Contabilizar un pago en efectivo sin factura
Aplicación de caja automatizada netsuite
La aplicación de efectivo es un proceso de cotejo de los pagos recibidos de los clientes con sus respectivas facturas pendientes. Consiste en cotejar los pagos recibidos con la información correcta de la remesa, las facturas y las cuentas de los clientes, de forma que se pueda deducir el importe de las cuentas pendientes de cobro.
Por ejemplo, en un entorno B2B, supongamos que ABC Corp entregó sus bienes o servicios a Penta Corp el mes pasado. Dado que Penta Corp es un cliente a crédito, el producto se entregó junto con una factura (La factura es la factura original que motivó los pagos a realizar), que Penta Corp debe pagar a finales de este mes. Esta mañana, Penta Corp ha enviado un pago junto con la remesa. Un especialista en aplicación de efectivo utiliza el aviso de remesa para saber qué facturas se están pagando con los fondos transferidos por el comprador.
Al igual que otros equipos, el equipo de aplicación de efectivo tiene responsabilidades fijas basadas en controles internos específicos establecidos por los líderes de aplicación de efectivo. Un ciclo típico del proceso de aplicación de efectivo implica los siguientes pasos:
Pasos del proceso de solicitud de efectivo
Cada vez que se compran y venden bienes y servicios, se crea una factura. Este es el primer paso en el proceso de pago. En el pasado, los pagos se hacían generalmente en efectivo y la contabilidad se llevaba a mano. Ahora que estamos en la era digital, disponemos de sistemas de pago electrónicos, pagos con tarjeta y transferencias electrónicas. La intervención manual, que suele tener un coste mucho mayor, se ha eliminado en gran medida en todo el proceso de pago. Excepto en lo que respecta a la facturación y la contabilidad final.
Muchas empresas siguen imprimiendo y enviando facturas en papel y algunas siguen llevando la contabilidad manualmente. Sin embargo, es posible automatizar y eliminar la intervención manual también en estas partes del proceso de pago. Algunas empresas ya lo están haciendo, pero todavía hay muchas que se están perdiendo todas las ventajas que puede aportar un proceso de pago totalmente digital. Este artículo analiza la facturación electrónica, estudia cuáles son exactamente sus ventajas y explica qué está haciendo la UE para fomentar su uso en Europa.
Retos en el proceso de solicitud de efectivo
La contabilización del efectivo es importante porque el efectivo entrante no puede ser utilizado por la empresa hasta que se asigna correctamente. Cuanto antes se asigne el efectivo a una factura y a una cuenta, antes podrá la empresa utilizar el efectivo para sus necesidades corrientes. Funciones vitales como las nóminas, el alquiler y los servicios públicos, las compras, las inversiones y los desembolsos de capital requieren efectivo. Una empresa con un proceso de contabilización y aplicación de efectivo rápido y eficaz puede funcionar sin problemas y sin retrasos, y puede crecer más rápidamente. La contabilización de efectivo debe realizarse de forma precisa y eficiente para permitir que una empresa utilice su efectivo sin demora.
La contabilización de efectivo en la empresa la realiza normalmente el especialista en contabilización de efectivo. El especialista en contabilización de caja es responsable de recibir y contabilizar los pagos en las cuentas, así como de procesar los reembolsos y realizar ajustes en las facturas de los clientes.
Todos los productos y servicios prestados por la empresa van acompañados de una factura. La factura indica al cliente lo que se le debe y qué producto o servicio se le ha prestado que requiere un pago. La factura proporcionará al cliente otra información importante, como el beneficiario, el lugar al que debe enviarse el pago y la fecha de vencimiento. La factura es importante para la aplicación del efectivo porque ayuda a la empresa a identificar el origen del efectivo entrante. La remesa se refiere al pago que un cliente realiza a la empresa por el producto o servicio recibido. La contabilización y aplicación de efectivo ayuda a la empresa a asignar remesas a sus facturas correspondientes y a la(s) cuenta(s) adecuada(s) en el libro mayor.
Qué es la aplicación del efectivo en contabilidad
La adquisición de bienes y servicios, incluidos los de construcción, se rige por la Política de Adquisiciones de la Universidad y puede realizarse utilizando diferentes métodos, dependiendo del tipo de compra y del valor.
Cuando no exista factura, deberá aportarse un documento que represente un soporte objetivo del pago. El documento debe incluir detalles relevantes como la finalidad y el importe en dólares, así como la autorización para realizar el pago. Puede tratarse de un formulario de inscripción a una conferencia, un formulario de renovación de una suscripción, una copia del calendario de pagos identificado en un acuerdo contractual, un correo electrónico que incluya a las personas autorizadas, etc.
Si el pago se realiza a una persona por servicios, el departamento que recibe el servicio está obligado a determinar el tipo de servicio prestado (es decir, consultoría, no consultoría, etc.) y si existe una relación de empleo/contratista independiente. Para determinar si el servicio es una de las pocas excepciones en las que no existe una relación laboral, se deben revisar las secciones GTFM Empleado frente a contratista / Fiscalidad de los pagos y Guía del impuesto sobre la renta - Empleado o contratista independiente. Si no existe relación laboral, el departamento debe certificarlo y, si es necesario, debe cumplimentarse un certificado de pequeño comerciante.
