Emitir factura con fecha anterior

¿Es ilegal antedatar facturas?

¿Por qué no? Necesito volver atrás y ponerme al día en mis libros introduciendo facturas para que coincidan con los pagos recibidos por cheque o tarjeta... Pero las facturas sólo me permiten introducir la fecha de hoy o hacia adelante. Tiene que haber una manera de introducir fechas pasadas como Freshbooks, QuickBooks, etc. Frustrante

Es ridículo no permitir a los propietarios de pequeñas empresas antedatar sus asientos contables. Nadie tiene tiempo para introducir sus transacciones en efectivo todos los días. Los propietarios de pequeñas empresas suelen reservar uno o dos días al mes para conciliar su contabilidad. Para efectos fiscales y comprobantes de ingresos, es esencial que seamos capaces de hacer estos asientos contables generales. Si Square quiere proporcionar la contabilidad de extremo a extremo y la gestión de efectivo para las pequeñas empresas, entonces usted necesita para que sea más fácil para nosotros para dar cuenta de otros ingresos que vienen de fuera de su paraguas de procesamiento.

HI @richlasers - gracias por añadir su voz aquí. Para mayor claridad, no preveo Square añadiendo esta característica en el futuro. Por razones de seguridad, Square marca la hora de cada transacción individual, incluyendo facturas, con el fin de reflejar el momento específico en que se tomaron las transacciones.

¿Por qué es malo el backdating?

En nuestros Talleres de Otoño 2019, Ética y Profesionalismo - Saber y Hacer, discutimos un escenario de práctica privada sobre facturación que involucra la solicitud de un cliente de cambiar la fecha de prestación del servicio (backdating). ¿Qué opina usted al respecto? ¿Es correcto antedatar una factura?

Es posible que el cliente no se dé cuenta de que cambiar la fecha del servicio es inaceptable. Explíquele que no se puede antedatar un recibo. No llevar una facturación honesta e informada se consideraría una falta de ética profesional y comprometería su ejercicio profesional. Las facturas, recibos y cuentas deben registrar con exactitud los servicios prestados y esto incluye registrar la fecha correcta de prestación del servicio.

Es responsabilidad del dietista garantizar que las prácticas profesionales de facturación y mantenimiento de registros sean transparentes, honestas y precisas. Si no está seguro de cuáles son sus obligaciones profesionales en materia de facturación y mantenimiento de registros, consulte el Código Deontológico, las Normas Profesionales para el Mantenimiento de Registros y las prácticas de facturación. También puede llamar al Servicio de Asesoramiento Práctico para resolver sus dudas. Además, puede ponerse en contacto con el proveedor de prestaciones de su cliente para obtener aclaraciones.

¿Es legal cambiar la fecha de una factura?

Sea cual sea la naturaleza de su pequeña empresa, es vital llevar una contabilidad limpia y precisa. Aunque hay algunas razones legítimas para antedatar documentos en general (por ejemplo, un acuerdo que entra en vigor en una fecha determinada pero se firma en una fecha posterior), antedatar facturas casi siempre es desaconsejable. En el mejor de los casos, enturbiará la contabilidad y dificultará la conciliación; en el peor, puede exponer a la empresa a auditorías y responsabilidades.

A veces resulta tentador antedatar una factura a petición de un cliente. Lo más probable es que estas solicitudes se produzcan a principios de año o en un trimestre fiscal, cuando un cliente desea aplicar un gasto al período fiscal anterior. Aunque esté encantado de ayudar, es mejor rechazar la solicitud.

Cuando un cliente recibe una solicitud de este tipo, a menudo ya han transcurrido varios días del nuevo período impositivo y usted ya ha cerrado el período anterior. El servicio al cliente es importante, pero usted no le debe a su cliente el tiempo y las molestias de volver a abrir y reconciliar sus libros. Ningún cliente merece un comportamiento poco ético.

Normas de facturación

Asegurarse de que las facturas se emiten a tiempo es una parte vital de un buen control del crédito y ayuda a la tesorería de la empresa. Hasta que no emita la factura, no cobrará. Así de sencillo. Así que cuanto antes facture, mejor.

Recuerde que un cliente no le va a perseguir para pedirle que le facture, ya que querrá quedarse con el dinero. Es muy importante que se mantenga al día con la facturación, de lo contrario afectará seriamente a su flujo de caja.

Sin embargo, algunas PYME tienen dificultades para facturar a tiempo. Puede que el negocio esté en auge y que no haya suficientes horas al día para realizar todos los trabajos, pero cuando llega el momento de hacer las cuentas mensuales o de fin de año se da cuenta de que no ha facturado a un cliente por un trabajo que realizó hace varios meses, o incluso más tiempo.

Aunque tiene derecho a facturar, si la factura tiene más de 6 meses, le recomendamos que incluya una carta de presentación disculpándose por el retraso o, simplemente, que llame antes al cliente para tratar el asunto. Esto es especialmente cierto si la factura es de un importe elevado y puede causar dificultades al cliente cuando por fin aparezca.