Porque se facturan las compras
Factura de pedido
Se crea una factura de compra o un pedido de compra para registrar el coste de las compras y realizar un seguimiento de las cuentas a pagar. Si necesita controlar un inventario, las facturas de compra y los pedidos de compra también se utilizan para actualizar dinámicamente los niveles de inventario, de modo que pueda minimizar sus costes de inventario y ofrecer un mejor servicio al cliente. Los costes de compra, incluidos los gastos de servicio, y los valores de inventario resultantes de la contabilización de facturas o pedidos de compra contribuyen a las cifras de beneficios y otros KPI financieros de su Centro de funciones.
Además de comprar artículos físicos (tipo de artículo de inventario), que afectan a la valoración del inventario, puede comprar servicios representados por unidades de tiempo. Puede hacerlo con el tipo de posición Servicio o con el tipo de línea Recurso.
Cuando se reciben los artículos de inventario o cuando se completa el servicio adquirido, se contabiliza la factura de compra o el pedido para actualizar el inventario y los registros financieros y para activar el pago al proveedor de acuerdo con las condiciones de pago. Para obtener más información, consulte Contabilización de compras y realización de pagos.
Asiento de factura de compra
Como propietario de una pequeña empresa, puede resultar difícil entender todo el papeleo que necesita presentar para su nuevo negocio. Si tiene una empresa que maneja inventario físico, lo más probable es que tenga que hacer aún más malabarismos con el papeleo.
Pero, ¿qué es exactamente una factura de compra? Vamos a ver con más detalle qué es una factura de compra. También veremos la diferencia entre una factura de compra y una orden de compra, y cómo pueden ayudar a que su negocio funcione sin problemas.
Una factura de compra suele tener un formato similar al de cualquier otro tipo de factura que pueda recibir. Describe los productos que se han comprado, el número de cada artículo y el precio de los productos. También suelen incluir las condiciones de pago.
Una factura de compra también puede modificarse para crear un presupuesto de compra. Esto es para los clientes que quieren averiguar la estructura de precios antes de decidirse a comprar. Esta estimación de compra servirá como una buena idea de en qué puede consistir una posible factura futura.
También proporcionan un registro escrito de los bienes y servicios que se han entregado a un cliente y cuánto se ha cobrado a cada cliente. Esto facilita saber qué cuentas se han completado y cuáles siguen pendientes.
Ejemplo de factura de compra
El cotejo de facturas es una de las actividades clave del departamento de cuentas por pagar de una empresa. Es una tarea que puede ser compleja, llevar mucho tiempo y consumir muchos recursos. Pero, si se hace bien y se aprovechan las modernas herramientas de automatización, la correspondencia de facturas puede ahorrar tiempo a su equipo de cuentas a pagar al permitir el procesamiento de facturas sin intervención mediante sólidas soluciones de automatización de cuentas a pagar.
El cotejo de facturas es el proceso de comparar la información de la factura con los documentos justificativos, como la orden de compra, la entrada de mercancías y el contrato. El proceso de cotejo de facturas tiene por objeto garantizar la exactitud de los pagos a proveedores y la correcta contabilización de los costes; también permite el cumplimiento de los contratos de compra y la fácil detección de facturas potencialmente fraudulentas.
El cotejo de facturas se utiliza cuando una factura de proveedor va precedida de un pedido de compra (PO) de la organización compradora. Esto significa que el comprador ha creado una solicitud de compra en la que se indican los bienes o servicios necesarios, la cantidad, el proveedor y el precio contratado. Una vez aprobada la solicitud de compra, se genera una orden de compra y se envía al proveedor. Tras la entrega de los bienes o servicios, el comprador suele tener que registrar una entrada de mercancías en el sistema ERP o de aprovisionamiento. Dado que la aprobación del coste se obtiene en la fase de solicitud de compra, la factura no necesita otra ronda de aprobación siempre que los detalles de la factura coincidan con la orden de compra y la entrada de mercancías.
Factura de pedido - deutsch
En una empresa orientada a la prestación de servicios, la factura se genera una vez prestado el servicio. Sin embargo, las mejores prácticas serían que la empresa hiciera primero un seguimiento con el cliente, para asegurarse de que está satisfecho. Pongamos un ejemplo.
Larry's Lighting ha sido contratada no sólo para suministrar un nuevo sistema de iluminación para el restaurante Richard's, sino también para instalarlo. El técnico termina el pedido y se pone en contacto con Richard. Richard está encantado con el trabajo. El técnico vuelve a su oficina, consulta con su supervisor y éste informa al departamento de contabilidad de que su trabajo está terminado y que deben enviar una factura al restaurante de Richard. Esto es para que Larry's Lighting pueda cobrar.
Pero supongamos que el técnico no se ha puesto en contacto con Richard para conocer su opinión. Richard no está satisfecho con el trabajo y cuando recibe la factura se queja. Aquí se ha perdido algo de tiempo, ya que ahora debe intervenir la dirección. Tal vez se ofrezca un descuento, pero eso significa que la factura debe modificarse y volver a emitirse. Esto retrasa un mes el pago a Larry's Lighting.
