Hasta cuando se puede contabilizar una factura
Factura en espera significa
Este artículo describe y contrasta los dos métodos que las organizaciones pueden utilizar para los pagos anticipados (prepagos). Un método crea una factura de prepago que está asociada a una orden de compra. El otro método crea comprobantes de diario de prepago creando asientos y marcándolos como comprobantes de diario de prepago.
Las organizaciones pueden emitir pagos anticipados (pagos por adelantado) a los proveedores por bienes o servicios antes de que éstos se hayan suministrado. Se pueden utilizar dos métodos para emitir pagos anticipados a los proveedores. Para minimizar el riesgo, puede realizar un seguimiento de los pagos anticipados definiendo el pago anticipado en una orden de compra. Para este método, debe crear una factura de prepago que esté asociada a una orden de compra. Este método se denomina facturación por pago anticipado. Las organizaciones que no desean realizar un seguimiento tan exhaustivo de los pagos anticipados o que no reciben una factura de pago anticipado de su proveedor pueden utilizar comprobantes de diario de pago anticipado en lugar del método de facturación de pago anticipado. Puede crear comprobantes de diario de prepago creando asientos y marcándolos como comprobantes de diario de prepago. Con este método, no se puede hacer un seguimiento de los pagos anticipados a un proveedor y de los pedidos. Sin embargo, puede marcar un pago anticipado contabilizado para su liquidación contra un pedido.
Qué es la factura electrónica
Las cuentas por pagar son responsables de gestionar el procesamiento de las facturas de los proveedores, desde la recepción de la factura, pasando por la codificación y las aprobaciones, hasta que el pago se contabiliza en el ERP o sistema financiero y está listo para el pago. Hay dos tipos principales de facturas de proveedores: las facturas basadas en órdenes de compra, también llamadas facturas PO, y las facturas de gastos (o facturas no PO). Descubra las diferencias entre estos dos tipos y por qué el proceso de aprobación de las facturas difiere según el tipo.
La diferencia entre las facturas PO y las no PO radica en la compra que generó la factura. Cuando existe un proceso de solicitud de compra, la compra será desencadenada por una orden de compra (PO) previamente aprobada que se envía al proveedor. En el caso de las compras realizadas fuera del proceso de compra regulado, el proveedor envía una factura que no es de pedido, también llamada factura de gastos.
Una factura PO debe incluir el número de orden de compra y los detalles de los bienes o servicios suministrados según lo acordado entre el comprador y el proveedor. Al llegar a cuentas por pagar, la factura de pedido se coteja con la orden de compra para garantizar que todos los detalles se corresponden. En la mayoría de los casos, las empresas realizan un cotejo de facturas a tres bandas para verificar que los detalles de la factura de pedido coinciden con el pedido de compra y con la entrada de mercancías registrada en el sistema de compras o ERP tras la recepción de los bienes o servicios. Las facturas de pedidos suelen incluir facturas de compras de material directo.
¿Qué dos tipos de factura pueden tener el estado de incompleta?
Usted crea una factura de compra o una orden de compra para registrar el costo de las compras y para hacer un seguimiento de las cuentas por pagar. Las facturas de compra y los pedidos de compra también se utilizan para actualizar dinámicamente los niveles de inventario, lo que permite minimizar los costes de inventario y ofrecer un mejor servicio al cliente. Los costes de compra, incluidos los gastos de servicio, y los valores de inventario que resultan de la contabilización de facturas o pedidos de compra contribuyen a las cifras de beneficios y a otros indicadores clave de rendimiento financiero (KPI) en su Centro de funciones.
Además de comprar artículos físicos (tipo de artículo de inventario), que afecta a la valoración del inventario, puede comprar servicios representados por unidades de tiempo. Puede hacerlo con el tipo de posición de servicio o con el tipo de línea de recurso.
Cuando reciba los artículos de inventario o el servicio adquirido esté completo, contabilice la factura o el pedido de compra para actualizar el inventario y los registros financieros y para activar el pago al proveedor de acuerdo con las condiciones de pago. Obtenga más información en Contabilización de compras, recepción de artículos y realización de pagos.
50 de anticipo y 50 al finalizar
El uso de órdenes de compra puede ayudar a una organización a recuperar el control de sus gastos, agilizar el proceso de adquisición de bienes y servicios y crear una cultura de gasto proactiva que mejore el resultado final.
Las órdenes de compra (PO) son documentos enviados por un comprador a un proveedor con una solicitud de pedido. Cada orden de compra describe los detalles de una solicitud de compra, incluida la descripción del pedido, la cantidad de artículos y el precio y las condiciones de pago acordados. También identifican el número de orden de compra (PO).
Aunque las órdenes de compra añaden algunos pasos adicionales al proceso de compra, ayudan a garantizar una transacción fluida entre el comprador y el vendedor. También contribuyen a reducir el riesgo de cumplir con un pedido incompleto o incorrecto. En resumen, estos documentos son una oportunidad para que el comprador comunique de forma clara y explícita su petición al vendedor.
Para agilizar la compra de bienes y servicios que una organización necesita para funcionar con éxito, una orden de compra debe seguir un estricto procedimiento paso a paso conocido como proceso de orden de compra.
