Factura al público en general
Significado de la factura
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Condiciones de envío y de pago (por ejemplo, número y fecha de envío, descuento por pronto pago). El número de conocimiento de embarque y el peso del envío se indicarán para los envíos en conocimientos de embarque del Gobierno. (vi)
Nombre (cuando sea posible), cargo, número de teléfono y dirección postal de la persona a la que se debe notificar en caso de factura defectuosa. (viii) Número de identificación fiscal (NIF). El contratista deberá incluir su NIF en la factura sólo si así lo exigen los procedimientos de la agencia. (Véase 4.9 Requisitos del NIF.) (ix) Datos bancarios para la transferencia electrónica de fondos (TEF). (A)
Si no es obligatorio incluir en la factura los datos bancarios de la transferencia electrónica de fondos, para que la factura sea correcta, el contratista deberá haber presentado los datos bancarios correctos de la transferencia electrónica de fondos de conformidad con la disposición aplicable de la convocatoria (por ejemplo, 52.232-38, Presentación de información sobre transferencia electrónica de fondos con la oferta), la cláusula contractual (por ejemplo, 52.232-33, Pago mediante transferencia electrónica de fondos - Sistema de gestión de la adjudicación, o 52.232-34, Pago mediante transferencia electrónica de fondos - Sistema distinto del sistema de gestión de la adjudicación) o los procedimientos aplicables del organismo. (C)
Formación en facturación G
Una factura es un documento comercial con fecha y hora que detalla y registra una transacción entre un comprador y un vendedor. Si los bienes o servicios se han adquirido a crédito, la factura suele especificar las condiciones del trato y proporciona información sobre los métodos de pago disponibles.
Una factura debe indicar que es una factura en su anverso. Suele tener un identificador único llamado número de factura que es útil para referencia interna y externa. Una factura suele contener información de contacto del vendedor o proveedor de servicios en caso de que haya un error relacionado con la facturación.
Las condiciones de pago pueden estar descritas en la factura, así como la información relativa a cualquier descuento, detalles sobre el pago anticipado o cargos financieros aplicados por pagos atrasados. También presenta el coste unitario de un artículo, el total de unidades compradas, los gastos de flete, manipulación, envío e impuestos asociados, y esboza el importe total adeudado.
Las empresas pueden optar por enviar simplemente un extracto a final de mes como factura de todas las transacciones pendientes. Si este es el caso, el extracto debe indicar que no se enviarán facturas posteriores. Históricamente, las facturas se han registrado en papel, a menudo con múltiples copias generadas para que el comprador y el vendedor tengan cada uno un registro de la transacción para sus propios registros. En la actualidad, las facturas generadas por ordenador son bastante comunes. Pueden imprimirse en papel bajo demanda o enviarse por correo electrónico a las partes de una transacción. Los registros electrónicos también facilitan la búsqueda y clasificación de transacciones concretas o fechas específicas.
Guía del usuario de facturación G
Una de las preguntas más oídas en torno a la Facturación G ha sido cómo servirá para reducir el número y la cuantía de las diferencias Intragubernamentales (IGT). La Oficina del Servicio Fiscal ofrece la siguiente guía de referencia para salvar la brecha entre la funcionalidad del sistema de Facturación G y la metodología contable para las transacciones de Compra/Venta IGT.
La falta de comunicación entre los socios comerciales, junto con la ausencia de un mecanismo para que los organismos intercambien datos contables coherentes, han dado lugar históricamente a diferencias de eliminación intragubernamentales. El suplemento USSGL TFM y los escenarios contables USSGL proporcionan actualmente una lógica de contabilización USSGL adecuada para las transacciones de compra/venta; la implantación de la facturación G no requiere nuevos códigos de transacción ni un nuevo tratamiento contable. Sin embargo, la lógica de contabilización por sí sola no sirve para facilitar la comunicación entre las agencias a fin de garantizar que se acuerden los plazos de las entradas y los importes en dólares. Mediante la comunicación mutua a lo largo de todo el ciclo de vida de la transacción y el acuerdo sobre las normas de datos antes de registrar las transacciones, todas las Agencias Federales de Programas (FPA) tendrán una mejor oportunidad de registrar las transacciones en GTAS de manera coherente, y reducir así el número de diferencias IGT.
Significado de la factura en los negocios
G-Invoicing es la solución a largo plazo para que las Agencias de Programas Federales (FPA) gestionen sus transacciones intragubernamentales (IGT) de Compra/Venta. La facturación G ayuda (o ayudará) a las agencias y a sus socios comerciales:
Las FPA deben implantar la facturación G para nuevos pedidos antes de octubre de 2022. La fecha límite de implantación obligatoria de octubre de 2022 para los Nuevos Pedidos incluye los Pedidos con un Periodo de Ejecución que comience el 1 de octubre de 2022 o después.
FPAs deben implementar G-Facturación para Órdenes "En Vuelo" para Octubre 2023. La fecha límite de implementación de octubre de 2023 para las Órdenes "In-Flight" incluye la conversión de Órdenes con un saldo abierto y un Período de Ejecución que se extienda más allá del 30 de septiembre de 2023.
