Para que se facturan las compras
Cómo leer una factura
Una factura de compra se crea normalmente a partir de una orden de compra o de un recibo de compra. Los detalles del artículo del proveedor se incluirán en la factura de compra. Sin embargo, también puede crear una factura de compra directamente.
Dimensiones Contables le permite etiquetar transacciones basadas en un Territorio, Sucursal, Cliente, etc. específico. Esto ayuda a visualizar los estados contables por separado en función de los criterios seleccionados. Para saber más, visite la página Dimensiones Contables.
Retener Factura: Active esta casilla para retener la factura de compra. Esto sólo puede hacerse antes de presentar la factura. Una vez activada la opción "Retener factura" y enviada la factura de compra, el estado cambiará a "Retenida temporalmente".
Puede establecer la moneda en la que se enviará la factura de compra. Esto se obtiene de la Orden de Compra. Si establece una Lista de Precios, los precios de los artículos se obtendrán de dicha lista. Al marcar "Ignorar Regla de Precios" se ignorarán las Reglas de Precios establecidas en Cuentas > Regla de Precios.
En esta sección se pueden establecer descuentos adicionales para toda la factura. Este descuento puede basarse en el Gran Total, es decir, después de impuestos/cargos, o en el Total Neto, es decir, antes de impuestos/cargos. El descuento adicional puede aplicarse como porcentaje o como importe.
Factura número Po
Cuando reciba una factura de compra de su proveedor, compruebe cuidadosamente los detalles para asegurarse de que no hay errores. Es mucho más fácil corregir una factura antes del vencimiento del pago. Los errores pueden incluir un importe o una cantidad erróneos, la ausencia de un número de orden de compra o de un nombre de contacto.
Intente pagar las facturas de sus proveedores a tiempo; si tiene problemas de liquidez, sugiera un plan de pago a corto plazo. Si siempre te niegas a atender las llamadas de los proveedores, es probable que tomen otras medidas. El último recurso es reclamar la devolución del dinero a través de los tribunales del condado. Si esto ocurriera, tendrías que pagar todos los costes e intereses en los que haya incurrido el proveedor.
También puedes introducir una fecha de vencimiento del cheque: por ejemplo, una vez a la semana o una vez al mes. Cuando hayas establecido un sistema, te permitirá llevar un mejor control de las finanzas. Así, los proveedores sabrán cuándo van a cobrar y no tendrán que esperar un cheque el mismo día de su llamada telefónica.
Intente mantener una buena relación con sus proveedores. No hay nada peor que llamar para hacer un pedido y descubrir que la cuenta está bloqueada. El proveedor sólo enviará la mercancía cuando se haya efectuado el pago de una cantidad pendiente, o sólo te ofrecerá dinero en efectivo con el pedido.
Orden de compra
Se crea una factura de compra o un pedido de compra para registrar el coste de las compras y realizar un seguimiento de las cuentas a pagar. Las facturas de compra y los pedidos de compra también se utilizan para actualizar dinámicamente los niveles de inventario, lo que le permite minimizar los costes de inventario y ofrecer un mejor servicio al cliente. Los costes de compra, incluidos los gastos de servicio, y los valores de inventario resultantes de la contabilización de facturas o pedidos de compra contribuyen a las cifras de beneficios y a otros indicadores clave de rendimiento financiero (KPI) de su Centro de funciones.
Además de comprar artículos físicos (tipo de artículo de inventario), lo que afecta a la valoración del inventario, puede comprar servicios representados por unidades de tiempo. Puede hacerlo con el tipo de posición Servicio o con el tipo de línea Recurso.
Cuando reciba los artículos de inventario o se haya completado el servicio adquirido, contabilice la factura de compra o el pedido para actualizar el inventario y los registros financieros y para activar el pago al proveedor de acuerdo con las condiciones de pago. Obtenga más información en Contabilización de compras, recepción de artículos y realización de pagos.
Modelo de orden de compra
Si es usted nuevo en el ámbito de las adquisiciones, puede que le cueste diferenciar entre facturas y órdenes de compra. De hecho, incluso los miembros del equipo de compras tienen múltiples opiniones y definiciones sobre lo que constituye cada proceso.
Si no se pone al día con los términos de aprovisionamiento más conocidos, podría tener que hojear documentos financieros importantes y perderse los detalles que pueden afectar negativamente al gasto de su organización. No puede permitirse el lujo de ignorar el proceso de adquisición.
Una factura es una solicitud de pago oficial enviada por el proveedor a sus compradores una vez que se ha cumplido el pedido. En ella se enumeran los bienes o servicios que se han entregado y se especifica la cantidad de dinero que se debe.
La principal diferencia es que los compradores envían una orden de compra a los proveedores con la intención de seguir y controlar el proceso de compra. Por otro lado, una factura es una solicitud de pago oficial que envían los vendedores a los compradores una vez que se ha cumplido su pedido.
Órdenes de compra y facturas son dos de los términos financieros más confusos, y a menudo pueden parecer sinónimos. Ambos son comunicaciones relacionadas con el comercio de bienes y servicios. Pero su momento de aparición es diferente.
