La facturación electrónica es una forma de facturación que se presenta al comprador en formato electrónico a través de un intercambio de datos estructurado y predefinido. Este intercambio de documentos electrónicos entre comprador y vendedor puede ayudar a racionalizar y automatizar partes del proceso de cuentas por pagar.
Una factura electrónica es una factura entregada electrónicamente en un formato estandarizado especificado. Dado que los sistemas emisor y receptor utilizan el mismo formato normalizado, ambos sistemas pueden compartir y reconocer los datos.
La otra opción es a través de una red que conecta a múltiples compradores y vendedores en una plataforma. En el modelo de red es donde se espera un mayor crecimiento de la facturación electrónica, gracias a su escalabilidad y eficiencia para todas las partes implicadas.
Hay que escribir o imprimir un cheque u otra forma de pago y luego enviarlo por correo al vendedor. Si el sistema de pago es electrónico y no se integra con los sistemas de facturación o aprobación, el personal de cuentas a pagar tiene que introducir los datos por tercera vez.
La Business Payments Coalition (BPC) inició en 2022 en EE.UU. un proyecto piloto de mercado de intercambio de facturas electrónicas. El objetivo de este marco es ofrecer a las empresas la posibilidad de intercambiar facturas electrónicas, lo que agilizará la comunicación y la eficiencia entre empresas. La BPC afirma que el 25% de las facturas se envían electrónicamente en el mercado estadounidense.
Facturación electrónica obligatoria eu
Una factura electrónica (o e-factura) es un fichero de datos que se transfiere entre ordenadores y no es fácil de entender para los humanos. Los formatos de archivo más comunes son XML y EDI. Una factura electrónica contiene datos estructurados, por lo que es más fácil para un ordenador comprenderla y contabilizarla automáticamente.
Una factura electrónica es un archivo digital construido sistemáticamente con los datos en una ubicación fija y un significado específico. Existen muchos formatos diferentes para la facturación electrónica y en la actualidad se carece de una norma mundial. Los formatos más comunes son EDI y UBL.
El EDI ha sido un estándar popular durante mucho tiempo, pero caro para las PYME. Una lista creciente de gobiernos de todo el mundo ha elegido UBL 2.0 como formato preferido. La Comisión Europea (CE) está trabajando en su sucesor, UBL 2.1. Está previsto que se convierta en el formato estándar. Está previsto que se convierta en el formato estándar para las empresas que tratan directamente con la CE.
Una factura digital es una factura que puede visualizarse y procesarse digitalmente. La factura digital es fácil de archivar y conectar a programas de contabilidad. Gracias al reconocimiento óptico (OCR), las facturas digitales se registran en los sistemas de forma semiautomática. Esto contribuye a reducir la presión de trabajo.
Facturación electrónica en Alemania
El 1 de enero de 2024, la introducción de la facturación electrónica obligatoria en Francia va a desencadenar una revolución. Aunque la normativa se aplicará en varias etapas, las empresas de todos los tamaños ya tienen muchas preguntas. AGS Records Management, especialista en soluciones de gestión de la información, ofrece aquí las respuestas.
Según la normativa fiscal, una factura electrónica es una factura (o un flujo de facturas) que se crea, transmite, recibe y almacena en formato electrónico. Por lo tanto, no basta con escanear una factura para cumplir la ley. A partir de enero de 2024, las empresas deberán aceptar facturas electrónicas. Tienen hasta 2026 para empezar a emitirlas también electrónicamente. También deben estructurar los datos contenidos en sus facturas para que puedan ser procesados de forma coherente por todos los agentes económicos y reproducidos en un lenguaje claro en caso de auditoría por parte de las autoridades fiscales.
El artículo 1379, introducido por el Decreto 2016-1673, de 5 de diciembre de 2016, regula la validez de las copias digitales y permite destruir las facturas originales en papel. Una vez digitalizada, ya no es necesario conservar la factura original en papel. Sin embargo, la copia digital debe cumplir ciertos requisitos. Para ser considerada válida, la copia digital debe ser idéntica en forma y contenido al documento original, y su integridad debe estar permanentemente garantizada siguiendo un procedimiento que cumpla las condiciones establecidas por el decreto. Las modalidades de digitalización de las facturas en papel se definen en la orden de 22 de marzo de 2017, en aplicación del artículo L. 102 B del Libro de Procedimientos Fiscales.
Sistema de facturación electrónica
Una factura es una solicitud formal de pago de una empresa o proveedor tras la prestación de servicios. Este documento deja constancia de una transacción entre comprador y vendedor y puede ser un recibo en papel o un registro en línea. A menos que le guste el sabor del pegamento de los sobres, no hay razón para que su pequeña empresa dependa de las facturas en papel y los sellos de correos. Un sistema de facturación electrónica puede agilizar su forma de hacer negocios, haciéndole más ágil, productivo y capaz de satisfacer mejor las demandas del mercado global actual.
Históricamente, el envío de documentos de facturación ha sido un proceso comparativamente lento, ya que lleva tiempo enviar o recibir una factura en papel por correo. Además, la introducción manual de datos es famosa por producir errores y crear un sistema notablemente ineficaz.
La facturación electrónica (o "e-factura") simplifica este proceso al basarse en una plataforma en línea para enviar y recibir facturas. Al procesar las facturas electrónicamente, las empresas pueden tramitarlas con una rapidez inigualable.
