentes clave de sus procesos de trabajo son informar a sus clientes de cuánto costarán los servicios que necesitan y facturarles el trabajo una vez finalizado.Ofrecer presupuestos y facturas formales es una forma profesional de dirigir su negocio. Le ayudan a usted y a su empresa a organizarse, a mantener el flujo de caja e incluso a generar referencias. Aunque los presupuestos y las facturas comparten algunas similitudes, tienen funciones diferentes, por lo que es importante entender qué es cada uno y cuándo deben utilizarse.
Cómo llevar un registro de facturas en Excel
Una factura es un documento comercial con fecha y hora que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del trato y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en su anverso. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden estar descritas en la factura, así como la información relativa a cualquier descuento, detalles de pago anticipado o cargos financieros aplicados por pagos atrasados. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío e impuestos asociados, y esboza el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto a final de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, el extracto debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. En la actualidad, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también facilitan la búsqueda y clasificación de transacciones concretas o fechas específicas.
Significado de la factura
Las facturas retenidas (H) e incompletas (I) son facturas que están pendientes de pago. Una vez que haya determinado que una factura se ha colocado en estado H o I, debe identificar el motivo del retraso en el procesamiento. Consulte Resolución de problemas de facturas y pedidos de compra para obtener una lista parcial de posibles códigos de motivo de retención junto con enlaces a la resolución de cada uno de ellos.
b. Se crean dos facturas en la misma fecha, para el mismo pedido, por el mismo artículo(s) y el pedido sólo tiene suficiente cantidad de artículo(s) para pagar una factura. El sistema procesará automáticamente una de las facturas para su pago y la colocará en estado P (pendiente). La segunda factura también se procesará, pero se colocará en estado H (pendiente).
El departamento tendrá que procesar una orden de cambio para aumentar la cantidad del artículo no coincidente y ponerse en contacto con Cuentas por Pagar para que se pueda volver a procesar la factura. Consulte el capítulo 13 de la Guía del usuario de BruinBuy sobre órdenes de cambio.
Qué registros deben conservarse durante 7 años
La invención de los ordenadores supuso el siguiente gran cambio en la facturación. Esta revolución se desencadenó por el deseo de reducir los costes tradicionales y la mano de obra. La facturación se hizo más barata, fácil y rápida con las facturas electrónicas.
La llegada de Internet dio lugar a formas mejores, más seguras y más ecológicas de comunicarse con los clientes. Las facturas en línea carecen de papel, ya que se envían por correo electrónico y los pagos se realizan en línea.
El software de facturación ayuda a que las relaciones con los clientes alcancen un nuevo nivel. Un buen software de facturación incluye soporte CRM y un portal del cliente para que los clientes puedan realizar un seguimiento de sus transacciones o efectuar pagos en línea.
