Que es radicar una factura
Nota de crédito
El vendedor puede enviar al cliente facturas en papel o electrónicas. Las facturas pueden pagarse de una sola vez o a plazos, en función de las condiciones de pago que se hayan acordado. En función de su finalidad, las empresas pueden crear distintos tipos de facturas para sus clientes.
Las facturas representan algo más que un documento formal que proporciona la información necesaria para obtener pagos de los clientes. Pueden ayudarle a proyectar una imagen profesional y a mantenerse organizado durante la declaración de impuestos. He aquí las principales razones por las que las facturas son esenciales:
Dado que las facturas registran las ventas que has realizado, contienen información clave como los precios unitarios de los bienes o servicios, los importes totales y las fechas de las transacciones que se han producido, etcétera. Estos registros le ayudan a conocer mejor las pautas de compra de los clientes, las tendencias de pago, los periodos de máxima compra, los productos más vendidos y mucho más. Esto le ayuda a adaptar su inventario mediante la previsión de la demanda y el desarrollo de estrategias de marketing eficaces para dirigirse a los clientes adecuados con los productos adecuados en el momento adecuado.
Nota de débito
Si forma parte del mundo de las transacciones B2B en cualquiera de sus funciones, es probable que se haya topado alguna vez con una factura. Una factura es un documento que se obtiene una vez que se ha adquirido algún bien o servicio a crédito. La factura es un documento que le permite conocer el importe que tiene que pagar.
Pero eso no es todo; la función de la factura es también proporcionar otros detalles. Una factura típica sigue una plantilla estándar. La mayoría de las facturas llevan el nombre del establecimiento que vende los bienes o servicios. La factura también tendrá la dirección, la información de contacto y otros detalles vitales.
Una factura es un documento que registra y respalda la transacción entre dos entidades. Las facturas hacen mucho más que eso. La generación de una factura comienza con el acuerdo entre dos partes (empresa a empresa o empresa a cliente) para comprar bienes o prestar servicios.
En la mayoría de los casos, las facturas se generan para operaciones a crédito o de pago aplazado, muy probablemente una operación B2B. El proceso comienza con un interés por los bienes o servicios. Puede haber una solicitud de presupuesto o un proceso de licitación. Una vez que el comprador ajusta las especificaciones del producto o servicio a sus necesidades, emite una orden de compra.
Factura de servicios públicos
Esta directiva establece los métodos adecuados para enviar facturas a myUFMarketplace, así como para garantizar que las facturas contengan todos los atributos requeridos, incluida la eliminación de información confidencial antes de su envío. Las facturas que contengan información sanitaria personal (PHI) no pueden presentarse en el sistema myUFMarketplace y deben ser enviadas por el proveedor directamente al departamento.
myUFMarketplace ofrece un portal para proveedores que permite que las facturas electrónicas fluyan directamente de los proveedores a Desembolsos, eliminando pasos adicionales y reduciendo el papel en el proceso. Las facturas deben ser coherentes y estar compuestas por atributos específicos, en función de la compra, para garantizar que se proporciona el soporte suficiente para el pago.
Normalmente, un archivo enviado por correo electrónico debería tardar entre 24 y 48 horas en entrar en el sistema y enviarse al departamento. Cuando las facturas no contienen la información adecuada, la transacción se clasificará como una Excepción AP y esta excepción deberá ser resuelta por el personal de los Servicios de Desembolso. Esto puede retrasar el tiempo que tarda una factura en llegar a un departamento.
Cómo archivar facturas y recibos
El procesamiento de facturas implica el ciclo completo de recepción de una factura de un proveedor, su aprobación, el establecimiento de una fecha de envío, el pago de la factura y su posterior registro en el libro mayor. Es un aspecto crítico de la gestión de una empresa.
Cuando las facturas de los proveedores no se pagan a tiempo, se puede interrumpir el flujo de entrada de servicios, suministros y materias primas y dañar las relaciones con los proveedores. Uno o dos impagos pueden perdonarse, pero la morosidad continuada perjudicará a su empresa.
Gracias a los avances tecnológicos, excusas como "el cheque está en el correo" ya no sirven cuando se trata de procesar facturas. Sus proveedores saben que la mayoría de las empresas utilizan algún tipo de sistema automatizado para recibir y registrar sus facturas y ponerlas en el proceso de pago.
El seguimiento y el pago de las facturas de los proveedores, el procesamiento de facturas es la serie de pasos que tienen lugar desde el momento en que se recibe una factura de un proveedor hasta que se paga y se registra en el libro mayor.
Tanto si la factura se recibe por correo, como si es un PDF adjunto a un correo electrónico o una factura electrónica, la información que contiene debe escanearse manual o automáticamente en el sistema contable. A partir de ahí, la factura pasa por un flujo de trabajo específico de aprobación y pago.
